Sie streben danach, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und ein durchdachtes System für das Dokumentenmanagement zu entwickeln. Doch die Einführung und Einrichtung eines solchen Systems kann wie eine unüberwindbare Klippe erscheinen. Wenn es keinen klaren Plan gibt – ist das auch so. Ein schrittweiser Ansatz wird Ihnen jedoch helfen, auf die Seite der Digitalisierung zu wechseln, ohne unnötigen Stress und Verluste.

Schritt 1. Treffen Sie die Entscheidung zur Digitalisierung und stellen Sie sich auf einen langen Prozess ein

Selbst das modernste und funktionalste System wird Ihnen keinen sofortigen Übergang zum digitalen Dokumentenmanagement ermöglichen. Denn es braucht Zeit, um sich vorzubereiten, eine durchdachte Wahl zu treffen, zu testen und einzurichten, sowie schrittweise veraltete Prozesse durch neue zu ersetzen.

Viel hängt von der Entschlossenheit und dem Selbstvertrauen des Leiters ab, seiner Offenheit für die Einführung neuer Tools und Systeme sowie der Bereitschaft, auf Mitarbeiter zuzugehen und gemeinsame Lösungen zu finden.

Stellen Sie sich also auf ein schrittweises, ziemlich langwieriges und grundlegendes Projekt ein, das Ihren Ansatz zu Dokumenten und die Arbeitsprozesse des Teams verändern wird.

Schritt 2. Führen Sie eine Analyse des „aktuellen Zustands“ durch

Nehmen Sie sich Zeit, um die papierabhängigen Prozesse, wie sie heute sind, vollständig zu verstehen.

Das Verständnis des aktuellen Zustands wird die Grundlage für die Suche nach einer besseren Lösung sein, die dringende Bedürfnisse erfüllt.

Ordnen Sie Papierdokumente und digitale Dateien. Klassifizieren Sie Dokumente nach:

• Abteilungen;
• Prozessen;
• Phasen des „Lebenszyklus“ des Dokuments: Genehmigung, Unterzeichnung, Speicherung.

Beziehen Sie die Mitarbeiter, die direkt mit den Dokumenten arbeiten, in die Organisation der Dokumente ein.

Denn sie kennen die Besonderheiten ihrer täglichen Arbeit besser als die Leiter. Fragen Sie:

• Was initiiert die Erstellung eines Dokuments: eine E-Mail, ein Anruf, ein elektronisches Formular, ein Papierformular, ein Brief, der per Post kommt, eine Anfrage, eine interne Anordnung?
• Nach welchen Vorlagen werden wiederholte Dokumente erstellt?
• Wie werden Dokumente nummeriert?
• Wird die ein- und ausgehende Dokumentation in Journalen erfasst? Wer ist dafür verantwortlich?
• Wie sieht der weitere Arbeitsprozess mit dem Dokument aus? Wohin gelangt es? Wer arbeitet damit?
• Wie erfolgen Genehmigung, Bestätigung und Unterzeichnung von Dokumenten?
• Wie unterscheidet sich die Arbeit mit interner und externer Dokumentation?
• Wie erfolgt die Zusammenarbeit mit externen Partnern – Partnern, Kunden, Auftragnehmern?
• Wo und wie werden Dokumente aufbewahrt? Wie sind sie vor allen möglichen Risiken geschützt?
• Welcher Teil der Arbeit wird manuell erledigt? Wie wird die Automatisierung dieser Prozesse die Arbeit vereinfachen?
• Benötigen bestimmte Mitarbeiter Remote-Zugriff auf Dokumente?

All dies wird die Grundlage für die weitere Planung und Implementierung des Systems sein.

Sie müssen die Quelle des „Schmerzes“ finden – die Unannehmlichkeiten und Schwierigkeiten der Prozesse, den Zeitaufwand, die Erledigung von „dummer Arbeit“. Dann können Sie die „Behandlung“ verschreiben – eine Lösung, die hilft, die schwachen Glieder Ihres Mechanismus zu ersetzen.

