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Wie das Automatisierungssystem für den Dokumentenfluss es ermöglicht, die Effizienz der Teamarbeit zu steigern

Business hat heute viele Möglichkeiten, die Teamproduktivität zu maximieren. Eine von ihnen ist die Einführung digitaler Technologien, insbesondere elektronische Dokumentenmanagement-Systeme. Sie können mit ihnen einen komfortablen Arbeitsplatz schaffen und ihn an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassen. Eine der wertvollen Funktionen eines DMS, die sich positiv auf die Produktivität auswirkt, ist die flexible Verwaltung von Projekten und Aufgaben. In Schrift wird dies auf Basis des bekannten GTD-Ansatzes implementiert. Was ist die Besonderheit dieser Methode und welche anderen Funktionen werden möglicherweise benötigt, erzählen wir in diesem Artikel.

Getting Things Done: Ziele sicher erreichen

Idealerweise sollte jedes Teammitglied die ihm übertragenen Aufgaben nicht nur erledigen, sondern auch motiviert bleiben. GTD wurde entwickelt, um Ausführende vom Unbehagen, das durch Multitasking, Termindruck und erhöhte Verantwortung für das Ergebnis entsteht, zu befreien.

Dies ist ein einfacher, aber sehr effektiver Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Aufgabe hat folgende Pflichtelemente: das Thema (beschreibt das Wesentliche), der Verantwortliche (führt die Arbeit aus) und der Aufgabensteller (nimmt das Ergebnis ab). Weitere Attribute – Beschreibung, Begriff, Priorität, Erinnerung – können beliebig gesetzt werden.

Jede Aufgabe ist ein separates Objekt des Dokumentenmanagement-Systems, was bedeutet, dass sie ihre eigenen Attribute haben kann, insbesondere:

•     Kategorie: Ausführung, Unterzeichnung, Registrierung oder Werte. Die Aufteilung nach Kategorien vereinfacht die Suche und Filterung von Daten im System erheblich und macht die Schnittstelle übersichtlicher.
•     Status: in Bearbeitung, Entwurf, zur Überprüfung bereit, verschoben, abgeschlossen/storniert, Bestätigung ausstehend. Der Status ändert sich während der Erfüllung der Aufgabe.
•     Typ: übergeordnete, untergeordnete. Die ersten werden unabhängig von anderen Objekten erstellt, die zweiten – im Rahmen bestimmter EDF-Prozesse, beispielsweise beim Versenden eines Dokuments zur Signatur.

Im elektronischen Dokumentenmanagement-System wird dieser Ansatz in einem intuitiv verständlichen Format implementiert. Ein Benutzer kann mit wenigen Klicks eine Aufgabe erstellen, einen Ausführenden zuweisen und eine Erinnerung festlegen, und ein anderer kann die Details anzeigen, mit der Arbeit beginnen und sie zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeben.

Stellen Sie sich vor, wie viel schneller der Prozess der Ideenfindung und deren Umsetzung wird! Hinzu kommen Funktionen, die die Dokumentenverarbeitung und Geschäftskommunikation optimieren – zusammen bilden sie ein leistungsstarkes Tool zur Maximierung der Produktivität.

Alles, was für eine produktive Arbeite benötigt wird

Das Dokumentenmanagement-System ist ein umfassendes Business-Tool zur Organisation der effektiven Arbeit sowohl eines Teams als auch eines einzelnen Mitarbeiters. Kein Wunder, weil es eine ganze Reihe nützlicher Funktionen enthält.

Damit haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Ihre täglichen Prozesse zu verbessern:

–       schnelle Erstellung von Aufgaben mit Festlegung von Priorität, Termin und anderen Attributen;

–       Aufgaben miteinander oder mit anderen Objekten verknüpfen und wichtige Informationen (Dateien, Ereignisse) sammeln;

–       Besprechung von Aufgaben- und Projektdetails mit Mitarbeitern und Leitern in internen Chats;

–       vollständig elektronischer Dokumentenfluss: von der Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen bis zur automatischen Registrierung und zum Versand;

–       einfache und problemlose Kommunikation mit Geschäftspartnern, auch nicht registrierten, zur Vereinbarung und Unterzeichnung von Verträgen;

–       Zugriffskontrolle für eine sicherere und komfortablere Zusammenarbeit im Team und mit externen Benutzern.

