Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ermöglicht es, Dokumente und Werte zu schützen, Prozesse zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und schrittweise bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine falsche Systemauswahl und ein unüberlegter Implementierungsprozess können jedoch zu Enttäuschungen führen, Fehler und Unterbrechungen verursachen, die Zufriedenheit mit der Digitalisierung verringern und das Interesse an Arbeitsoptimierung mindern.

Fehler 1. Eine Lösung wählen, die möglicherweise nicht den zukünftigen Anforderungen entspricht

Machen Sie nicht den Fehler, eine Lösung zu wählen, die zwar Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, aber das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens nicht berücksichtigt. Berücksichtigen Sie Ihre strategischen Ziele und wählen Sie ein System, das skalierbar ist.

Cloud-Lösungen haben genau diesen Vorteil. Mit der Zeit können Sie den Speicher einfach erweitern, Arbeitsplätze hinzufügen und die Funktionalität erweitern.

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Fehler 2. Die Sicherheit von Dokumenten unterschätzen

In der digitalen Welt ist Sicherheit entscheidend. Die Vernachlässigung der Dokumentsicherheit kann zu Datenlecks, unbefugtem Zugriff und dem Verlust oder der Zerstörung von Dokumenten führen.

Wählen Sie ein System, das zuverlässige Verschlüsselung und mehrstufige Zugriffskontrolle verwendet. Weisen Sie Rollen verantwortungsbewusst zu und überprüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen Zugriff auf vertrauliche Daten haben.

Es gibt auch das Problem der Serverzuverlässigkeit, Malware-Angriffe und menschlicher Fehler. Die Vernachlässigung von Backups macht Ihre Organisation anfällig für verschiedene Risiken, einschließlich des Verlusts wertvoller Dokumente und der Unterbrechung laufender Prozesse.

Achten Sie daher darauf, ob Ihre Lösung Datensicherung und -wiederherstellung bietet und wie zuverlässig die Server sind, auf denen die Daten gespeichert werden.

Fehler 3. Ein System mit begrenztem Funktionsumfang wählen

Es gibt eine weit verbreitete Überzeugung, dass automatisierte Lösungen eine exakte Abbildung der aktuellen manuellen Prozesse sein sollten. In Wirklichkeit ist der bestehende Arbeitsansatz jedoch nur ein Ausgangspunkt. Oft ist dieser aktuelle Ansatz unzureichend durchdacht, unsicher und unpraktisch, sodass Mitarbeiter verschiedene zusätzliche Programme und „maßgeschneiderte“ Lösungen verwenden, um ihre Arbeit moderner und flexibler zu gestalten.

Daher sollten Sie sich nicht für ein System entscheiden, das lediglich ein Speicher für digitalisierte Dokumente ist.

Neben der reinen Speicherung sollte ein System zusätzliche Funktionen bieten – Dokumentenverwaltung, Raum für Zusammenarbeit und Kommunikation, Dokumentensignatur und andere Möglichkeiten. Dies ermöglicht es, von veralteten Ansätzen abzuweichen und die Arbeit zu verbessern, anstatt nur Papier loszuwerden.

Fehler 4. Ein System unüberlegt implementieren

Sie könnten „zu viel auf einmal nehmen“, indem Sie die Lösung sofort für die gesamte Organisation bereitstellen, wenn diese ziemlich groß ist. Oder im Gegenteil, klein anfangen und nur eine Abteilung zur Nutzung des neuen Systems einladen. In diesem Fall kann unterschiedliches Verständnis und Nutzung des Systems zu erheblichen Problemen führen, wenn Sie gemeinsame Arbeitsprozesse einrichten.

Wenn Sie sich für einen schrittweisen Ansatz entscheiden, ist es wichtig, die Reihenfolge der Implementierung richtig zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise zuerst die Buchhaltung in das DMS verlagern möchten, sollten die nächsten Abteilungen diejenigen sein, die mit der Buchhaltung interagieren – sonst wird es schwierig sein, Beziehungen zwischen den digitalen und papierbasierten „Polen“ Ihrer Organisation aufzubauen. Dies kann zu Missverständnissen und unnötigen Problemen führen.

Wir raten davon ab, den gesamten Papierinhalt ohne vorherige Sortierung in das elektronische System zu verschieben. Entwickeln Sie zunächst eine Struktur. Zum Beispiel können Sie anstelle der üblichen thematischen Unterteilung Funktionen wie Tagging verwenden, das die Dokumentsuche optimiert und Zeit spart. Es ist besser, zusätzliche Filter für die Suche nach Datum, Name des Verantwortlichen, Thema, Standort usw. zu haben, als sich auf tief verschachtelte Ordnerstrukturen zu verlassen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Dokumente mit relevanten Tags und Schlüsselwörtern zu versehen, um eine konsistente Klassifizierung, eine verbesserte Organisation und Effizienz zu gewährleisten.