Schritt 3. Setzen Sie Ziele und Aufgaben

Ausgehend von der Differenz zwischen dem „aktuellen Zustand“ und dem „Sollzustand“ können Sie Ziele setzen.

Ziele können, wie bekannt, global sein, zum Beispiel die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements in der Organisation, oder lokal, wie die Digitalisierung des bestehenden Papierdokumentenbestands und die Übertragung auf sichere, zuverlässige Server, die Festlegung einheitlicher Regeln für die Erstellung, Unterzeichnung und Speicherung von Dokumenten usw.

Basierend auf den von Ihnen festgelegten Zielen entwickeln Sie einen klaren Plan und weisen Aufgaben an die Leiter und Mitarbeiter zu, die für die Umsetzung verantwortlich sind. Alle Aufgaben sollten haben:

• eine Beschreibung (description);
• das erwartete Ergebnis (definition of done);
• eine Frist (deadline).

Zum Beispiel setzen Sie sich das Ziel, ein Dokumentenmanagementsystem auszuwählen und zu starten. Die Aufgaben, die Sie diesem Ziel näher bringen, werden sein:

1. Vergleich der bestehenden Angebote auf dem Markt und Auswahl des am besten geeigneten Systems.
2. Testen des Systems und des technischen Supports. Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags, Auswahl des Tarifs und Bezahlung der Software.
3. Endgültige Einrichtung und Start.
4. Übertragung der Dokumente in das System und Einrichtung der Prozesse.
5. Schulung der Leiter und Mitarbeiter.
6. Lösung aktueller Probleme und Fehlerbehebung, Verbesserung der Prozesse, Weiterentwicklung der Lösung.

Jede der Aufgaben kann in kleinere Unteraufgaben mit Beschreibung und Frist unterteilt werden. Und so weiter.

Schritt 4. Wählen Sie das beste Dokumentenmanagementsystem

Wenn Sie die vorherigen Vorbereitungsschritte verantwortungsbewusst angegangen sind, wird es Ihnen nicht schwer fallen, ein System auszuwählen, das Ihren Zielen und Bedürfnissen entspricht. Aber kurz gesagt:

• Erstellen Sie eine Liste der Funktionen, die Sie für das elektronische Dokumentenmanagement als obligatorisch erachten, z. B. das Vorhandensein einer mobilen App, eine qualifizierte Signatur, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung der Benutzer;
• definieren Sie die Sicherheitsanforderungen;
• berechnen Sie die Anzahl der benötigten Arbeitsplätze;
• bestimmen Sie das Budget;
• führen Sie eine intensive Recherche durch, um die beste Option auszuwählen.

Wenn Sie unsicher sind, lesen Sie unseren Artikel – „Wie wählt man ein Dokumentenmanagementsystem? 7 wichtige Kriterien“.

Schritt 5. Führen Sie Schulungen für das Team durch

Nehmen Sie sich Zeit für eine ruhige und schrittweise Einführung Ihres Teams in das System. Der Übergang zu einem neuen Arbeitsstil sollte keinen Stress, Schuldgefühle oder Widerstand hervorrufen.

Finden Sie heraus, ob der Softwareanbieter Schulungen für das Personal anbietet, eine verständliche Wissensdatenbank, einen persönlichen Support-Manager.

Investieren Sie Zeit und Ressourcen in Schulungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut geschult ist, das neue System zu nutzen, und den Zweck der Digitalisierung des Dokumentenmanagements versteht. Selbst die skeptischsten Mitarbeiter werden ihre Meinung ändern, wenn sie sehen, wie automatisierte Prozesse die Arbeit vereinfachen, Zeit sparen und von routinemäßigen, sich wiederholenden Aufgaben befreien.

