Der Albtraum jedes Managers – Mitarbeiter antworten stundenlang nicht auf Nachrichten, brauchen doppelt so lange für ihre Arbeit und erledigen sie schlampig, oder vergessen Aufgaben komplett… So stellen sich viele die Zusammenarbeit aus der Ferne vor. Und das zu Unrecht, denn es gibt genügend Tools für die Teamarbeit, die es ermöglichen, genauso effektiv zu arbeiten wie im Büro. Wir haben einige Tools und Tipps zusammengestellt, die helfen, produktiv zu arbeiten, selbst wenn man auf dem Sofa liegt.

Remote-Arbeit – keine Ausnahme, sondern ein neues Geschäftsformat

Flexible und remote Arbeit im Team ist eine gängige Praxis im modernen Geschäftsleben. Für viele internationale Unternehmen und seit kurzem auch für ukrainische Firmen ist dies sogar das einzig mögliche Arbeitsformat, da Mitarbeiter in verschiedenen Teilen der Welt leben und arbeiten. Ein Drittel der Arbeitnehmer gab an, dass sie ihren Job wahrscheinlich kündigen würden, wenn das Unternehmen die Remote-Arbeit einstellen würde.

Dennoch suchen viele Manager noch nach effektiven Tools, um die Zusammenarbeit im Remote-Team zu organisieren, da sie täglich mit Herausforderungen konfrontiert sind:

• Geringere Motivation der Mitarbeiter, die sich nicht ausreichend in die Arbeitsprozesse eingebunden fühlen;
• Missverständnisse und Fehler aufgrund ungeeigneter Kommunikationskanäle zwischen den Mitarbeitern;
• Schwierigkeiten bei der Planung gemeinsamer Aktivitäten aufgrund von Zeitunterschieden;
• Unzureichend organisierter Arbeitsraum und Arbeitsablauf;
• Potenzielle Risiken für die Datensicherheit.

Schauen wir uns an, welche Lifehacks und nützlichen Tools ein Manager anwenden kann, um einen komfortablen, motivierenden Raum für die gemeinsame und individuelle Arbeit der Mitarbeiter zu schaffen.

Kommunikation

Die Entwicklung guter Arbeitsbeziehungen zwischen Manager und Mitarbeitern ist der Kern der Arbeitsmotivation. Dies ist besonders wichtig bei der Remote-Arbeit, die nicht direkt kontrolliert werden kann – nur durch gegenseitiges Vertrauen und Verantwortung.

Remote-Mitarbeiter überspringen nicht ohne Grund persönliche und Gruppentreffen. Das Fehlen von kollegialen Beziehungen, die durch spontane, offene Kommunikation entstehen, ist genauso wichtig wie Arbeitstreffen. Und Humor, die Fähigkeit zum aktiven Zuhören, Aufrichtigkeit und Aufmerksamkeit sind genauso wichtig wie technische Kompetenzen, analytisches Denken und Managementerfahrung.

Die Aufgabe des Managers besteht also darin, einen komfortablen Raum für die Teamkommunikation zu schaffen. Schauen wir uns an, welche Tools

Nützliche Tools

Schrift

Schrift ist ein System für den elektronischen Dokumentenaustausch, das zusätzliche Funktionen für die Kommunikation und gemeinsame Remote-Arbeit im Team bietet. Das Besondere an diesem System sind separate thematische Chats, in denen bestimmte Aufgaben, Ereignisse, Dokumente besprochen werden können, ohne wichtige Details im allgemeinen Nachrichtenfluss zu verlieren.

Nachrichten können nach Kontakten, Tags, Datum und Art des Objekts, über das korrespondiert wurde, gefiltert werden.

Es ist praktisch, dass das System eine mobile App hat – der Mitarbeiter bleibt in Kontakt und hat Zugriff auf die Korrespondenz, auch wenn er kurz vom Arbeitsplatz weg ist.

Wichtig. Im Gegensatz zu gewöhnlichen Messengern bleibt die Kommunikation über Arbeitsaufgaben innerhalb eines zuverlässigen, geschützten und sicheren Systems, und Dokumente und Daten, die Mitarbeiter während der Kommunikation austauschen, gelangen nicht in die Hände von böswilligen Personen.

Darüber hinaus können Sie in einem separaten Chat kommunizieren – mit verschiedenen Kollegen oder externen Kontakten. In einem Gruppenchat können Sie eine Nachricht an einen oder mehrere Teilnehmer senden, nicht an die gesamte Gruppe. Und Sie wissen immer, wer Ihre Nachrichten sehen kann.

Zoom

Dieses Tool, das seit den Zeiten der Coronavirus-Quarantäne bekannt ist, bedarf keiner Vorstellung. Es wird immer noch häufig für Besprechungen und Treffen verwendet, da es Vorteile bietet:

• Möglichkeit, eine Konferenz mit 100+ Teilnehmern zu organisieren;
• Der Sprecher kann seinen Bildschirm mit einer Präsentation oder einer Benutzeroberfläche teilen;
• Es gibt die Möglichkeit, das Meeting aufzuzeichnen, um es mit Abwesenden zu teilen;
• Integration mit Kalendern und Planern;
• Meetings können im Voraus geplant werden – Sie müssen nur einen Link generieren und verteilen;
• Es gibt die Möglichkeit, den Hintergrund zu ändern, was besonders praktisch ist, wenn man von zu Hause aus arbeitet. ????

