Die Nutzung von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die erfolgreiche Automatisierung moderner Geschäftsprozesse. Dies sind Programme, die helfen, den Dokumentenfluss in einem Unternehmen zu verwalten. Laut Prognosen wird der Markt für Enterprise-Content-Management-Systeme in den kommenden Jahren jährlich um 9,8 % wachsen, bis er im Jahr 2030 ein Volumen von 53,2 Milliarden US-Dollar erreicht. Zum Vergleich: Derzeit wird er auf 21,5 Milliarden US-Dollar geschätzt.

Solche Systeme werden von Organisationen unabhängig von ihrer Branche genutzt, aber es gibt dennoch Bereiche, in denen die Einführung eines DMS im Kampf um Kunden von entscheidender Bedeutung ist. In diesem Artikel werden wir über diese Branchen sprechen.

Medizin

Die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen ist der Schlüssel dafür, dass ein Patient zu einer medizinischen Einrichtung zurückkehrt. Dies ist in letzter Zeit besonders relevant, da der Wettbewerb auf dem Markt für medizinische Dienstleistungen ständig zunimmt. Private Kliniken entstehen, viele Krankenhäuser führen neue Technologien wie künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen ein. All dies zwingt medizinische Einrichtungen, ständig an der Verbesserung ihres Serviceangebots zu arbeiten.

Immer mehr Kliniken entscheiden sich daher für die digitale Dokumentenverwaltung und verzichten schrittweise auf veraltete Papierdokumente. Laut aktuellen Studien zeigt der Markt für Enterprise-Content-Management in der Gesundheitsbranche einen stabilen Wachstumstrend – durchschnittlich um 14,7 % pro Jahr.

DMS in Krankenhäusern ermöglichen:

• Vertrauliche Informationen schützen. Patientendaten, insbesondere ihre Krankengeschichte, dürfen unter keinen Umständen an Dritte weitergegeben werden. Moderne digitale Systeme helfen, das Arztgeheimnis zu bewahren und den Zugriff auf Patientendaten nur dem medizinischen Personal zu gewähren, das diesen Zugriff benötigt.
• Die Arbeit mit Patientenakten digitalisieren. Das Ausfüllen und Aktualisieren von Patientendaten erfordert viel Zeit und äußerste Sorgfalt des medizinischen Personals. Moderne elektronische Systeme ermöglichen es, Aufzeichnungen zu scannen, Dokumente nach Kategorien zu sortieren und sie in einem einzigen digitalen Raum zu verwalten.
• Die Anzahl der Fehler reduzieren. Medizinisches Personal hat täglich mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu tun: Testergebnissen, Untersuchungsberichten, Verordnungen, internen Standards und Anweisungen. Die Verwendung eines DMS hilft, Verwirrung bei der Dokumentation zu vermeiden und die Anzahl der Fehler durch menschliches Versagen zu minimieren.
• Datenverlust verhindern. Die Speicherung vollständiger Informationen über den Zustand des Patienten hilft, den optimalen Behandlungsplan festzulegen und die Prognosen zu verbessern. Moderne digitale Systeme bieten Datensicherung und die Möglichkeit der Datenwiederherstellung im Bedarfsfall.
• Die Produktivität steigern. Analysten haben berechnet, dass die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben bis zu 16,6 % der Arbeitszeit des medizinischen Personals einspart, was es ermöglicht, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Ein Arzt kann mit einem Klick vollständige Informationen über den Patienten erhalten, die Dokumentation schneller ausfüllen und schnell eine Konsultation mit Fachärzten erhalten, indem er ihnen Zugriff auf die Daten im System gewährt.

All diese Möglichkeiten eines DMS tragen zur Verbesserung des Serviceangebots und zur Steigerung der Patientenzufriedenheit bei. Daher haben Krankenhäuser mit automatisiertem Dokumentenmanagement es leichter, die Konkurrenz zu überholen und den Markt maximal zu erschließen.

Finanzen

Um die Bedürfnisse fortschrittlicher, technisch versierter Kunden zu erfüllen, müssen Banken und andere Finanzinstitute ihre internen Prozesse ständig verbessern. Die Anwendung eines DMS ist eine der Methoden, um die Arbeit von Fintech-Unternehmen zu automatisieren und eine führende Position auf dem Markt einzunehmen. Laut Statistiken nutzen bereits 53 % der Finanzunternehmen solche Systeme in ihrer Geschäftstätigkeit.

