Všechny organizace a podniky tak či onak spravují dokumenty. Ne všechny však mají jednotný uspořádaný systém pro vytváření, úpravy, schvalování, podepisování, distribuci a ukládání dokumentů. Ve skutečnosti mnoho organizací stále používá běžné skříně a kartotéky, nebo zaměstnanci jednoduše ukládají dokumenty tam, kde a jak uznají za vhodné. Má takový „systém“ výhody? Pochybné. Nevýhody? Bezpočet. Shromáždili jsme jen deset z nich — pokud v několika bodech poznáváte svůj vlastní styl práce, doporučujeme zvážit modernější a bezpečnější řešení pro práci s dokumenty.

№1. Váš pracovní stůl je přeplněn papíry

Pravděpodobně se váš podnik již vydal na cestu digitalizace. Například používáte účetní a logistické programy, e-mail pro komunikaci, kancelářské balíky pro vytváření smluv a objednávek. Ale něco vás brání v plném ponoření do moderního elektronického oběhu dokumentů, a pracovní stoly vašich zaměstnanců jsou přeplněné faktury, akty, dopisy?

Takový hybridní přístup přináší více chaosu a zklamání než uspokojení z opravdové digitalizace. Dokumenty mají různé formáty, nacházejí se na různých místech, například současně v papírových složkách a na digitálních médiích, patří různým zaměstnancům. Správa takového oběhu dokumentů je obtížná.

№2. Vaši zaměstnanci komunikují v messengeru

Komunikace v messengerech je běžná věc. Ale pokud se všechny pracovní procesy přesunou do Viber nebo Telegram, přináší to určité nepříjemnosti a dokonce rizika.

1. V obecném chatu se komunikuje najednou o všech tématech a směrech. Někdo domlouvá dodávku zboží, někdo schvaluje smlouvu, někdo diskutuje o designu pohlednic pro pozdrav partnerů. Někdy se do takových chatů dostanou i dokumenty. A pak najít něco důležitého v lavině diskuzí — to je téměř nemožné.
2. Vytváření samostatných větví pro témata jen částečně pomáhá vyřešit problém. Koneckonců, pak musíte hledat ne v jednom, ale v deseti chatech.
3. Někdy zaměstnanci vytvářejí vlastní chaty nebo uzavřené skupiny pro komunikaci o určitých otázkách. Pokud manažer nemá přístup k takovým kanálům, část pracovních procesů zůstává bez povšimnutí.

Přeneste pracovní komunikaci do systému Schrift. Zde můžete zanechat komentáře k úkolům nebo dokumentům, stejně jako komunikovat v tematických chatech. Dokonce i v obecném chatu můžete vést korespondenci pouze s určitými kolegy — ostatním účastníkům zprávy nebudou dostupné. To umožňuje nerušit kolegy, pokud se některé otázky netýkají všech.

Zde můžete také sdílet odkazy, soubory, screenshoty, jako v běžných messengerech. Budete si však jisti, že pracovní materiály a dokumenty nebudou „uniknout“ cizím lidem. Je výhodné, že se ukládá celá historie komunikace — a vždy můžete posunout nahoru, abyste si připomněli určité dohody.

№3. Nejste si jisti, že dokument, který prohlížíte, je aktuální

Společná práce na dokumentu nebo vícestupňové schvalování může být vyčerpávající proces. Vaše schránka je zaplavena nespočetnými kopiemi stejného dokumentu, který byl každým kolegou trochu upraven. Takové úpravy jsou často prováděny bez zohlednění změn, které již provedli jiní zaměstnanci. A nikdo si nepamatuje, jaká byla původní verze dokumentu. To způsobuje zmatek a pravděpodobně nečiní vaši společnou práci produktivní. A pokud každý aktualizovaný dokument pokaždé vytisknete — to vyžaduje tuny papíru a litry inkoustu.

Místo toho efektivní systém pro oběh dokumentů, jako je Schrift, má nástroje pro společnou práci na dokumentech, které uživatelům umožňují současně prohlížet a upravovat dokumenty bez nutnosti posílat e-maily. A také v případě potřeby prohlížet a dokonce obnovovat předchozí verze dokumentů.

Schrift také dbá na úsporu digitálního prostoru. Pokud znovu použijete určitý soubor, který již je v systému, ale nachází se v jiném úkolu nebo jiném dokumentu, vytvoří se kopie. Systém však bude považovat duplikáty za jeden soubor — pokud jeho obsah zůstane nezměněn.

