Autor: admin

Jak může systém automatizace správy dokumentů zlepšit efektivitu týmové práce

Moderní podnikání nabízí mnoho možností jak maximalizovat produktivitu týmu. A to vše díky zavedení digitálních technologií, včetně elektronického systému správy dokumentů. Umožňuje vytvořit pohodlný pracovní prostor a přizpůsobit jej individuálním potřebám a požadavkům. Jednou z cenných funkcí systému DMS, která má pozitivní dopad na produktivitu, je flexibilní správa projektů a úkolů. V systému Schrift je to realizováno na základě známého přístupu GTD. V tomto článku vám řekneme, co je na této metodě speciálního a jaké další funkce můžete potřebovat.

Getting Things Done: sebevědomé dosažení cílů

V ideálním případě by každý člen týmu měl být nejen schopen plnit zadané úkoly, ale také k tomu být motivován. Cílem GTD je osvobodit pracovníky od nepohodlí spojeného s multitaskingem, napjatými termíny a zvýšenou odpovědností za výsledek.

Jedná se o jednoduchý, ale účinný přístup k automatizaci podnikových procesů. Úloha má tyto povinné prvky: téma (popisuje podstatu), zodpovědný (provádí práci) a zadavatel (přijímá výsledek). Ostatní atributy jako jsou popis, termín, priorita a upomínky jsou nepovinné.

Každý úkol je samostatným objektem systému správy dokumentů, což znamená, že může mít vlastní atributy, zejména:

•   Typ: provedení, podepsání, registrace nebo hodnoty. Rozdělení podle typu výrazně zjednodušuje vyhledávání a filtrování údajů v systému a také dělá rozhraní přehlednějším.
•   Stav: zpracovává se, návrh, připraveno k posouzení, odloženo, dokončeno/zrušeno, čeká na potvrzení. Stav se mění během práce s úkolem.
•   Typ: samostatný, pobočky. První z nich se vytvářejí nezávisle na jiných objektech, zatímco druhé se vytvářejí jako součást určitých procesů EDI, například odeslání dokumentu k podpisu.

Systém elektronické správy dokumentů tento přístup uplatňuje v intuitivní podobě. Jeden uživatel může vytvořit úkol, přiřadit vykonavatele a nastavit připomenutí na několik kliknutí, zatímco jiný si může prohlédnout podrobnosti, převzít jej do práce a v určitou dobu jej odeslat.

Představte si, o kolik rychlejší je proces generování nápadů a jejich realizace. Přidejte funkce, které zefektivňují správu dokumentů a obchodní komunikaci, a získáte výkonný nástroj pro maximalizaci produktivity.

Vše, co potřebujete k produktivitě

Systém správy dokumentů je komplexní podnikový nástroj pro organizaci efektivní práce týmů i jednotlivých zaměstnanců. Není divu, protože obsahuje celou řadu užitečných funkcí.

To znamená, že máte ještě více možností, jak zlepšit své každodenní procesy:

–        rychle vytvářejte úkoly s prioritou, deadlinem  a dalšími atributy;

–    propojení úkolů mezi sebou nebo s jinými objekty a shromažďování důležitých informací (soubory, události);

–  probírání podrobností o úkolech a projektech se zaměstnanci a manažery v interních chatech;

–   celou elektronickou správu dokumentů: od vytvoření dokumentů na základě šablon až po automatickou evidenci a rozeslání;

–    snadnou a bezproblémovou komunikaci s protistranami, a to i s těmi, které nejsou registrované, za účelem odsouhlasení a podepsání dokumentů;

–      řízení přístupu pro bezpečnější a pohodlnější spolupráci v rámci týmu i s uživateli třetích stran.

Flexibilní přístup ke správě projektů a úkolů, nativní správa digitálních dokumentů, oddělený prostor pro externí a interní komunikaci… To vše pomáhá dosáhnout nové úrovně produktivity – osobní i týmové. Už žádná rutina a dlouhé čekání na další úkol nebo dokument – pracovní postup je jednoduchý, přehledný a srozumitelný pro každého!

Jak může systém automatizace správy dokumentů zlepšit efektivitu týmové práce

Podepisování dokumentů je jedním z těch pracovních úkolů, které při ručním zpracování zaberou spoustu času a vyžadují maximální přesnost. To znamená, že tento proces, spolu s výměnou dat a komunikací, je pro digitalizaci zásadně důležitý. Tohoto cíle lze dosáhnout zavedením moderního systému automatizace správy dokumentů, jako je například Schrift. To pomůže navázat interakce nejen v rámci společnosti, ale i mimo ni. Jaké jsou klíčové vlastnosti této funkce na obou úrovních?

