Якщо загруз у справах так, що забув якого кольору небо. Якщо повсякденна рутина захопила усі розумові процеси, не залишивши місця для появи нових ідей. Час залучити у своє життя технології GTD.
Більшість із нас краще знає, як працює автомобіль, ніж те, як влаштована людина та людська особистість. Недостатня обізнаність у власних планах та пріоритетах гальмує людину, змушуючи уповільнити темп, щоб згадати – яка задача наступна? Скільки енергії витрачається на перманентне коригування робочих та життєвих процесів у відповідності до оновлених обставин?
Відповідь однозначна: багато… Ми постійно марнуємо себе на самоорганізацію.
Для прориву потрібне місце в голові
Мета кожного із нас, від голови корпорації до студента першого курсу, – максимально ефективне використання своїх ресурсів для бізнесу та життя. Для прориву потрібні ідеї, а для ідей необхідно звільнити місце у голові. Це ще наприкінці 80-их років минулого сторіччя збагнув Девід Ален, американський консультант з питань особистої продуктивності. Він створив систему GTD (Getting Things Done), що в буквальному перекладі означає «довести справи до кінця». Основна мета цієї системи – допомогти людині робите те, що потрібно, та більше залишати часу на те, що приносить задоволення. По цій теорії Девід Ален написав кілька книг і зробив свій прорив.
Створюємо ментальний простір
Девід Ален вирішив, що тайм-менеджмент не дає людині максимальної ефективності. Бажання керувати часом приходить до тих, хто недоречно сфокусував свої завдання. Ефективність з’являється при наявності ментального простору. Щоб утворити цей простір у думках, потрібно викинути зайве без шкоди для процесу. Для цього план реалізації необхідно з голови перенести в інше місце: блокнот чи мобільний додаток. Так у людини з’являється можливість подивитися на свої завдання зі сторони, опинившись над процесами. З позиції наглядача орієнтація у просторі завдань відбувається миттєво. Розумова енергія не витрачається на контроль та утримання в голові купи справ, які не можна не зробити.
Принципи GTD:
- щоб «довести справи до кінця» по-американськи, треба всі свої задачі (і дрібні, і пріоритетні) ретельно записувати хоча б у блокнот. Спочатку здається, що на нотатки піде більше часу, ніж звільниться після такого GTD. Та як показала практика, на записування витрачається набагато менше часу, ніж на згадування. Головне, щоб ваш нотатник завжди був із вами;
- до кожного завдання обов’язково пишіть роз’яснення, розбивайте велике завдання на дрібні поступові кроки. Зі звичайним списком завдань ми на розшифрування витрачаємося більше, ніж на виконання;
- об’єднайте список завдань із календарем, створіть собі систему нагадування, для конкретних завдань визначте терміни виконання;
- оновлюйте списки, викреслюйте справи, які втратили актуальність;
- дійте! Виберіть завдання, подивіться, які конкретні кроки необхідно зробити.
Переносимо задачі у Schrift
Надихнувшись книгами Девіда Алана, ми випробували GTD на собі. В результаті у наших головах з’явилося вільне місце для творчості. Прийшла ідея осучаснити технологію GTD та перенести її у цифровий світ. Ми створили електронну систему документообігу Schrift, яка дає можливість менеджерам та виконавцям подивитися на свою роботу з висоти пташиного польоту. Schrift забезпечує нативний електронний документообіг, властивий та необхідний саме вашій компанії. З Schrift-ом відбувається ефективне управління бізнес-процесами, а безпечна система корпоративних комунікацій допомагає взаємодії у колективі.
Детальніше про особливості Schrift
Умови будь-якого виробничого завдання змінюються під час виконання. Творці Schrift це врахували. Використання системи дає можливість:
- організувати свою роботу і життя в одному цифровому просторі, створюючи власні завдання;
- ставити завдання іншим співробітникам та контролювати перебіг їх виконання;
- сформувати необмежену кількість нагадувань по завданнях, фокусуючи їх саме на день і час, коли вони повинні нагадати про себе;
- визначати термін виконання завдання, а якщо для виконання завдання потрібно більше часу, є можливість запросити перенесення терміну виконання;
- ставити безстрокові завдання, які задають напрямок творчої думки;
- коментувати та обговорювати завдання, додавати файли, пов’язувати завдання з іншими об’єктами системи (документами, чатами, папками з колекціями файлів);
- вказати тих людей в якості спостерігачів, яким необхідно бути в курсі про завдання або тих, хто може допомогти в роботі;
- спостерігати за виконанням завдань, які вас цікавлять.
У будь-який час є можливість бачити всі доступні вам завдання компанії, які вимагають від вас дій у визначений день та час або тільки власні завдання. У Schrift зручно організовувати діяльність великої кількості людей. Система також бездоганно підходить для індивідуальної роботи. Завдяки Schrift у голові з’явиться місце для нових бізнес-ідей.