Viele Organisationen verzichten schrittweise auf Papierdokumente in umständlichen Ordnern und Karteien. Doch selbst wenn digitale Dokumente unorganisiert bleiben und auf verschiedenen Computern oder Festplatten gespeichert werden, bringt das keine Vorteile. Die Nutzung eines solchen „Systems“ wäre nicht nur unpraktisch, sondern auch unsicher. Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie man ein zuverlässiges und modernes EDMS auswählt, um die Digitalisierung so vorteilhaft wie möglich zu gestalten.

Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem

Nr. 1. Sicherheit

Wenn Sie ernsthaft darüber nachdenken, ein EDMS auszuwählen und einzuführen, verstehen Sie die Risiken der Arbeit mit Dokumenten ohne ein elektronisches System. Ihre Daten bleiben ungeschützt vor Betrügern und Hackern, Aufsichtsbehörden, unlauteren oder einfach verantwortungslosen Mitarbeitern, Naturkatastrophen und Krieg. Ein zuverlässiges System kann Ihre Dokumente, Kontakte, Prozesse und Kommunikation jedoch wirklich schützen.

Welche Merkmale hat ein sicheres EDMS?

1. Server. Wählen Sie ein System, das auf zuverlässigen ausländischen Servern mit kontinuierlicher Datensicherung auf mehrere physisch verteilte Server gehostet wird.
2. End-to-End-Verschlüsselung schützt Ihre Informationen – selbst die Anbieter des EDMS können nicht auf die verschlüsselten Daten zugreifen. Zum Beispiel verwendet das System Schrift eine eigene End-to-End-Verschlüsselung.
3. Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz der Konten vor unbefugtem Zugriff.
4. Zugriffsverwaltung für verschiedene Mitarbeiter. Zum Beispiel bietet Schrift grundlegende, vertrauliche und geheime Zugriffe an.

Ein elektronisches System kann Ihre Dokumente vor Bränden und Diebstahl schützen. Es sollte jedoch auch in der Lage sein, Ihre Daten vor Hacking, Phishing- und DDoS-Angriffen, Viren und Spam zu schützen. Wählen Sie ein System mit einem hohen Sicherheitsniveau und erweiterten Funktionen für die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Nr. 2. Kosten

Allein die Einführung eines EDMS hilft, bis zu 30 % der Kosten für den Dokumentenverkehr zu sparen. Schließlich hören Sie auf, Zehntausende von Hrywnja für Papier, Post und Bürogeräte auszugeben. Wenn Sie einen Cloud-Dienst wählen, entfallen auch die Kosten für den Kauf und die Wartung eigener Server.

Obwohl die Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems auch Investitionen erfordert, amortisieren sie sich schnell. Denn Sie erhalten nicht nur einen praktischen und sicheren Speicher, sondern auch zusätzliche Tools für produktives Arbeiten. Zum Beispiel bietet das System Schrift eine qualifizierte elektronische Signatur von Dokumenten, ermöglicht die Zusammenarbeit im Team an Aufgaben und die Zusammenarbeit mit Vertragspartnern, die das System nicht einmal nutzen.

Bewerten Sie daher die Kosten des Dienstes im Verhältnis zu den Möglichkeiten, die er Ihnen bietet.

Zumal einige Systeme einen kostenlosen Zugang zum System bieten: für eine begrenzte Zeit oder sogar unbegrenzt. Zum Beispiel ist Schrift ein kostenloses elektronisches Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen mit bis zu 5 Benutzern, und fast alle Funktionen sind kostenlos verfügbar.

Nr. 3. Flexibilität und Skalierbarkeit

Keine Organisation oder Unternehmen bleibt über Jahre unverändert. Das Geschäft entwickelt sich, die Unternehmensstruktur ändert sich, die Zahl der Mitarbeiter wächst, und die Prozesse werden modernisiert. Suchen Sie ein System, das sich leicht an neue Anforderungen anpassen lässt.

Nr. 4. Funktionalität

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur ein Speicher für digitale Dateien. Es ist ein durchdachtes, multifunktionales Tool. Zunächst natürlich für die Verwaltung von Dokumenten während des gesamten Lebenszyklus:

• Erstellung;
• Änderungen;
• Genehmigung und Unterzeichnung mit einer Faksimile- oder qualifizierten Signatur;
• Versand und Ausführung.

Es ist auch gut, wenn das System neben der Dokumentenverwaltung zusätzliche Funktionen bietet, wie:

• Team- und Einzelarbeit an Dokumenten und Aufgaben;
• Kommunikation – intern und extern;
• Aufbau einer Wissensdatenbank des Unternehmens;
• Verfolgung der Mitarbeiterleistung.

Es ist wichtig, dass der Anbieter die Funktionen des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ständig aktualisiert und verbessert, insbesondere auf Wunsch seiner Benutzer. Zum Beispiel hat Schrift kürzlich eine mobile App veröffentlicht, die es ermöglicht, das System außerhalb des Schreibtischs zu nutzen.

Nr. 5. Benutzerfreundlichkeit

Dokumentenmanagement ist nicht nur für Juristen, Büroleiter und Buchhalter. Es ist ein Tool für die Teamarbeit aller Mitarbeiter „mit Computer“. Mit dem System, das Sie wählen, werden viele Ihrer Mitarbeiter und sogar externe Benutzer, wie Auftragnehmer und Vertragspartner, arbeiten. Daher sollten Sie sicherstellen, dass das EDMS intuitiv und einfach zu bedienen ist. Das mag wie eine nebensächliche Anforderung klingen, aber die Benutzerfreundlichkeit ist wichtiger, als es scheint.

