Впровадження СЕД – важливий крок на шляху до цифрової трансформації. Це відкриває широкі можливості для автоматизації бізнес-процесів на рівні всієї компанії. Мова йде як про зручне управління документами, так і про побудування ефективних ділових комунікацій. Комплексна система Schrift фокусується на обох аспектах, адже вона орієнтована на потреби й вимоги сучасного бізнесу. Як все відбувається та які функції допомагають досягти мети – розглянемо далі.
Цифрова система документообігу – новий рівень ділових комунікацій
Можливості СЕД давно вийшли за рамки прискорення роботи з документами і файлами. Так, організація нативного документообігу залишається однією з ключових функцій, але далеко не єдиною. Функціонал охоплює безліч інших процесів компанії, зокрема – встановлення й підтримання внутрішніх та зовнішніх зв’язків.
ЕДО допомагає налагодити взаємодію між усіма зацікавленими особами:
- Члени команди можуть зручно обмінюватись інформацією один з одним, з іншими відділами компанії та з керівництвом, розв’язуючи різні робочі питання та обговорюючи спірні моменти.
- Керівники миттєво отримують важливі дані «з перших вуст» на рівні робочої групи, компанії або окремого підрозділу, що прискорює прийняття бізнес-рішень та гарантує їхню точність.
- Компанія здатна підтримувати тісний зв’язок зі своїми контрагентами, надсилаючи та отримуючи документи у безпечному цифровому просторі, а також ведучи історію взаємодії з кожним.
Таким чином, в межах однієї системи електронного документообігу можуть відбуватися різні робочі процеси: від підготовки документів та управління проектами до створення зв’язків між всіма особами, які мають безпосереднє відношення до цих документів та проектів.
Така мультизадачність стає можливою завдяки наявності в системі різноманітних функцій, а також її здатності адаптуватися під специфічні потреби й вимоги бізнесу в області комунікацій.
Унікальні можливості СЕД для ефективних комунікацій
Сучасна система автоматизації документообігу – це складний комплекс програмних рішень та організаційного забезпечення. Він бере на себе автоматизацію та інтеграцію ключових бізнес-процесів, а також об’єднує всі регламенти й процедури, використовує різні методи комунікацій.
Schrift – гарний приклад того, як одна система може виступати корисним інструментом для роботи з документами та зручним і безпечним каналом для спілкування. Причому, як ми говорили вище, на різних рівнях бізнесу та навіть поза межами компанії.
Використовуючи платформу, ви можете ефективно вести комунікації з різними учасниками та досягати актуальних цілей:
- збирати потрібну інформацію від усіх наявних робочих груп за лічені хвилини завдяки зручним чатам;
- керувати повідомленнями в чатах: фільтрувати, змінювати, видаляти, надсилати з оповіщенням або без та моніторити деталі;
- обмінюватись документами в цифровому просторі (в т.ч. розсилати автоматично), не витрачаючи час на ручну роботу з паперами;
- зв’язуватися з контактними особами контрагентів з різних питань та отримувати необхідні дані без довгого очікування;
- налагоджувати взаємовідносини навіть з тими контрагентами, які не зареєстровані в системі, щоб підписувати з ними договори;
- спільно працювати з партнерами у публічних посиланнях, встановлюючи розширені параметри доступу;
- гарантувати, що всі дані залишаться власністю компанії та будуть надійно захищені навіть при звільненні співробітника.
Додайте до цього функції для забезпечення повного циклу електронного документообігу: від планування етапів підписання до зберігання даних в єдиній базі з надійним захистом. І ви отримаєте комплексний інструмент для автоматизації повсякденних процесів вашої компанії.
Все ще думаєте, що ЕДО орієнтований виключно на роботу з документами та файлами? В сучасних умовах його можливості значно ширші! Впровадження такої цифрової системи у бізнес є правильним рішенням, якщо ваша ціль – створити безпечний, гнучкий й комфортний робочий простір. А ще це гарний шанс масштабуватись, налаштувавши процеси під актуальні вимоги компанії та унікальні потреби кожного з учасників.