DMS je pohodlný a bezpečný prostor pro podepisování dokumentů

• Ve společnosti

První, co vás napadne, když se řekne elektronická správa dokumentů, je vnitropodniková výměna dat, tj. mezi zaměstnanci, vedením a oddělením. To je skutečně zásadní, protože přesnost rozhodování závisí na rychlosti získání informací. Podepisování dokumentů je jednou z hlavních fází tohoto obchodního procesu.

Systém elektronické správy dokumentů je navržen tak, aby tyto interní potřeby splňoval. Podívejme se, jak to funguje na úrovni jednotlivých společností.

Řekněme, že člen týmu/manažer vytvoří dokument podle šablony a pak:

1. Plánuje trasu ke schválení a podpisu v závislosti na cílech.
2. Shromažďuje schválení a podpisy jedním z následujících způsobů:

• • ručně odesílá k podpisu (včetně dodatečných) určitým osobám;
  • automaticky na paralelně-sériové trase.

3. Obdrží dokument podepsaný společností Schrift nebo CEP.
4. Je registrován automaticky, odpovědnou osobou nebo na jiné pozici.
5. Odesílá v rámci společnosti (veřejně, soukromě) nebo externím protistranám – pro informaci, k posouzení nebo k provedení.

Díky nástrojům pro automatizaci obchodních procesů tak EDI zabere jen několik minut. Není třeba vytvářet dokumenty od začátku – stačí vybrat požadovanou šablonu. Automatická registrace, odeslání k podpisu a následné rozeslání výrazně zvyšuje produktivitu celého týmu.

Kromě toho lze procesy optimalizovat na úrovni interakce s jinými společnostmi.

• S protistranami

Systém správy dokumentů je užitečný také pro navazování vztahů s dalšími právními subjekty, jako jsou dodavatelé nebo smluvní partneři vaší společnosti. Jedinečnou vlastností je, že protistrany nemusí být pro uzavírání a podepisování dokumentů registrovány v systému DMS. V čem spočívá tajemství?

Schrift má speciální režim určený speciálně pro neregistrované klienty. Kontaktní osoba protistrany obdrží váš oznamovací e-mail a po kliknutí na odkaz se dostane do oblasti pro hosty. Odtud si můžete dokument stáhnout do svého zařízení, což znamená, že obě strany budou mít k dispozici originál.

Aby uživatel získal přístup k běžnému rozhraní a rozšířil možnosti spolupráce, musí si vytvořit účet pro svou společnost. I v tomto případě si však mohou zvolit režim hosta v komunikace s vámi – vše závisí na jejich individuálních cílech.

Ano, bez ohledu na to, zda je vaše protistrana plnohodnotným uživatelem systému elektronické správy dokumentů, můžete:

1. Vyměnit si informace s kontaktní osobou a zaznamenávat dohody.
2. Poskytnout přístup pouze k údajům, které jsou pro tuto společnost relevantní.
3. Při vytvoření dokumentu nebo práci na něm uvést kontaktní osobu, která jej podepíše.
4. Zvolit metodu podpisu: instalovaný systémem Schrift nebo pouze kvalifikovaný (CEP).
5. Společně pracovat na dokumentu, například abyste se dohodli na podmínkách smlouvy.
6. Díky tomu získáte dokument s plánovaným podpisem v co nejkratší době.

Na obou stranách můžete také zjistit, v jaké fázi životního cyklu se dokument nachází (čeká na podpis, je registrován atd.). To vám umožní kontrolovat proces a včas přijímat vhodná obchodní rozhodnutí.

Jistě budete souhlasit, že tento přístup usnadňuje a zpřehledňuje obchodní komunikaci. Vše probíhá 100% na dálku, což znamená, že není nutné pořádat obchodní schůzky pokaždé, když je třeba schválit a podepsat nové dokumenty.

Upozorňujeme, že platnost obdrženého podpisu lze kdykoli zkontrolovat. K tomuto účelu jsou vhodné jak integrované systémové nástroje, tak služby třetích stran.

Jaké další funkce DMS jsou užitečné pro práci s dokumenty?

Systém má širokou škálu funkcí, které umožňují nativní správu dokumentů. To znamená, že můžete nejen vyměňovat a podepisovat dokumenty, ale také:

• připravovat návrhy dokumentů a vytvářet příslušné soubory;
• prohlížet data bez stahování souborů a uchovávat historii verzí;
• vyhledávat informace v systému, včetně použití filtrů;
• systematizovat data a ukládat je do zabezpečené databáze;
• sdílet nástroje a přístup k datům s ostatními zaměstnanci.

Všechny činnosti související s prací s dokumenty a daty jsou zaznamenávány v systému. To umožňuje sledovat činnost zaměstnanců a uživatelů třetích stran a kontrolovat správnost a včasnost procesů: vyplňování, opravování, podepisování atd.

