Implementace systému elektronické správy dokumentů umožňuje chránit dokumenty a hodnoty, automatizovat procesy, zvýšit produktivitu a postupně dosahovat lepších výsledků. Nicméně nesprávný výběr systému a nepřemýšlený proces nasazení může způsobit zklamání, vést k chybám a přerušením v práci, snížit úroveň spokojenosti s digitalizací a zájem o optimalizaci práce.

Chyba 1. Vybrat řešení, které nemusí odpovídat budoucím potřebám

Nedělejte chybu výběrem řešení, které možná odpovídá vašim současným potřebám, ale nezohledňuje budoucí růst vaší společnosti. Berte v úvahu vaše strategické cíle a vybírejte systém, který může škálovat.

Právě cloudová řešení mají tuto výhodu. Postupem času můžete snadno zvětšit úložiště, přidat pracovní místa, rozšířit možnosti.

Může vás také zajímat – „Jak vybrat systém pro správu dokumentů? 7 důležitých kritérií“.

Chyba 2. Podceňovat bezpečnost dokumentů

V digitálním světě má bezpečnost zásadní význam. Zanedbání bezpečnosti dokumentů může vést k úniku dat, přístupu třetích stran, ztrátě nebo zničení dokumentů.

Vyberte systém, který používá spolehlivé šifrování a víceúrovňový přístupový kontrolu. Zodpovědně přiřazujte role a kontrolujte práva vašich zaměstnanců, abyste se ujistili, že pouze autorizovaní zaměstnanci s příslušnými oprávněními mají přístup k důvěrným datům.

Existuje také problém spolehlivosti serverů, útoků škodlivého softwaru, lidských chyb. Zanedbání zálohování činí vaši organizaci zranitelnou vůči různým rizikům, včetně ztráty cenných dokumentů a zastavení současných procesů.

Proto věnujte pozornost tomu, zda vaše řešení zahrnuje zálohování a obnovu dat, a jak spolehlivé jsou servery, kde jsou data uložena.

Chyba 3. Vybrat systém s omezenou funkcionalitou

Existuje rozšířené přesvědčení, že automatizovaná řešení by měla být zrcadlovým odrazem současných manuálních procesů. Ale ve skutečnosti stávající způsob práce — to je jen výchozí bod. Často tento současný přístup — není dostatečně promyšlený, nebezpečný a nepohodlný, proto zaměstnanci používají různé další programy a „vlastní“ řešení, aby učinili svou práci modernější a flexibilnější.

Proto byste neměli zastavit svůj výběr na systému, který představuje pouze úložiště digitalizovaných dokumentů.

Kromě samotného ukládání by systém měl mít další funkce — správu dokumentů, prostor pro společnou práci a komunikaci, podepisování dokumentů a další možnosti. To umožní opustit zastaralé přístupy a vylepšit práci, a nejen se zbavit papíru.

Chyba 4. Implementovat systém nepřemýšleně

Můžete „vzít na sebe příliš mnoho“, nasazovat řešení najednou pro celou organizaci, pokud je dostatečně velká. Nebo naopak začít v malém a zapojit do používání nového systému pouze jedno oddělení. V takovém případě, když začnete nastavovat společné pracovní procesy, různé pochopení a používání systému může vést k významným problémům.

Pokud se rozhodnete pro postupný přístup, je důležité správně určit pořadí implementace. Řekněme, pokud v první řadě plánujete přenést do elektronického systému správy dokumentů účetnictví, následujícími by měly být oddělení, která spolupracují s účetnictvím — jinak bude obtížné vytvořit vazby mezi digitálním a papírovým „pólem“ vaší organizace. To může vést k nedorozuměním a zbytečným potížím.

Doporučujeme nepřenášet celý papírový obsah do elektronického systému bez předchozího třídění. Nejprve — vypracujte strukturu. Například místo obvyklého rozdělení podle témat můžete použít funkce jako tagování, které optimalizuje vyhledávání dokumentů a šetří váš čas. Je lepší mít další filtry pro upřesnění vyhledávání podle data, jména odpovědného, tématu, umístění, než se spoléhat na hluboké víceúrovňové vnoření. Povzbuzujte zaměstnance, aby označovali dokumenty příslušnými tagy a klíčovými slovy, aby důsledně klasifikovali, zlepšili celkovou organizaci a efektivitu.

