Business hat heute viele Möglichkeiten, die Teamproduktivität zu maximieren. Eine von ihnen ist die Einführung digitaler Technologien, insbesondere elektronische Dokumentenmanagement-Systeme. Sie können mit ihnen einen komfortablen Arbeitsplatz schaffen und ihn an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassen. Eine der wertvollen Funktionen eines DMS, die sich positiv auf die Produktivität auswirkt, ist die flexible Verwaltung von Projekten und Aufgaben. In Schrift wird dies auf Basis des bekannten GTD-Ansatzes implementiert. Was ist die Besonderheit dieser Methode und welche anderen Funktionen werden möglicherweise benötigt, erzählen wir in diesem Artikel.

Getting Things Done: Ziele sicher erreichen

Idealerweise sollte jedes Teammitglied die ihm übertragenen Aufgaben nicht nur erledigen, sondern auch motiviert bleiben. GTD wurde entwickelt, um Ausführende vom Unbehagen, das durch Multitasking, Termindruck und erhöhte Verantwortung für das Ergebnis entsteht, zu befreien.

Dies ist ein einfacher, aber sehr effektiver Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Aufgabe hat folgende Pflichtelemente: das Thema (beschreibt das Wesentliche), der Verantwortliche (führt die Arbeit aus) und der Aufgabensteller (nimmt das Ergebnis ab). Weitere Attribute – Beschreibung, Begriff, Priorität, Erinnerung – können beliebig gesetzt werden.

Jede Aufgabe ist ein separates Objekt des Dokumentenmanagement-Systems, was bedeutet, dass sie ihre eigenen Attribute haben kann, insbesondere:

•     Kategorie: Ausführung, Unterzeichnung, Registrierung oder Werte. Die Aufteilung nach Kategorien vereinfacht die Suche und Filterung von Daten im System erheblich und macht die Schnittstelle übersichtlicher.
•     Status: in Bearbeitung, Entwurf, zur Überprüfung bereit, verschoben, abgeschlossen/storniert, Bestätigung ausstehend. Der Status ändert sich während der Erfüllung der Aufgabe.
•     Typ: übergeordnete, untergeordnete. Die ersten werden unabhängig von anderen Objekten erstellt, die zweiten – im Rahmen bestimmter EDF-Prozesse, beispielsweise beim Versenden eines Dokuments zur Signatur.

Im elektronischen Dokumentenmanagement-System wird dieser Ansatz in einem intuitiv verständlichen Format implementiert. Ein Benutzer kann mit wenigen Klicks eine Aufgabe erstellen, einen Ausführenden zuweisen und eine Erinnerung festlegen, und ein anderer kann die Details anzeigen, mit der Arbeit beginnen und sie zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeben.

Stellen Sie sich vor, wie viel schneller der Prozess der Ideenfindung und deren Umsetzung wird! Hinzu kommen Funktionen, die die Dokumentenverarbeitung und Geschäftskommunikation optimieren – zusammen bilden sie ein leistungsstarkes Tool zur Maximierung der Produktivität.

Alles, was für eine produktive Arbeite benötigt wird

Das Dokumentenmanagement-System ist ein umfassendes Business-Tool zur Organisation der effektiven Arbeit sowohl eines Teams als auch eines einzelnen Mitarbeiters. Kein Wunder, weil es eine ganze Reihe nützlicher Funktionen enthält.

Damit haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Ihre täglichen Prozesse zu verbessern:

–       schnelle Erstellung von Aufgaben mit Festlegung von Priorität, Termin und anderen Attributen;

–       Aufgaben miteinander oder mit anderen Objekten verknüpfen und wichtige Informationen (Dateien, Ereignisse) sammeln;

–       Besprechung von Aufgaben- und Projektdetails mit Mitarbeitern und Leitern in internen Chats;

–       vollständig elektronischer Dokumentenfluss: von der Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen bis zur automatischen Registrierung und zum Versand;

–       einfache und problemlose Kommunikation mit Geschäftspartnern, auch nicht registrierten, zur Vereinbarung und Unterzeichnung von Verträgen;

–       Zugriffskontrolle für eine sicherere und komfortablere Zusammenarbeit im Team und mit externen Benutzern.

Ein flexibler Ansatz zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben, nativer digitaler Dokumentenfluss, ein separater Raum für externe und interne Kommunikation … All dies trägt dazu bei, ein neues Produktivitätsniveau zu erreichen – sowohl persönlich als auch im Team. Schluss mit Routine und langem Warten auf die nächste Aufgabe oder das nächste Dokument – ​​der Workflow ist einfach, transparent und für jeden verständlich!