Das Signieren von Dokumenten gehört zu den Arbeitsaufgaben, die manuell viel Zeit in Anspruch nehmen und ein Höchstmaß an Genauigkeit erfordern. Daher ist es von grundlegender Bedeutung, diesen Prozess sowie den Datenaustausch und die Kommunikation zu digitalisieren. Das Ziel kann dank der Einführung eines modernen Automatisierungssystems für das Dokumentenmanagement wie Schrift erreicht werden. Dies wird dazu beitragen, Interaktionen nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch außerhalb davon herzustellen. Was sind die wichtigsten seines Funktionierens auf beiden Ebenen?

Das DMS ist ein bequemes und sicheres Raum zum Unterzeichnen von Dokumenten

●     Im Unternehmen

Beim elektronischen Dokumentenmanagement denkt man zuerst an den unternehmensinternen Datenaustausch, das heißt zwischen Mitarbeitern und Abteilungs- und Bereichsleitern. Dies ist wirklich von entscheidender Bedeutung, da die Genauigkeit der getroffenen Entscheidungen von der Geschwindigkeit der Informationsbeschaffung abhängt. Das Signieren von Dokumenten ist eine der Hauptphasen dieses Geschäftsprozesses.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System ist darauf ausgelegt, solche internen Anforderungen zu erfüllen. Als Nächstes schauen wir uns genau an, wie das innerhalb eines einzelnen Unternehmens funktioniert.

Angenommen, ein Teammitglied/Leiter erstellt ein Dokument nach der Vorlage und dann:

1. Plant die Reihenfolge der Genehmigung und Unterzeichnung gemäß den Zielen.
2. Sammelt Genehmigungen und Unterschriften auf eine der folgenden Arten:
   • manuell an bestimmte Personen (einschließlich zusätzliche) zum Unterschreiben sendet;
   • automatisch auf parallel-serieller Reihenfolge.
3. Erhält das Dokument mit einer Schrift-Signatur oder QES.
4. Lässt es automatisch oder von einer verantwortlichen Person oder einem anderen Stelleninhaber registrieren.
5. Versendet innerhalb des Unternehmens (öffentlich, privat) oder an externe Geschäftspartner – zur Information, Prüfung oder Ausführung.

So dauert der elektronische Dokumentenfluss (EDF) dank Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen nur wenige Minuten. Es ist nicht notwendig, Dokumente von Grund auf neu zu erstellen – es reicht aus, die gewünschte Vorlage auszuwählen. Der automatische Modus der Registrierung, des Versandes zum Unterschreiben und der weiteren Verteilung erhöht die Produktivität des gesamten Teams erheblich.

Darüber hinaus ist es möglich, Interaktionsprozesse mit anderen Unternehmen zu optimieren.

●     Mit Geschäftspartner

Ein Dokumentenverwaltungssystem ist auch nützlich, um Beziehungen zu anderen juristischen Personen aufzubauen, z. B. den Lieferanten oder Auftragnehmern Ihres Unternehmens. Die einzigartige Funktion ist, dass sich Geschäftspartner nicht im DMS registrieren müssen, um Verträge abzuschließen und zu unterzeichnen. Was ist das Geheimnis?

Schrift hat einen Modus, der speziell für nicht registrierte Kunden entwickelt wurde. Der Ansprechpartner eines Geschäftspartners erhält Ihr Benachrichtigungsschreiben per E-Mail und gelangt über den Link in den Gästebereich. Von hier aus kann man das Dokument auf ein Gerät herunterladen, was bedeutet, dass beide Parteien das Original haben werden.

Um auf die vollständige Schnittstelle zuzugreifen und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu erweitern, muss der Benutzer ein Konto für sein Unternehmen erstellen. Aber auch in diesem Fall kann er den Modus der Gästekommunikation mit Ihnen wählen – alles hängt von individuellen Zielen ab.

Auch wenn Ihr Geschäftspartner kein vollwertiger Benutzer des elektronischen Dokumentenmanagement-Systems ist, können Sie:

1. Informationen mit dem Ansprechpartner austauschen und Vereinbarungen festhalten.
2. den Zugriff nur auf die Daten, die für dieses Unternehmen relevant sind, öffnen.
3. einen Ansprechpartner als Unterzeichner angeben, wenn Sie ein  Dokument erstellen oder daran arbeiten.
4. die Methode zur Unterzeichnung – festgelegt durch das Schrift-System oder nur als qualifizierte elektronische Signatur (QES) – wählen.
5. gemeinsam an einem Dokument arbeiten, um beispielsweise die Vertragsbedingungen zu vereinbaren.
6. als Ergebnis – ein Dokument mit einer geplanten Unterschrift in kürzester Zeit erhalten.

Und außerdem sehen Sie von beiden Seiten, in welchem ​​​​Stadium des Lebenszyklus sich das Dokument befindet (unterzeichnet, registriert usw.). Auf diese Weise können Sie den Prozess steuern und zeitnah relevante Geschäftsentscheidungen treffen. 

Stimmen Sie zu, dass dieser Ansatz die Geschäftskommunikation einfacher und transparenter macht. Alles geschieht zu 100 % aus der Ferne, was bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal Geschäftstreffen abhalten müssen, wenn Sie weitere Dokumente genehmigen und unterzeichnen müssen.

Bitte beachten Sie: Die Gültigkeit der erhaltenen Unterschrift kann jederzeit überprüft werden. Dafür eignen sich sowohl eingebaute System-Tools als auch Dienste von Drittanbietern.

Welche anderen DMS-Funktionen sind für die Dokumentenbearbeitung nützlich?

Das System verfügt über eine breite Funktionalität, mit der man ein natives Dokumentenmanagement durchführen kann. Das bedeutet nicht nur austauschen und unterschreiben, sondern auch:

• Dokumentenentwürfe vorbereiten und jeweiligen Dateien erstellen;
• Daten ansehen, ohne Dateien herunterzuladen, und den Versionsverlauf beibehalten;
• nach Informationen im System suchen, einschließlich der Verwendung von Filtern;
• Daten systematisieren und sie in einer sicher geschützten Datenbank speichern;
• Tools und Datenzugriff auf andere Mitarbeiter übertragen.

Alle Transaktionen im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Dokumenten und Daten werden im System aufgezeichnet. Auf diese Weise kann man die Aktivitäten von Mitarbeitern und Drittbenutzern überwachen sowie die Korrektheit und Aktualität der Ausführung von solchen Prozessen wie Ausfüllen, Korrigieren, Unterzeichnen usw. kontrollieren.

Wer die täglichen Geschäftsprozesse optimieren und die externe Kommunikation etablieren möchte, kommt an einem elektronischen Dokumentenmanagement-System nicht vorbei. Schaffen Sie einen ergonomischen und sicheren Raum für die gemeinsame Arbeit der Teams, Manager und Auftragnehmer, auch nicht registrierte.