Ein flexibler Ansatz zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben, nativer digitaler Dokumentenfluss, ein separater Raum für externe und interne Kommunikation … All dies trägt dazu bei, ein neues Produktivitätsniveau zu erreichen – sowohl persönlich als auch im Team. Schluss mit Routine und langem Warten auf die nächste Aufgabe oder das nächste Dokument – ​​der Workflow ist einfach, transparent und für jeden verständlich! 

Wie das Automatisierungssystem für den Dokumentenfluss es ermöglicht, die Effizienz der Teamarbeit zu steigern

Das Signieren von Dokumenten gehört zu den Arbeitsaufgaben, die manuell viel Zeit in Anspruch nehmen und ein Höchstmaß an Genauigkeit erfordern. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, diesen Prozess sowie den Datenaustausch und die Kommunikation zu digitalisieren. Das Ziel kann dank der Einführung eines modernen Automatisierungssystems für das Dokumentenmanagement wie Schrift erreicht werden. Dies wird dazu beitragen, Interaktionen nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch außerhalb davon herzustellen. Was sind die wichtigsten seines Funktionierens auf beiden Ebenen?

Das DMS ist ein bequemes und sicheres Raum zum Unterzeichnen von Dokumenten

●     Im Unternehmen

Beim elektronischen Dokumentenmanagement denkt man zuerst an den unternehmensinternen Datenaustausch, das heißt zwischen Mitarbeitern und Abteilungs- und Bereichsleitern. Dies ist wirklich von entscheidender Bedeutung, da die Genauigkeit der getroffenen Entscheidungen von der Geschwindigkeit der Informationsbeschaffung abhängt. Das Signieren von Dokumenten ist eine der Hauptphasen dieses Geschäftsprozesses.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System ist darauf ausgelegt, solche internen Anforderungen zu erfüllen. Als Nächstes schauen wir uns genau an, wie das innerhalb eines einzelnen Unternehmens funktioniert.

Angenommen, ein Teammitglied/Leiter erstellt ein Dokument nach der Vorlage und dann:

1. Plant die Reihenfolge der Genehmigung und Unterzeichnung gemäß den Zielen.
2. Sammelt Genehmigungen und Unterschriften auf eine der folgenden Arten:
   • manuell an bestimmte Personen (einschließlich zusätzliche) zum Unterschreiben sendet;
   • automatisch auf parallel-serieller Reihenfolge.
3. Erhält das Dokument mit einer Schrift-Signatur oder QES.
4. Lässt es automatisch oder von einer verantwortlichen Person oder einem anderen Stelleninhaber registrieren.
5. Versendet innerhalb des Unternehmens (öffentlich, privat) oder an externe Geschäftspartner – zur Information, Prüfung oder Ausführung.

So dauert der elektronische Dokumentenfluss (EDF) dank Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen nur wenige Minuten. Es ist nicht notwendig, Dokumente von Grund auf neu zu erstellen – es reicht aus, die gewünschte Vorlage auszuwählen. Der automatische Modus der Registrierung, des Versandes zum Unterschreiben und der weiteren Verteilung erhöht die Produktivität des gesamten Teams erheblich.

Darüber hinaus ist es möglich, Interaktionsprozesse mit anderen Unternehmen zu optimieren.

●     Mit Geschäftspartner

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist auch nützlich, um Beziehungen zu anderen juristischen Personen aufzubauen, z. B. den Lieferanten oder Auftragnehmern Ihres Unternehmens. Die einzigartige Funktion ist, dass sich Geschäftspartner nicht im DMS registrieren müssen, um Verträge abzuschließen und zu unterzeichnen. Was ist das Geheimnis?

Schrift hat einen Modus, der speziell für nicht registrierte Kunden entwickelt wurde. Der Ansprechpartner eines Geschäftspartners erhält Ihr Benachrichtigungsschreiben per E-Mail und gelangt über den Link in den Gästebereich. Von hier aus kann man das Dokument auf ein Gerät herunterladen, was bedeutet, dass beide Parteien das Original haben werden.

Um auf die vollständige Schnittstelle zuzugreifen und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu erweitern, muss der Benutzer ein Konto für sein Unternehmen erstellen. Aber auch in diesem Fall kann er den Modus der Gästekommunikation mit Ihnen wählen – alles hängt von individuellen Zielen ab.