Pokud chcete optimalizovat každodenní obchodní procesy a navázat externí komunikaci, je elektronický systém správy dokumentů nezbytný. Vytvořte ergonomický a bezpečný prostor pro spolupráci vašeho týmu, vedení a protistran, i když nejsou zaregistrováni.

Dokumenty můžete v systému DMS podepisovat bez registrace: pohodlná interakce v rámci společnosti a s protistranami během několika minut.

Zavedení systému DMS je důležitým krokem k digitální transformaci. Poskytuje to mnoho možností automatizace podnikových procesů v celé společnosti. Jde jak o pohodlnou správu dokumentů tak i budování efektivní obchodní komunikace. Komplexní systém Schrift se zaměřuje na oba aspekty, protože je orientován na potřeby a požadavky moderního podnikání. Podívejme se, jak vše funguje a jaké funkce pomáhají dosáhnout cíle.

Digitální systém pro správu dokumentů – nová úroveň obchodní komunikace

Možnosti DMS již dávno přesáhly hranice urychlení práce s dokumenty a soubory. Ano, organizování nativní správy dokumentů zůstává jednou z klíčových funkcí, ale zdaleka ne jedinou. Funkce pokrývají mnoho dalších firemních procesů, včetně vytváření a udržování interní a externí komunikace.

EDI pomáhá navázat interakci mezi všemi zúčastněnými stranami:

•   Členové týmu si mohou pohodlně vyměňovat informace mezi sebou, s ostatními odděleními společnosti a s vedením, řešit různé pracovní otázky a diskutovat o sporných situacích.
•   Vedení okamžitě získává důležitá data z první ruky na úrovni pracovní skupiny, společnosti nebo obchodního oddělení, což urychluje obchodní rozhodnutí a zajišťuje jeho přesnost.
•   Společnost je schopna udržovat blízký kontakt se svými protistranami prostřednictvím zasílání a přijímání dokumentů v zabezpečeném digitálním prostoru a také udržovat historii interakcí s každou z nich.

V rámci jednoho systému elektronické správy dokumentů tak mohou probíhat různé pracovní postupy: od přípravy dokumentů a řízení projektů až po vytváření vazeb mezi všemi osobami, které se na těchto dokumentech a projektech přímo podílejí.

Tento multitasking je možný díky různým funkcím systému a jeho schopnosti přizpůsobit se specifickým potřebám a požadavkům společnosti v komunikaci.

Jedinečné možnosti DMS pro efektivní komunikaci

Moderní systém automatizace správy dokumentů je složitý celek softwarových řešení a organizačního zabezpečení. Automatizuje a integruje klíčové podnikové procesy, zahrnuje všechny předpisy a postupy a využívá různé metody komunikace.

Schrift je dobrým příkladem toho, jak může jeden systém sloužit jako užitečný nástroj pro správu dokumentů a jako pohodlný a bezpečný komunikační kanál. Přičemž, jak jsme se zmínili výše, na různých úrovních i mimo společnost.

Pomocí této platformy můžete efektivně komunikovat s různými účastníky a dosáhnout svých aktuálních cílů:

• díky pohodlným chatům můžete během několika minut získat potřebné informace ze všech dostupných pracovních skupin;
• nastavení zpráv chatu: filtrování, úpravy, smazání, odesílání s upozorněním nebo bez něj a sledování podrobností;
• vyměňovat si dokumenty v digitálním prostoru (včetně jejich automatického odesílání), aniž byste ztráceli čas ručním papírováním;
• kontaktovat protistrany v různých záležitostech a získat potřebné údaje bez dlouhého čekání;
• navazovat kontakt i s protistranami, které nejsou v systému zaregistrovány, a podepisovat s nimi smlouvy;
• spolupracovat s partnery na veřejných odkazech s nastavením rozšířených parametrů přístupu;
• zaručit, že všechna data zůstanou majetkem společnosti a budou bezpečně chráněna i po propuštění zaměstnance.

K tomu přidejte funkce pro zajištění celého cyklu elektronické správy dokumentů: od plánování fází podpisu až po ukládání dat do jediné databáze se spolehlivým zabezpečením. A získáte komplexní nástroj pro automatizaci každodenních procesů ve vaší společnosti.

Stále si myslíte, že EDI je zaměřeno výhradně na práci s dokumenty a soubory? V současné době jsou jeho možnosti mnohem větší! Pokud je vaším cílem vytvořit bezpečné, flexibilní a pohodlné pracovní prostředí, je zavedení takového digitálního systému ve vaší firmě správným rozhodnutím. Je to také dobrá příležitost k rozšíření díky přizpůsobení procesů aktuálním požadavkům společnosti a jedinečným potřebám jednotlivých zaměstnanců.