Laut Informationen der Analysten von Fortune Business Insights steigt der Wert des EDMS-Marktes stetig mit einer CAGR von 16,8 %. Nach ihren Prognosen wird das Gesamtvolumen des Marktes bis 2029 16,42 Milliarden US-Dollar erreichen.

Ende 2022 erreichte der Wert des Marktes für digitale Transformation 1,79 Billionen US-Dollar, und laut Prognosen der Experten von Fortune Business Insights wird diese Summe bis 2029 auf 6,78 Billionen US-Dollar ansteigen. Das bedeutet, dass die Branche wächst und technische Lösungen modernisiert werden, um die Arbeitsabläufe in allen Geschäftsbereichen zu verbessern.

Eine der Schlüsselrichtungen der digitalen Transformation ist die Einführung von EDMS-Lösungen in Unternehmensumgebungen. Wie beeinflussen sie das Geschäft und welchen Nutzen bringen sie Unternehmen?

Die Auswirkungen von EDMS auf das Geschäft: Positive Aspekte der digitalen Transformation für Unternehmen aller Größen und Arten

Experten von Adobe, gemeinsam mit den Analysten von Forrester, führten eine Umfrage unter 450 leitenden IT-Spezialisten durch und fanden heraus, dass mehr als 72 % der Befragten den Umstieg auf Cloud-basiertes Dokumentenmanagement vollständig unterstützen. Ihrer Meinung nach wird dies die Produktivität und Kontinuität der Arbeit in Situationen gewährleisten, in denen Mitarbeiter nur Remote-Zugriff auf Unternehmenssysteme haben.

Laut Statistik haben Unternehmen, die EDMS eingeführt haben, das Risiko von Kundenabwanderung um das 10-fache reduziert und die Aussicht auf Einkommensverlust halbiert. In Bezug auf die Auswirkungen der Systeme auf die weitere Entwicklung von Organisationen wird erwartet, dass sie CX und EX verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter sowie die Kundenzufriedenheit steigern werden.

Wie eine gemeinsame Studie von Adobe und Forrester zeigt, sind EDMS-Systeme in den Abteilungen Vertrieb, Marketing, Finanzen, IT, Rechtsdienstleistungen, Betrieb und HR am effektivsten.

Dabei hat EDMS eine große Anzahl von internen und externen Kennzahlen verbessert, nämlich:

• die Dokumentenverarbeitung beschleunigt (55 %);
• die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern verbessert (54 %);
• die Kundenzufriedenheit erhöht (47 %);
• die Arbeitsproduktivität gesteigert (45 %);
• den Umstieg auf ein Remote-Arbeitsmodell ermöglicht (44 %);
• die Kosten für die Speicherung und den Druck von Dokumenten gesenkt (37 %);
• die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten verbessert (36 %);
• die Sicherheit der Materialien gewährleistet (36 %).

Die Einführung von EDMS ermöglichte es, den größten Teil der Routineprozesse der Unternehmen zu automatisieren und die allgemeine Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Darüber hinaus verbesserte die Migration zu Cloud-Technologien die Verfügbarkeit von Dokumenten für alle Mitarbeiter und ihren Schutz vor Beschädigung, Diebstahl oder Verlust.

Welche Trends erwarten die EDMS-Branche in den kommenden Jahren? Ein Überblick über Trends und Prognosen von Experten

In naher Zukunft werden wir eine totale Migration zu elektronischen Systemen der Buchhaltung, Geschäftsführung und Personalarbeit sehen, da es genügend technische und technologische Mittel dafür gibt. Daher werden wir bald die Entwicklungsperspektiven von EDMS bewerten, und jetzt konzentrieren wir uns auf die Trends der Jahre 2023–2025, die zur Modernisierung der Branche führen werden. Übrigens sind einige davon bereits in Schrift implementiert.

1. Automatisierung von Prozessen

Die globale Automatisierung von Prozessen ermöglicht es, Risiken zu minimieren, Fehler bei der Informationsverarbeitung zu vermeiden usw. Der Trend zur Einführung von Frameworks für die automatische Verarbeitung von Operationen hat bereits auf dem globalen Technologiemarkt an Fahrt gewonnen. Allein im BPA-Segment (Business Process Automation) wird ein Wachstum des Gesamtwerts des Segments auf 19,6 Milliarden US-Dollar bis 2026 erwartet. Dies wird die Algorithmen der Dokumentenverarbeitung, ihrer Verifizierung und Organisation beeinflussen und damit die Produktivität der Mitarbeiter steigern.