Auch wenn Ihr Geschäftspartner kein vollwertiger Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagement-Systems ist, können Sie:

1. Informationen mit dem Ansprechpartner austauschen und Vereinbarungen festhalten.
2. den Zugriff nur auf die Daten, die für dieses Unternehmen relevant sind, öffnen.
3. einen Ansprechpartner als Unterzeichner angeben, wenn Sie ein  Dokument erstellen oder daran arbeiten.
4. die Methode zur Unterzeichnung – festgelegt durch das Schrift-System oder nur als qualifizierte elektronische Signatur (QES) – wählen.
5. gemeinsam an einem Dokument arbeiten, um beispielsweise die Vertragsbedingungen zu vereinbaren.
6. als Ergebnis – ein Dokument mit einer geplanten Unterschrift in kürzester Zeit erhalten.

Und außerdem sehen Sie von beiden Seiten, in welchem ​​​​Stadium des Lebenszyklus sich das Dokument befindet (unterzeichnet, registriert usw.). Auf diese Weise können Sie den Prozess steuern und zeitnah relevante Geschäftsentscheidungen treffen. 

Stimmen Sie zu, dass dieser Ansatz die Geschäftskommunikation einfacher und transparenter macht. Alles geschieht zu 100 % aus der Ferne, was bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal Geschäftstreffen abhalten müssen, wenn Sie weitere Dokumente genehmigen und unterzeichnen müssen.

Bitte beachten Sie: Die Gültigkeit der erhaltenen Unterschrift kann jederzeit überprüft werden. Dafür eignen sich sowohl eingebaute System-Tools als auch Dienste von Drittanbietern.

Welche anderen DMS-Funktionen sind für die Dokumentenbearbeitung nützlich?

Das System verfügt über eine breite Funktionalität, mit der man ein natives Dokumentenmanagement durchführen kann. Das bedeutet nicht nur austauschen und unterschreiben, sondern auch:

• Dokumentenentwürfe vorbereiten und jeweiligen Dateien erstellen;
• Daten ansehen, ohne Dateien herunterzuladen, und den Versionsverlauf beibehalten;
• nach Informationen im System suchen, einschließlich der Verwendung von Filtern;
• Daten systematisieren und sie in einer sicher geschützten Datenbank speichern;
• Tools und Datenzugriff auf andere Mitarbeiter übertragen.

Alle Transaktionen im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Dokumenten und Daten werden im System aufgezeichnet. Auf diese Weise kann man die Aktivitäten von Mitarbeitern und Drittbenutzern überwachen sowie die Korrektheit und Aktualität der Ausführung von solchen Prozessen wie Ausfüllen, Korrigieren, Unterzeichnen usw. kontrollieren.

Wer die täglichen Geschäftsprozesse optimieren und die externe Kommunikation etablieren möchte, kommt an einem elektronischen Dokumentenmanagement-System nicht vorbei. Schaffen Sie einen ergonomischen und sicheren Raum für die gemeinsame Arbeit der Teams, Manager und Auftragnehmer, auch nicht registrierte.

Kann man Dokumente ohne Registrierung im DMS unterzeichnen? Problemlose Interaktion im Unternehmen und mit Geschäftspartner in wenigen Minuten

Die Einführung eines DMS ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. Dies eröffnet weitreichende Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Ebene des gesamten Unternehmens. Es geht sowohl um bequemes Dokumentenmanagement als auch um den Aufbau einer effektiven Geschäftskommunikation. Das umfassende Schrift-System hat beide Aspekte im Fokus, da es sich an den Bedürfnissen und Anforderungen der modernen Wirtschaft orientiert. Wie alles läuft und welche Funktionen helfen, das Ziel zu erreichen, erzählen wir weiter.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist ein neuer Standard der Geschäftskommunikation

Die DMS-Möglichkeiten sind längst über die Beschleunigung der Arbeit mit Dokumenten und Dateien hinausgegangen. Die Einrichtung des nativen Dokumentenmanagements bleibt noch eine der Schlüsselfunktionen, aber bei weitem nicht die einzige. Seine Funktionalität umfasst viele andere Prozesse des Unternehmens, insbesondere den Aufbau und die Aufrechterhaltung interner und externer Kommunikation.