Google Meet

Google Meet ist ein weiteres Tool, das besonders nützlich für die Planung und Durchführung regelmäßiger Video-Konferenzen ist, z.B. für tägliche Morgenbesprechungen oder monatliche Treffen zwischen Manager und Mitarbeiter. Es ist praktisch, dass Google Meet geplante Meetings automatisch in den Google Kalender einträgt.

Es kommt vor, dass nicht alle an Meetings teilnehmen können oder jemandes Internet zu Hause ausfällt. In diesem Fall kann die Aufnahme aktiviert und auf Google Drive hochgeladen werden. Um störende Hintergrundgeräusche während des Meetings zu vermeiden, können alle Teilnehmer außer dem Sprecher stummgeschaltet werden. Google Meet ermöglicht es auch, den Computerbildschirm zu teilen.

Tipps für Manager

1. Planen Sie regelmäßig Einzelgespräche mit den Mitarbeitern. Verbringen Sie einen großen Teil des Gesprächs damit, sich nach dem persönlichen Leben, der Familie, der Gesundheit und dem Privatleben des Mitarbeiters zu erkundigen.
2. Nutzen Sie alle möglichen Formate der Arbeitskommunikation – Chats, Telefonanrufe, Video-Meetings. Einige Fragen können nicht schriftlich geklärt werden – es besteht die Gefahr von Missverständnissen.
3. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, nicht nur über die Arbeit zu kommunizieren. Erstellen Sie einen separaten Chat für Witze, Nachrichten, Memes und persönliche Fotos, sogar für Online-Spiele. Und nehmen Sie unbedingt an der informellen Kommunikation teil.
4. Nutzen Sie alle Möglichkeiten, um den Mitarbeitern positives Feedback zu geben und ihre Leistungen zu würdigen – sowohl im persönlichen als auch im allgemeinen Format.
5. Es ist besser, zu viel zu kommunizieren als zu wenig – ein ständiger Informationsfluss nützt allen.

Arbeitszeitplan

Für Manager, die es gewohnt sind, ihre Mitarbeiter von morgens bis abends an ihren Schreibtischen zu sehen, ist die Organisation der Remote-Arbeit oft ein besonders heikles Thema. Es mag den Anschein haben, dass die Mitarbeiter das Vertrauen missbrauchen, zu wenig arbeiten, faul sind und sich vor Aufgaben drücken.

Für viele ist es eine echte Offenbarung, dass Remote-Arbeit im Gegenteil zu Überstunden führt. Der Arbeitstag, der keine festen Zeitrahmen hat, zieht sich von den frühen Morgenstunden bis in die späten Abendstunden hin, die Pausen zwischen den „Arbeitsschichten“ werden länger, die Konzentration lässt nach, und der Mitarbeiter versucht, die unerledigte Arbeit an den Wochenenden nachzuholen. All dies wirkt sich natürlich auf das Ergebnis aus, das der Manager fälschlicherweise als Verantwortungslosigkeit interpretiert.

Für viele Teams kann die Einführung eines Arbeitszeitplans eine gute Lösung sein. Vielleicht flexibler als die üblichen „9 bis 18“ – basierend auf den Unterschieden in den Zeitzonen und den individuellen Bedürfnissen. Oder sogar verkürzt – oft wirkt sich dies positiv auf die Konzentration und das Endergebnis aus.

Eine gute Lösung können auch Arbeitszeiterfassungstools sein. Bringen Sie den Managern bei, die Zeit zu messen, die für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe benötigt wird, und dies in einem separaten Bericht zu vermerken. Versichern Sie den Mitarbeitern, dass die Zeiterfassung nicht zur strengen Kontrolle dient, sondern nur zur angemessenen Planung der Arbeitsbelastung, um übermäßige Überstunden zu vermeiden.

Nützliche Tools

Schrift

Wenn Sie das System Schrift verwenden, benötigen Sie keine zusätzliche Funktion zur Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Diese Option ist in die Aufgaben integriert. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeitet, kann er die Start- und Endzeit der Arbeit sowie eine kurze Beschreibung dessen, woran er gearbeitet hat, vermerken.

Toggle Track

Toggle Track ist ein praktisches Tool zur Erfassung der Arbeitszeit des Teams. Es ermöglicht die genaue Überwachung, wie viel Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben aufgewendet wird, was bei der korrekten Verteilung der Arbeitsbelastung hilft. Die Software integriert sich mit vielen gängigen Programmen wie Google Kalender und Notion.

