Wenn die Arbeitsbelastung so hoch ist, dass man vergisst, welche Farbe der Himmel hat. Wenn die tägliche Routine alle geistigen Prozesse vereinnahmt und keinen Raum für neue Ideen lässt. Dann ist es Zeit, die GTD-Technologie in Ihr Leben zu integrieren.

Die meisten von uns wissen besser, wie ein Auto funktioniert, als wie der Mensch und die menschliche Persönlichkeit aufgebaut sind. Mangelndes Bewusstsein über die eigenen Pläne und Prioritäten bremst den Menschen und zwingt ihn, das Tempo zu verlangsamen, um sich daran zu erinnern – welche Aufgabe kommt als Nächstes? Wie viel Energie wird für die ständige Anpassung der Arbeits- und Lebensprozesse an die veränderten Umstände aufgewendet?

Die Antwort ist eindeutig: Viel… Wir verschwenden uns ständig in Selbstorganisation.

Für den Durchbruch braucht es Platz im Kopf

Das Ziel eines jeden von uns, vom Unternehmenschef bis zum Erstsemesterstudenten, ist die maximale Effizienz bei der Nutzung der eigenen Ressourcen für Geschäft und Leben. Für den Durchbruch braucht man Ideen, und für Ideen muss man Platz im Kopf schaffen. Dies erkannte bereits Ende der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts David Allen, ein amerikanischer Berater für persönliche Produktivität. Er entwickelte das GTD-System (Getting Things Done), was wörtlich übersetzt „Dinge zu Ende bringen“ bedeutet. Das Hauptziel dieses Systems ist es, dem Menschen zu helfen, das zu tun, was notwendig ist, und mehr Zeit für das zu haben, was Freude bereitet. David Allen schrieb mehrere Bücher zu dieser Theorie und erzielte seinen Durchbruch.

Schaffen Sie mentalen Raum

David Allen kam zu dem Schluss, dass Zeitmanagement dem Menschen keine maximale Effizienz bietet. Der Wunsch, die Zeit zu kontrollieren, kommt von denen, die ihre Aufgaben unangemessen fokussiert haben. Effizienz entsteht, wenn mentaler Raum vorhanden ist. Um diesen Raum in den Gedanken zu schaffen, muss man Überflüssiges ohne Schaden für den Prozess entfernen. Dazu muss der Umsetzungsplan aus dem Kopf an einen anderen Ort verlagert werden: in ein Notizbuch oder eine mobile App. So erhält der Mensch die Möglichkeit, seine Aufgaben von außen zu betrachten und sich über die Prozesse zu erheben. Aus der Beobachterperspektive erfolgt die Orientierung im Raum der Aufgaben sofort. Geistige Energie wird nicht für die Kontrolle und das Behalten einer Menge von Aufgaben im Kopf verschwendet, die man unbedingt erledigen muss.

Prinzipien von GTD:

• Um „Dinge zu Ende zu bringen“ auf amerikanische Art, muss man alle seine Aufgaben (sowohl kleine als auch priorisierte) sorgfältig aufschreiben, zumindest in ein Notizbuch. Zunächst scheint es, dass das Notieren mehr Zeit in Anspruch nimmt, als man danach durch GTD gewinnt. Doch wie die Praxis gezeigt hat, wird für das Aufschreiben viel weniger Zeit aufgewendet als für das Erinnern. Wichtig ist, dass Ihr Notizbuch immer bei Ihnen ist;
• fügen Sie zu jeder Aufgabe unbedingt Erklärungen hinzu, teilen Sie große Aufgaben in kleine, schrittweise Schritte auf. Mit einer gewöhnlichen Aufgabenliste verbringen wir mehr Zeit mit der Entschlüsselung als mit der Ausführung;
• verbinden Sie die Aufgabenliste mit einem Kalender, erstellen Sie sich ein Erinnerungssystem, legen Sie für bestimmte Aufgaben Fristen fest;
• aktualisieren Sie die Listen, streichen Sie Aufgaben, die nicht mehr relevant sind;
• handeln Sie! Wählen Sie eine Aufgabe, schauen Sie, welche konkreten Schritte notwendig sind.
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Übertragen Sie Aufgaben in Schrift

Inspiriert von den Büchern David Allens, haben wir GTD an uns selbst ausprobiert. Als Ergebnis entstand in unseren Köpfen freier Raum für Kreativität. Die Idee kam, die GTD-Technologie zu modernisieren und in die digitale Welt zu übertragen. Wir haben das elektronische Dokumentenmanagementsystem Schrift entwickelt, das Managern und Ausführenden die Möglichkeit gibt, ihre Arbeit aus der Vogelperspektive zu betrachten. Schrift bietet ein natives elektronisches Dokumentenmanagement, das speziell für Ihr Unternehmen geeignet und notwendig ist. Mit Schrift erfolgt ein effektives Management von Geschäftsprozessen, und ein sicheres System für Unternehmenskommunikation unterstützt die Zusammenarbeit im Team.

Mehr über die Besonderheiten von Schrift

Die Bedingungen jeder Produktionsaufgabe ändern sich während der Ausführung. Die Schöpfer von Schrift haben dies berücksichtigt. Die Nutzung des Systems ermöglicht:

• die Organisation von Arbeit und Leben in einem digitalen Raum, indem man eigene Aufgaben erstellt;
• die Zuweisung von Aufgaben an andere Mitarbeiter und die Kontrolle des Fortschritts ihrer Ausführung;
• die Erstellung einer unbegrenzten Anzahl von Erinnerungen für Aufgaben, die genau an dem Tag und der Uhrzeit aktiviert werden, an der sie sich melden sollen;
• die Festlegung von Fristen für die Erledigung von Aufgaben, und falls für die Erledigung einer Aufgabe mehr Zeit benötigt wird, gibt es die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen;
• die Zuweisung von offenen Aufgaben, die die Richtung des kreativen Denkens vorgeben;
• das Kommentieren und Diskutieren von Aufgaben, das Hinzufügen von Dateien, das Verknüpfen von Aufgaben mit anderen Objekten des Systems (Dokumenten, Chats, Ordnern mit Dateisammlungen);
• die Angabe von Personen als Beobachter, die über die Aufgabe informiert sein müssen oder bei der Arbeit helfen können;
• die Beobachtung der Erledigung von Aufgaben, die Sie interessieren.

Zu jeder Zeit können Sie alle Ihnen zugänglichen Aufgaben des Unternehmens sehen, die von Ihnen an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit Aktionen erfordern, oder nur Ihre eigenen Aufgaben. Mit Schrift ist es einfach, die Aktivitäten einer großen Anzahl von Menschen zu organisieren. Das System eignet sich auch perfekt für die individuelle Arbeit. Dank Schrift entsteht in Ihrem Kopf Platz für neue Geschäftsideen.