№4. Používáte e-mail pro výměnu dokumentů

Pokud vaše digitální řešení nejsou dokonalá, pravděpodobně zaměstnanci najdou jiné způsoby, jak si uspořádat vlastní práci. Nejčastěji — posílají dokumenty e-mailem. Ale kromě toho, že je to nepohodlné, vytváří to skutečnou hrozbu pro bezpečnost vaší dokumentace:

• nemůžete kontrolovat spolehlivost programů nebo e-mailových služeb, které kolegové používají, ani způsob jejich použití;
• nevíte, zda byl vámi odeslaný e-mail přijat, zda byly soubory staženy, zda byl e-mail přeposlán jiným lidem;
• data se rozcházejí a „usazují“ na různých počítačích, stávají se zranitelnými;
• soubor se duplikuje a úložiště se násobí počtem lidí v korespondenci;
• po obdržení dokumentu nevíte, komu patří, kdo jej vytvořil, kdy a jaké změny byly provedeny;
• vyhledávání potřebných dokumentů je obtížné nebo nemožné.

Nemá smysl zakazovat používání e-mailu v případě absence vlastního životaschopného řešení. Lepší je zavést cloudový systém pro oběh dokumentů, který umožní nejen vytvářet a ukládat, ale také spolupracovat na dokumentech — sdílet, provádět změny viditelné pro všechny účastníky, komentovat. Řešení by také mělo chránit vaše data před běžnými hrozbami, jako je ztráta počítače nebo prolomení hesla.

№5. Cenné dokumenty se ztrácejí

Pokud si často všimnete, že cenné dokumenty „leží bez dozoru“ nebo dokonce nenávratně mizí, jednoznačně potřebujete spolehlivý systém pro oběh dokumentů.

Centralizovaný systém pomůže organizovat a snadno najít dokumenty, zejména — důležité. Například Schrift má samostatnou sekci — Cennosti. Zde jsou uloženy informace o uložení vašich klíčových dokumentů: certifikátů, licencí, důležitých smluv, razítek. Budete přesně vědět, kde se cenný dokument nachází a kdo je zodpovědný za jeho uložení.

№6. Vzdálená práce je pro vás problém

Pokud vaši zaměstnanci občas nebo trvale pracují mimo kancelář (a v moderním podnikatelském prostředí to již dávno není výjimka, ale běžná praxe), měli byste zavést systém pro oběh dokumentů. Bez něj je prostě nemožná produktivní práce. Představte si manažera, který odjel na služební cestu a zapomněl na stole kartonovou složku s dokumenty. Nebo ředitele, který se musí vracet do kanceláře pokaždé, když potřebuje podepsat objednávku.

Schrift obsahuje veškeré potřebné funkce pro práci nebo řízení podniku bez ohledu na umístění: úkoly a připomenutí, faksimile nebo kvalifikovaný elektronický podpis, komunikace, ochrana dokumentů.

№7. Nejste si jisti bezpečností vaší dokumentace

Ztráta nebo krádež dokumentů — to je skutečná hrozba, které se bojí každá společnost. Únik dat může poškodit obchodní reputaci nebo dokonce být překážkou pro pokračování plnohodnotné činnosti. I když ztracené nebo zničené dokumenty lze obnovit — to jsou zbytečné starosti a náklady na zdroje.

Jak ukazuje výzkum, navzdory všem existujícím nebezpečím společnosti nepřijímají dostatečná opatření proti hrozbám. Podle údajů The Biggest Data Breaches (2021) má jen o něco více než polovina podniků zdokumentovaný plán v případě útoků. Zamyslete se, zda máte plán v případě:

• zásahu ruské rakety, požáru, povodně;
• návštěvy kanceláře zástupci donucovacích orgánů;
• blackoutu;
• ztráty nebo „úniku“ ze strany nepoctivých zaměstnanců;
• kybernetických útoků;
• prolomení přístupu k systému.

Postarejte se o bezpečnost vašich dat — přeneste dokumenty a procesy do systému pro oběh dokumentů Schrift. A my vám poskytneme veškeré záruky spolehlivé ochrany:

• ukládání na distribuovaných serverech v Německu se zálohováním;
• technologie Schrift Encryption, díky které nikdo kromě zaměstnanců klienta nemůže získat přístup k dešifrovaným datům bez souhlasu samotného klienta — ani administrátoři cloudové služby nebo datového centra, ani hackeři, ani donucovací orgány;
• spolehlivá hesla, která jsou uložena v převedené, bezpečné podobě s použitím jednosměrného hashování;
• přístup k společnosti pouze prostřednictvím identifikace pomocí KEP;
• dvoufaktorová autentizace;
• úrovně důvěrnosti dokumentů: základní, důvěrné nebo tajné.

№8. Ztrácíte čas hledáním dokumentů

Jak otravné, když se nepodaří najít potřebný dokument — v zásuvkách pracovního stolu, na počítači, na policích. Prohlížení stovek složek, hledání v přeplněné e-mailové schránce, procházení koše — to zabírá čas, snižuje produktivitu, nutí čekat kolegy