Yaware

Yaware ist ein ukrainischer Dienst zur Kontrolle der Arbeitszeit. Es ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeit, Besprechungen und Pausen sowie die Bewertung der Effizienz des Teams. Yaware eignet sich für Manager, deren Mitarbeiter remote arbeiten:

• Es kann ein Bericht darüber erstellt werden, wie viel Zeit ein Manager produktiv und unproduktiv verbracht hat;
• Bei Bedarf können Screenshots des Mitarbeiterbildschirms angezeigt werden, die das Programm alle 10 Minuten erstellt.

Tipps für Manager

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, regelmäßige Pausen während der Arbeit zu machen. Setzen Sie Grenzen für die tägliche Arbeitszeit – dies hilft, Stress und potenziellem Burnout vorzubeugen.

Denken Sie daran, dass effiziente Mitarbeiter nicht diejenigen sind, die die Arbeit schnell erledigen, sondern diejenigen, die in der Lage sind, die Zeit richtig zu planen und zu verteilen. Denn Eile ist kein Zeichen von Produktivität. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht, Konzentration und Aufmerksamkeit für Details zu bewahren, um Fehler zu vermeiden und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Aufgabenplanung und Produktivität

Sie glauben doch nicht, dass jeder Mitarbeiter standardmäßig seine eigenen Aufgaben kennt, Prioritäten setzen kann, in der Lage ist, seine Arbeitszeit zu planen und Deadlines nicht vergisst? In einem Paralleluniversum arbeiten nur solche Menschen remote. Stattdessen müssen Manager auf der Erde die produktive Arbeit des Teams organisieren und kontrollieren.

Zum Glück gibt es dafür praktische Tools – für die Planung, Arbeitsverteilung, Erinnerungen, Berichterstattung usw.

Nützliche Tools

Schrift

Der Vorteil von Schrift ist die Kombination von Dokumenten- und Aufgabenverwaltung in einem System. Denn kann man sich die Erledigung von Aufgaben ohne Zugriff auf Dokumente oder andere Informationen, die diesen Aufgaben zugrunde liegen, vorstellen?

Sie benötigen keine andere zusätzliche Software, hier ist alles vorhanden, um die produktive Arbeit des Teams zu organisieren:

• Stellen Sie verschiedene Arten von Aufgaben und weisen Sie sie zu;
• Verfolgen Sie den Fortschritt der Aufgaben;
• Arbeiten Sie mit Dateien verschiedener Formate – von Tabellen bis zu Archiven;
• Genehmigen und unterschreiben Sie Dokumente;
• Setzen Sie Erinnerungen, um den Fokus nicht zu verlieren;
• Legen Sie Deadlines fest, wenn eine bestimmte Arbeit eine klare Frist hat, oder setzen Sie keine Fristen, wenn der Arbeitsprozess unbefristet oder langfristig ist.

Schrift garantiert, dass alle Mitarbeiter in einem einheitlichen System mit ihren eigenen Aufgaben arbeiten und keine Phase oder kein Teil der gemeinsamen Arbeit übersehen wird. Alle Informationen, die sich auf Arbeitsaufgaben beziehen, werden in einem sicheren Speicher aufbewahrt, und autorisierte Mitarbeiter haben jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Arbeitsprozesse.

Miro

Wenn man remote arbeitet, ist es nicht so schwierig, ein Brainstorming zu organisieren, wie es scheinen mag. Dabei hilft ein Dienst zum Erstellen von Mindmaps – Miro. Das Besondere an diesem Tool ist die Visualisierung, die es ermöglicht, Prozesse und sequentielle Elemente des Plans klar zu sehen. Das Tool enthält viele kostenlose Vorlagen mit ansprechendem und abwechslungsreichem Design.

Notion

Notion ist ein weiteres universelles Tool, das mehrere Module enthält:

• Aufgabenplanung;
• Checklisten;
• Arbeitszeiterfassung;
• Erstellung von Tabellen, Berichten und Datenbanken;
• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten – ohne Funktion der elektronischen Signatur.

Tipps für Manager

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Mitarbeiter standardmäßig die Aufgabe versteht und ihre Erledigung richtig plant. Stellen Sie häufiger Fragen und hören Sie aufmerksam zu.

Formulieren Sie Aufgaben so klar wie möglich – davon hängt die Qualität der Ausführung ab. Jede Aufgabe sollte enthalten:

• Beschreibung;
• erwartetes Ergebnis;
• Priorität;
• Frist – falls vorgesehen;
• Links zu Dokumenten, Chats, Materialien, die während der Arbeit benötigt werden könnten.

Fazit

Führung auf Distanz erfordert vom Manager keine grundlegend neuen Fähigkeiten. Ständiger Kontakt, Kommunikation und gegenseitige Unterstützung, flexible Arbeitszeitplanung, klare Aufgabenstellung und Kontrolle der Aufgabenausführung sind die Grundlage für die Verwaltung jedes Projekts. Daher sind Systeme, die all diese Funktionen und die Möglichkeit der Teamzusammenarbeit bieten, unter modernen Bedingungen äußerst wichtig.