Hier sind Beispiele für Funktionen, die die Nutzung des Systems praktisch und produktiv machen:

• Zugänglichkeit für Remote-Mitarbeiter;
• Vorhandensein einer mobilen App des Systems für Kollegen, die oft außerhalb des Büros arbeiten;
• Komfortable Suche nach Dokumenten mit verschiedenen Filtern und Volltextsuche;
• Arbeit mit Dateien in verschiedenen Formaten;
• Tagging: Aufgaben, Dokumente, Chats, Ordner;
• Planung und Erinnerungen;
• Zugriffsverteilung für Mitarbeiter verschiedener Positionen sowie die Möglichkeit des gemeinsamen Zugriffs und der Arbeit mit Dokumenten;
• Tools für die Teamarbeit, wie Chats für die Kommunikation und die Zuweisung von Aufgaben.

Nr. 6 Cloud oder eigener Server?

Kaffee oder Tee, Katzen oder Hunde, iPhone oder Android? Cloud oder eigener Server – eine dieser Fragen, die lebhafte Diskussionen auslösen. Sie müssen die Antwort selbst finden, indem Sie alle „Für“ und „Gegen“ beider Lösungen abwägen.

1. Kosten. Die Anschaffung von Hardware für eigene Server erfordert erhebliche Investitionen. Die Gebühr für die Nutzung eines Cloud-Dienstes ist im Preis des Produkts enthalten, das Sie per Abonnement kaufen.
2. Wartung. Eigene Server erfordern Wartung und Updates, wofür Fachleute eingestellt werden müssen. Die Nutzung von Cloud-Lösungen erfordert dies nicht.
3. Geschwindigkeit. Eine Cloud-Lösung kann fast an einem Arbeitstag implementiert werden. Die Bereitstellung eigener Server erfordert Zeit für die Implementierung und Konfiguration.
4. Flexibilität. Eigene Server können weniger flexibel sein, wenn Änderungen an Ihren Prozessen vorgenommen werden müssen, die Anzahl der Benutzer erhöht oder verringert werden muss usw.
5. Sicherheit. Und das Wichtigste – Sicherheit. Es gibt die Meinung, dass die Speicherung digitalisierter Dokumente auf eigenen Servern sicherer und zuverlässiger ist. Das ist jedoch nicht der Fall:
   
   

Nr. 7. Technischer Support

Wahrscheinlich werden Sie bei der Implementierung Hilfe bei der Konfiguration des Systems benötigen. Aber auch nach Beginn der Nutzung des Systems sollten sowohl der Leiter als auch die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich an den technischen Support zu wenden und schnelle Antworten, Hilfe und Beratung zu erhalten. Und bei Bedarf Änderungen an den vorherigen Einstellungen vorzunehmen.

Das Problem ist, dass es schwierig ist, den technischen Support vor dem Kauf des Systems zu bewerten. Aber einen allgemeinen Eindruck vom Serviceniveau kann man sogar daran bekommen, wie die Manager auf Ihre ersten Anfragen reagieren, wie pünktlich und kompetent sie sind, wie schnell sie Ihre Anfragen bearbeiten. Achten Sie also auch darauf.

Wie wählt man ein Dokumentenmanagementsystem aus: Tipps für Führungskräfte

1. Treffen Sie die Entscheidung zur Digitalisierung

Der Erfolg der Einführung eines EDMS hängt zu 90 % vom Engagement der Führungskraft ab: der Bereitschaft, veraltete Arbeitsmethoden zu durchbrechen, Mitarbeiter zu motivieren, verschiedene Lösungen zu testen und effektive Prozesse einzurichten. Doch alle Anstrengungen zahlen sich aus – elektronisches Dokumentenmanagement bringt viele Vorteile. Vor allem die Möglichkeit, das Geschäft remote und 24/7 zu verwalten. Aber auch Kosteneinsparungen, Sicherheit, manuelle Zusammenarbeit mit Partnern und vieles mehr.

2. Bestimmen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Die Funktionen von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sind ähnlich. Die meisten speichern Dokumente in elektronischer Form und ermöglichen es, bestimmte Aktionen mit ihnen durchzuführen. Doch EDMS haben Unterschiede, die im Kontext von Sicherheit, Kosten, Benutzerfreundlichkeit und natürlich der Eignung für Ihre Bedürfnisse entscheidend sein können. Überlegen Sie, welche Bedürfnisse ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem erfüllen kann. Zum Beispiel die Kontrolle des Umlaufs und die Aufbewahrung wertvoller Dokumente, deren Originale auf Papier aufbewahrt werden müssen und die nicht verloren gehen dürfen (Lizenzen, Satzungen, Zertifikate, einige Verträge, Siegel usw.). Oder die Erstellung einer einheitlichen Wissensdatenbank der Organisation, die nach dem Ausscheiden von Schlüsselmitarbeitern nicht verloren geht. Berücksichtigen Sie auch die Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden. Und so weiter.

3. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Anforderungen an das elektronische Dokumentenmanagementsystem

Basierend auf Ihren Hauptbedürfnissen erstellen Sie eine Liste wichtiger Anforderungen in der Reihenfolge ihrer Priorität. Zum Beispiel muss es eine mobile Version haben, da Kollegen oft außerhalb des Büros arbeiten. Oder Funktionen für die Arbeit mit Aufgaben usw. Erstellen Sie auch eine Liste der EDMS, die Sie in Betracht ziehen, und markieren Sie ✓ oder <