In Schrift ist beispielsweise die Funktion der automatischen Unterschrift implementiert, bei der das fertige Dokument an zuvor hinzugefügte Adressaten (sowohl Mitarbeiter als auch Partner usw.) gesendet wird.

2. Entwicklung von Cloud-Umgebungen

Wenn man den Prognosen von Gartner glaubt, wird die Cloud-Service-Industrie bereits Ende 2023 einen Wert von fast 600 Milliarden US-Dollar erreichen. Mit ihrer Hilfe werden die meisten Unternehmen den Kauf und die Wartung von Server- oder lokaler Hardware aufgeben und alle Daten in die Cloud verlagern. Es wird erwartet, dass das Gesamtvolumen der Informationen in Cloud-Speichern im Jahr 2025 200 Zettabyte übersteigen wird. Und ein Teil dieser Daten wird auf Unternehmensdokumentation entfallen.

Im System Schrift ist die gesamte Funktionalität den Benutzern des Systems remote zugänglich. Das bedeutet, dass man sowohl vom Büro als auch vom Heimcomputer aus auf Unternehmensdaten zugreifen kann.

3. Dezentralisierung und ihre Bedeutung für EDMS

Die Web 3.0-Technologie hat sich bereits als zuverlässiger Helfer im Bereich der Cybersicherheit etabliert. Der Gesamtwert des Web 3.0-Marktes wird bis 2028 23,3 Milliarden US-Dollar erreichen, und der Einflussbereich wird sich auf fast alle Arten von Geschäften und Unternehmenssysteme ausdehnen. In Bezug auf die Rolle von Web 3.0 in EDMS gewährleistet die Technologie ein hohes Maß an Schutz für vertrauliche Informationen, Dokumente und kritische Daten.

In Schrift ist ein mehrstufiges Zugriffssystem implementiert, mit dem die Möglichkeit der Bearbeitung und Unterzeichnung von Dokumenten nur den verantwortlichen Personen gewährt wird. Dies hilft, vertrauliche Informationen vor externen Benutzern, Partnern, Organisationen, Regulierungsbehörden usw. zu schützen.

Darüber hinaus wird jedes Dokument regelmäßig in autonomen Kopien gespeichert, was es ermöglicht, den Bearbeitungsverlauf und die Änderungen, die von Benutzern vorgenommen wurden, problemlos nachzuverfolgen.

Übrigens funktioniert das System auch hervorragend mit externen Unterzeichnern. Dazu wird ihnen über einen Link Zugriff auf das Dokument mit eingeschränkter Funktionalität gewährt.

4. KI und ML

Mit der Veröffentlichung von ChatGPT hat die KI-Branche ein „zweites Leben“ erhalten. Die Welt sah Fortschritte in der Entwicklung der Technologie und stürzte sich darauf, massiv in sie zu investieren. Und obwohl künstliche Intelligenz derzeit nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben ausführen kann, wird sich die Liste der Möglichkeiten in Zukunft erheblich erweitern. In Bezug auf die Rolle von KI in EDMS wird die Technologie helfen, Dokumentation schnell zu finden, Änderungen in Dateien stapelweise vorzunehmen usw. Insgesamt beobachten wir die Entwicklung des Marktes und bereiten uns darauf vor, KI auf allen Ebenen in Unternehmenssysteme zu integrieren.

Im System Schrift ist die Technologie zur Automatisierung von Dokumentenverarbeitungsprozessen implementiert, wie z. B. die automatische Sammlung von Unterschriften, die Identifizierung von Dokumenten (das System erkennt das Thema und den Zweck des Dokuments) und die Möglichkeit, eine Suche unter Berücksichtigung aller Daten im Objektinhalt durchzuführen.

Fassen wir zusammen

EDMS-Lösungen helfen Unternehmen, Dokumentationsvorgänge zu automatisieren, organisierte Kataloge zu erstellen usw. Insgesamt steigern sie die Effizienz der Arbeit sowohl einzelner Mitarbeiter als auch des Unternehmens als Ganzes. Wenn Sie also die Geschwindigkeit und Effektivität der Informationsverarbeitung verbessern möchten, benötigen Sie Ihr eigenes EDMS-System.