Die Einführung eines DMS ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation. Dies eröffnet weitreichende Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Ebene des gesamten Unternehmens. Es geht sowohl um bequemes Dokumentenmanagement als auch um den Aufbau einer effektiven Geschäftskommunikation. Das umfassende Schrift-System hat beide Aspekte im Fokus, da es sich an den Bedürfnissen und Anforderungen der modernen Wirtschaft orientiert. Wie alles läuft und welche Funktionen helfen, das Ziel zu erreichen, erzählen wir weiter.
Ein digitales Dokumentenmanagement-System ist ein neuer Standard der Geschäftskommunikation
Die DMS-Möglichkeiten sind längst über die Beschleunigung der Arbeit mit Dokumenten und Dateien hinausgegangen. Die Einrichtung des nativen Dokumentenmanagements bleibt noch eine der Schlüsselfunktionen, aber bei weitem nicht die einzige. Seine Funktionalität umfasst viele andere Prozesse des Unternehmens, insbesondere den Aufbau und die Aufrechterhaltung interner und externer Kommunikation.
Das EDM hilft beim Aufbau einer Interaktion zwischen allen interessierten Parteien:
- Teammitglieder können bequem Informationen untereinander, mit anderen Unternehmensabteilungen und mit der Unternehmensleitung austauschen, verschiedene arbeitsbezogene Probleme lösen und über Streitpunkte diskutieren.
- Manager erhalten ohne Verzögerung wichtige Daten „aus erster Hand“ auf der Ebene einer Arbeitsgruppe, eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines eigenständigen Unternehmensbereichs, was die Annahme von Geschäftsentscheidungen beschleunigt und deren Genauigkeit sicherstellt.
- Das Unternehmen ist in der Lage, eine enge Partnerschaft zu seinen Geschäftsfreunden aufrechtzuerhalten, Dokumente in einem sicheren digitalen Raum zu senden und zu empfangen sowie eine Historie der Interaktionen mit jedem zu pflegen.
Innerhalb eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems können somit unterschiedliche Arbeitsprozesse stattfinden: von der Erstellung von Dokumenten über das Projektmanagement bis hin zum Verbindungsaufbau zwischen allen Personen, die direkt mit diesen Dokumenten und Projekten zu tun haben.
Möglich wird ein solches Multitasking durch das Vorhandensein verschiedener Funktionen im System sowie durch seine Fähigkeit, sich an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens im Bereich der Kommunikation anzupassen.
Einzigartige Fähigkeiten eines DMS für effektive Kommunikation
Ein modernes Automatisierungssystem für das Dokumentenmanagement ist eine komplexe Zusammensetzung von Softwarelösungen und organisatorischer Unterstützung. Er übernimmt die Automatisierung und Integration wichtiger Geschäftsprozesse, vereinheitlicht alle Vorschriften und Verfahren und verwendet verschiedene Kommunikationsmethoden.
Schrift ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein System als nützliches Werkzeug für die Arbeit mit Dokumenten und als bequemer und sicherer Kommunikationskanal fungieren kann. Und dazu, wie oben erwähnt, ist es auf allen Geschäftsebenen und sogar außerhalb des Unternehmens anwendbar.
Über die Plattform können Sie effektiv mit verschiedenen Teilnehmern kommunizieren und relevante Ziele erreichen:
- die notwendigen Informationen von allen bestehenden Arbeitsgruppen in wenigen Minuten dank bequemer Chats sammeln;
- Nachrichten in Chats verwalten: filtern, ändern, löschen, mit oder ohne Benachrichtigung senden und Details sehen;
- Dokumente im digitalen Raum austauschen (einschließlich automatischer Versendung), ohne Zeit für manuelles Bearbeiten von Dokumenten zu verschwenden;
- sich mit Kontaktpersonen der Geschäftspartner zu verschiedenen Themen in Verbindung zu setzen und die notwendigen Daten ohne lange Wartezeiten erhalten;
- Beziehungen auch zu nicht im System registrierten Geschäftspartnern aufbauen, um mit ihnen Verträge abzuschließen;
- mit Partnern bei öffentlichen Links zusammenarbeiten und erweiterte Zugangsparameter festlegen;
- eine Garantie abgeben, dass alle Daten das Eigentum eines Unternehmens bleiben und sicher geschützt werden, auch wenn ein Mitarbeiter entlassen wird.
Fügen Sie die folgenden Funktionen hinzu, um einen kompletten Zyklus des elektronischen Dokumentenmanagements sicherzustellen: von der Planung der Genehmigungsphasen bis zur Speicherung von Daten in einer einheitlichen Datenbank mit zuverlässigem Schutz. Und Sie erhalten ein umfassendes Tool zur Automatisierung der täglichen Prozesse Ihres Unternehmens.
Glauben Sie immer noch, dass sich das EDM ausschließlich auf die Bearbeitung von Dokumenten und Dateien konzentriert? Unter heutigen Bedingungen sind seine Möglichkeiten viel größer! Die Implementierung eines solchen digitalen Systems in einem Unternehmen ist die richtige Entscheidung, wenn es Ihr Ziel ist, eine sichere, flexible und komfortable Arbeitsumgebung zu schaffen. Und es ist auch eine gute Gelegenheit, sich skalieren zu lassen und die Prozesse an die aktuellen Anforderungen des Unternehmens und die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Teilnehmers anzupassen.