Lidé obvykle nadšeně přijímají nové digitální nástroje. Proto zaměstnanci mohou požádat o automatizaci procesů, které přesahují předem stanovené rámce. Pokud se podvolíte těmto požadavkům, může to výrazně zpomalit a zkomplikovat proces implementace elektronického systému správy dokumentů.

Pro vás může být užitečné – „7 jednoduchých kroků od papírového chaosu k digitálnímu pořádku“.

Chyba 5. Neposlouchat zpětnou vazbu týmu

Testování systému — dobrý způsob, jak si zvyknout na nové procesy, seznámit se se systémem, naučit zaměstnance a tím se vyhnout překvapením, která později mohou být příčinou poruch a chyb. Testování také umožňuje zaznamenat pokrok — růst produktivity, uspořádanost dokumentů a procesů, efektivní řízení.

Běžná chyba — dělat proces testování elektronického systému správy dokumentů „elitním“ a zvát pouze vedoucí oddělení a „nejlepší“ zaměstnance. Tak existuje riziko nepovšimnutí důležitých detailů, které mají význam pro zaměstnance jiných úrovní kvalifikace a pracovních povinností. Navíc to může poškodit pracovní vztahy v kolektivu.

Proto jednoduchá rada: zapojte do testování a implementace systému zaměstnance všech oddělení a úrovní. A udržujte stálou zpětnou vazbu — ohledně úspěšných a neúspěšných stránek vašich procesů.

To však neznamená, že všichni zaměstnanci by měli mít stejná oprávnění a přístupy. Poskytujte určitá práva a přístupy pouze těm, kteří je skutečně potřebují. Jinak v systému rychle zavládne chaos — zaměstnanci si budou navzájem překážet a společnému úkolu.

Chyba 6. Nevzdělávat zaměstnance

Pokud zaměstnanci na všech úrovních nepřijmou nový systém a neuvěří, že bude mít pozitivní dopad na pracovní procesy, produktivitu a rychlost implementace utrpí.

Příčinou negativity ze strany kolektivu může být nedostatek komunikace. Pokud zaměstnanci nevědí, proč dochází ke změnám a k čemu jsou vůbec potřeba, může vzniknout strach a odpor vůči neznámému, a také nevědomé držení se starých, známých procesů, které jsou dobře známé a „bezpečné“.

Přečtěte si také – „10 znaků, že vaše firma potřebuje systém pro správu dokumentů“.

Proto pravidelně komunikujte, vysvětlujte výhody nových procesů. Například, pokud dříve vyhledávání určitého dokumentu vyžadovalo procházku do úložiště, nyní není třeba ani vstávat od stolu — vyhledávání probíhá okamžitě. Stejně tak je třeba sdělovat výhody společné práce na úkolech, sledování pracovního času, komunikace uvnitř systému namísto messengerů atd.

Předem vypracujte a představte týmu společná pravidla, například pojmenování a tagování dokumentů, pravidla nahrávání, proces schvalování a rozesílání dokumentů atd. To pomůže minimalizovat chyby uživatelů a vyhnout se zmatkům.

Pořádejte pravidelné školení pro vaše manažery — nejen ohledně práce s vaším elektronickým systémem správy dokumentů, ale také ohledně obecných principů produktivní práce — plánování, time managementu, organizace pracovního prostoru, spolupráce. Společné vzdělávání, včetně řízení procesů a dokumentů, také přispěje k navázání spolupráce mezi odděleními.

Závěr

Udělejme správu dokumentů snadnou! Věnujte čas výběru nejlepšího systému pro správu dokumentů, který odpovídá požadavkům na bezpečnost, škálování a funkcionalitu, připravte plán a strategii implementace, zapojte vaše zaměstnance do testování a nasazení systému. Tak získáte všechny výhody dobře organizované a produktivní správy dokumentů.

Pamatujte, že kontrola nad vašimi dokumenty, procesy a komunikacemi — to je investice do úspěchu vaší organizace.