Automatisierte Dokumentenmanagementsysteme in Finanzorganisationen bieten folgende Möglichkeiten:

• Zentralisierte externe und interne Audits durchführen. Solche Systeme dienen als zentrales Repository, in dem alle Dokumente der Finanzinstitution gespeichert sind. Dies ermöglicht es, bei Bedarf die Dokumentation selbst zu überprüfen und während externer Audits problemlos Daten bereitzustellen.
• Die Qualität der Kundenbetreuung verbessern. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme ermöglichen es, die Kommunikation mit Kunden zu vereinfachen, egal wo sie sich befinden: Rechnungen, Quittungen und andere Dateien können einfach an sie gesendet werden.
• Die Prozesse sicherer gestalten. DMS ermöglichen es, den Zugriff auf bestimmte Dateien einzuschränken, Daten über sichere Kanäle zu übertragen und das Risiko von Datenverlust oder unbefugtem Zugriff auf Dokumente zu verringern.
• Die Mobilität erhöhen: Finanzinstitute können remote verwaltet werden und Kunden weltweit aktuelle Informationen bereitstellen. Die Einführung eines DMS in Ihre Geschäftsprozesse macht Ihr Unternehmen flexibler und mobiler, was moderne Verbraucher sehr schätzen.
• Den regulatorischen Anforderungen entsprechen. Die Anforderungen an die Tätigkeit von Finanzinstituten ändern sich sehr schnell. Banken können diese Änderungen nicht immer rechtzeitig verfolgen und in ihre Prozesse integrieren, was zu Sanktionen führen kann. Moderne digitale Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, aktuelle Informationen schnell zu sammeln und Änderungen gemäß den geltenden Vorschriften rechtzeitig vorzunehmen.
• Finanzielle Vorteile erzielen. Der Umstieg auf elektronisches Dokumentenmanagement spart Zeit und Geld beim Drucken von Papierdokumenten. Darüber hinaus beschleunigt es die Abwicklung von Transaktionen durch schnellen Zugriff auf Registrierungsdokumente, Unterschriftenkarten usw.

Finanzen sind einer der Bereiche, die ein Höchstmaß an Datensicherheit erfordern. Digitale Lösungen zur Automatisierung des Dokumentenmanagements können diese Sicherheit gewährleisten und Fintech-Unternehmen helfen, die gewünschte Zielgruppe zu erreichen.

Logistik

Um die Marktabdeckung zu verbessern, müssen Logistikunternehmen darauf achten, Verzögerungen bei der Lieferung und dem Versand von Waren zu minimieren. Der Übergang von der manuellen Erstellung und Speicherung von Dokumenten zur Automatisierung dieses Prozesses – die Einführung eines DMS – kann dabei helfen. Laut Analysten wird der weltweite Markt für Logistikautomatisierung, zu dem auch die digitale Dokumentenverwaltung gehört, in den nächsten fünf Jahren doppelt so groß werden.

Eine solche Software ermöglicht:

• Ein zentralisiertes System zur Verwaltung von Frachtbriefen, Konnossementen, Rechnungen, Zertifikaten und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit dem Warentransport zu schaffen.
• Aufträge zu verfolgen und Unterstützung in allen Phasen der Lieferung zu bieten.
• Interne Unternehmensdokumente zu verwalten: in der Personalabteilung, Buchhaltung, Kundendienst.
• Die Fehlerwahrscheinlichkeit zu verringern. Die Automatisierung des Dokumentenmanagements reduziert den Einfluss menschlicher Fehler auf die Organisation logistischer Prozesse.

Um die Zielgruppe zu erreichen, müssen Logistikunternehmen eine hohe Genauigkeit in ihren Geschäftsprozessen erreichen. Genau darauf zielt die Einführung eines DMS in Unternehmen ab, die sich mit dem Gütertransport beschäftigen.

Die ständig wachsenden Anforderungen der Kunden an Anbieter von medizinischen, finanziellen und logistischen Dienstleistungen lassen diesen keine andere Wahl, als sich weiterzuentwickeln. Der Umstieg auf digitales Dokumentenmanagement ist der erste Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung des Geschäfts. Das DMS Shrift ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie in einem System alle kritisch wichtigen Funktionen für die genannten Branchen realisiert werden können. Seine Einführung zeigt deutlich, dass die Nutzung modernster Technologien und die Automatisierung von Geschäftsprozessen das Serviceniveau verbessern und die Kundenbasis erweitern können.