Das EDM hilft beim Aufbau einer Interaktion zwischen allen interessierten Parteien:

• Teammitglieder können bequem Informationen untereinander, mit anderen Unternehmensabteilungen und mit der Unternehmensleitung austauschen, verschiedene arbeitsbezogene Probleme lösen und über Streitpunkte diskutieren.
• Manager erhalten ohne Verzögerung wichtige Daten „aus erster Hand“ auf der Ebene einer Arbeitsgruppe, eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines eigenständigen Unternehmensbereichs, was die Annahme von Geschäftsentscheidungen beschleunigt und deren Genauigkeit sicherstellt.
• Das Unternehmen ist in der Lage, eine enge Partnerschaft zu seinen Geschäftsfreunden aufrechtzuerhalten, Dokumente in einem sicheren digitalen Raum zu senden und zu empfangen sowie eine Historie der Interaktionen mit jedem zu pflegen.

Innerhalb eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems können somit unterschiedliche Arbeitsprozesse stattfinden: von der Erstellung von Dokumenten über das Projektmanagement bis hin zum Verbindungsaufbau zwischen allen Personen, die direkt mit diesen Dokumenten und Projekten zu tun haben.

Möglich wird ein solches Multitasking durch das Vorhandensein verschiedener Funktionen im System sowie durch seine Fähigkeit, sich an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens im Bereich der Kommunikation anzupassen.

Einzigartige Fähigkeiten eines DMS für effektive Kommunikation

Ein modernes Automatisierungssystem für das Dokumentenmanagement ist eine komplexe Zusammensetzung von Softwarelösungen und organisatorischer Unterstützung. Er übernimmt die Automatisierung und Integration wichtiger Geschäftsprozesse, vereinheitlicht alle Vorschriften und Verfahren und verwendet verschiedene Kommunikationsmethoden.

Schrift ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein System als nützliches Werkzeug für die Arbeit mit Dokumenten und als bequemer und sicherer Kommunikationskanal fungieren kann. Und dazu, wie oben erwähnt, ist es auf allen Geschäftsebenen und sogar außerhalb des Unternehmens anwendbar.

Über die Plattform können Sie effektiv mit verschiedenen Teilnehmern kommunizieren und relevante Ziele erreichen:

• die notwendigen Informationen von allen bestehenden Arbeitsgruppen in wenigen Minuten dank bequemer Chats sammeln;
• Nachrichten in Chats verwalten: filtern, ändern, löschen, mit oder ohne Benachrichtigung senden und Details sehen;
• Dokumente im digitalen Raum austauschen (einschließlich automatischer Versendung), ohne Zeit für manuelles Bearbeiten von Dokumenten zu verschwenden;
• sich mit Kontaktpersonen der Geschäftspartner zu verschiedenen Themen in Verbindung zu setzen und die notwendigen Daten ohne lange Wartezeiten erhalten;
• Beziehungen auch zu nicht im System registrierten Geschäftspartnern aufbauen, um mit ihnen Verträge abzuschließen;
• mit Partnern bei öffentlichen Links zusammenarbeiten und erweiterte Zugangsparameter festlegen;
• eine Garantie abgeben, dass alle Daten das Eigentum eines Unternehmens bleiben und sicher geschützt werden, auch wenn ein Mitarbeiter entlassen wird.

Fügen Sie die folgenden Funktionen hinzu, um einen kompletten Zyklus des elektronischen Dokumentenmanagements sicherzustellen: von der Planung der Genehmigungsphasen bis zur Speicherung von Daten in einer einheitlichen Datenbank mit zuverlässigem Schutz. Und Sie erhalten ein umfassendes Tool zur Automatisierung der täglichen Prozesse Ihres Unternehmens.

Glauben Sie immer noch, dass sich das EDM ausschließlich auf die Bearbeitung von Dokumenten und Dateien konzentriert? Unter heutigen Bedingungen sind seine Möglichkeiten viel größer! Die Implementierung eines solchen digitalen Systems in einem Unternehmen ist die richtige Entscheidung, wenn es Ihr Ziel ist, eine sichere, flexible und komfortable Arbeitsumgebung zu schaffen. Und es ist auch eine gute Gelegenheit, sich skalieren zu lassen und die Prozesse an die aktuellen Anforderungen des Unternehmens und die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Teilnehmers anzupassen.