Menschen sind oft begeistert von neuen digitalen Tools. Daher könnten Mitarbeiter um die Automatisierung von Prozessen bitten, die über die von Ihnen festgelegten Rahmenbedingungen hinausgehen. Wenn Sie diesen Anfragen nachgeben, kann dies die Implementierung des DMS erheblich verlangsamen und erschweren.

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Fehler 5. Das Feedback des Teams nicht beachten

Das Testen des Systems ist eine gute Möglichkeit, sich an neue Prozesse zu gewöhnen, das System kennenzulernen, Mitarbeiter zu schulen und so Überraschungen zu vermeiden, die später zu Störungen und Fehlern führen können. Das Testen ermöglicht es auch, Fortschritte zu bemerken – steigende Produktivität, geordnete Dokumente und Prozesse, effektives Management.

Ein häufiger Fehler ist es, den Testprozess des DMS „elitär“ zu gestalten und nur Abteilungsleiter und „beste“ Mitarbeiter einzuladen. So besteht das Risiko, wichtige Details zu übersehen, die für Mitarbeiter anderer Qualifikationsniveaus und Aufgabenbereiche von Bedeutung sind. Darüber hinaus könnte dies die Arbeitsbeziehungen im Team beeinträchtigen.

Daher ein einfacher Rat: Beziehen Sie Mitarbeiter aller Abteilungen und Ebenen in das Testen und die Implementierung des Systems ein. Und pflegen Sie kontinuierlich Feedback – sowohl zu den erfolgreichen als auch zu den weniger erfolgreichen Aspekten Ihrer Prozesse.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass alle Mitarbeiter die gleichen Zugriffsrechte und Berechtigungen haben sollten. Gewähren Sie bestimmte Rechte und Zugriffe nur denen, die sie wirklich benötigen. Andernfalls wird im System schnell Chaos herrschen – Mitarbeiter werden sich gegenseitig und der gemeinsamen Sache im Weg stehen.

Fehler 6. Mitarbeiter nicht schulen

Wenn Mitarbeiter auf allen Ebenen das neue System nicht akzeptieren und nicht glauben, dass es sich positiv auf die Arbeitsprozesse auswirken wird, leiden Produktivität und Implementierungsgeschwindigkeit.

Ein Grund für die negative Haltung des Teams könnte mangelnde Kommunikation sein. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, warum Veränderungen stattfinden und wozu sie überhaupt notwendig sind, können Angst und Widerstand gegen das Unbekannte sowie ein unbewusstes Festhalten an alten, vertrauten Prozessen entstehen, die gut bekannt und „sicher“ sind.

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Kommunizieren Sie daher regelmäßig und erklären Sie die Vorteile der neuen Prozesse. Zum Beispiel: Wenn früher die Suche nach einem bestimmten Dokument einen Gang zum Archiv erforderte, ist jetzt nicht einmal mehr das Aufstehen vom Schreibtisch notwendig – die Suche erfolgt sofort. Ebenso sollten die Vorteile der Zusammenarbeit an Aufgaben, der Zeiterfassung, der Kommunikation innerhalb des Systems anstelle von Messengern usw. vermittelt werden.

Erarbeiten Sie im Voraus gemeinsame Regeln und stellen Sie sie dem Team vor, z. B. für die Benennung und Kennzeichnung von Dokumenten, Upload-Regeln, Genehmigungs- und Versandprozesse usw. Dies hilft, Benutzerfehler zu minimieren und Verwirrung zu vermeiden.

Führen Sie regelmäßige Schulungen für Ihre Manager durch – nicht nur zur Arbeit mit Ihrem DMS, sondern auch zu allgemeinen Prinzipien produktiver Arbeit – Planung, Zeitmanagement, Organisation des Arbeitsraums, Zusammenarbeit. Gemeinsames Lernen, auch im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement, fördert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Fazit

Machen wir das Dokumentenmanagement einfach! Nehmen Sie sich Zeit, um das beste Dokumentenmanagementsystem auszuwählen, das den Anforderungen an Sicherheit, Skalierbarkeit und Funktionalität entspricht, bereiten Sie einen Plan und eine Strategie für die Implementierung vor, beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in das Testen und die Einführung des Systems ein. So erhalten Sie alle Vorteile eines gut organisierten und produktiven Dokumentenmanagements.

Denken Sie daran, dass die Kontrolle über Ihre Dokumente, Prozesse und Kommunikationen eine Investition in den Erfolg Ihrer Organisation ist.