Schritt 6. Beginnen Sie mit der Arbeit

Die Übertragung von Dokumenten und Prozessen in das neue System kann wie ein riesiger Elefant erscheinen. „Essen“ Sie ihn in kleinen Portionen – setzen Sie erreichbare kleine Ziele, weisen Sie Verantwortliche zu, verteilen Sie Aufgaben. Und allmählich werden Sie sich nicht mehr daran erinnern können, wie Sie früher ohne das EDMS gearbeitet haben.

Legen Sie zunächst fest, welche Prozesse und Abteilungen eine vorrangige Digitalisierung erfordern und welche warten können. Angenommen, zuerst – die Buchhaltung und die Rechtsabteilung, dann – die Personalabteilung, das Marketing und der Vertrieb. Entscheiden Sie, welche Dokumente sofort digitalisiert und in das System übertragen werden müssen und welche überhaupt nicht gespeichert werden müssen und einfach vernichtet werden können. Zum Beispiel, weil sie selten verwendet werden oder einfach ungültig geworden sind.

Bestimmen Sie die Prioritäten anhand folgender Fragen:

1. Welche Dokumente werden am häufigsten benötigt?
2. Welche Dokumentenvorlagen können die wiederholte Arbeit vereinfachen?
3. Wie soll die Registrierung von Dokumenten in Journalen erfolgen?
4. Welche Arbeitsprozesse im Zusammenhang mit Dokumenten nehmen die meiste Zeit in Anspruch?
5. Welche Dokumente erfordern das höchste Sicherheitsniveau?
6. Soll der Zugriff auf bestimmte Dokumente eingeschränkt sein?

Stellen Sie den Druck von Papierdokumenten schrittweise ein. Stellen Sie sicher, dass alle neuen Dokumente nur im elektronischen Format erstellt und gespeichert werden. Wenn beispielsweise für ein persönliches Treffen oder eine Dienstreise gedruckte Exemplare benötigt werden, digitalisieren Sie diese später und vernichten Sie die Papierdokumente. Bewahren Sie sie nicht auf!

Vergessen Sie nicht, Ihre Partner, Auftragnehmer und Kunden über die Änderung Ihres Arbeitsansatzes zu informieren. Wenn sie das von Ihnen gewählte System nicht nutzen, erstellen Sie eine einfache Anleitung, wie Sie gemeinsam mit Ihren elektronischen Dokumenten arbeiten können. Zum Beispiel bietet Schrift einen Gastmodus für das Anzeigen und Unterzeichnen von Dokumenten durch Ihre Vertragspartner – den Intercompany-Service. Es ist durchaus möglich, dass Ihre erfolgreiche Erfahrung Ihre Kollegen motiviert, ebenfalls auf ein EDMS umzusteigen. ????

Schritt 7. Verfolgen Sie den Fortschritt und implementieren Sie Änderungen

Halten Sie die Kommunikation aufrecht, erhalten Sie Feedback von den Mitarbeitern und berücksichtigen Sie die Erfahrungen des Teams – zur Verbesserung der Prozesse. Ist der Plan vom genehmigten Weg abgewichen? Passen Sie ihn flexibel an.

Berücksichtigen Sie auch negatives Feedback. Aus unserer Erfahrung löst die Einführung des Systems manchmal Unzufriedenheit und Kritik seitens der Mitarbeiter aus, da es die gewohnten Arbeitsweisen verändert. Und das ist auch ein natürlicher Teil des Prozesses, der Schulungen, Gewöhnung, Zusammenarbeit, Kompromisse und Treue zu den gesetzten Zielen erfordert. Letztendlich wird all dies die erwarteten Vorteile bringen.

Denken Sie daran, dass neue Initiativen, die etablierte Prozesse verändern, Störungen, Missverständnisse und Fehler verursachen können. Wahrscheinlich werden Sie auf solche Probleme stoßen – wichtig ist die Bereitschaft, diese zu lösen, ohne die gesetzten Ziele aufzugeben.

Mit der Zeit werden Sie sehen, dass selbst ein sehr langsamer, schrittweiser Übergang zu einem EDMS Ihre aktuellen Arbeitsprozesse erheblich optimiert und beschleunigt.