Pragnete optimalizovat své pracovní procesy a vyvinout promyšlený systém správy dokumentace. Ale implementace a nastavení takového systému se může zdát nepřístupnou skálou. Pokud nemáte jasný plán — je to tak. Nicméně postupný přístup vám pomůže přejít na stranu digitalizace bez zbytečného stresu a ztrát.

Krok 1. Přijměte rozhodnutí o digitalizaci a připravte se na dlouhodobý proces

I ten nejmodernější a nejfunkčnější systém vám nezajistí okamžitý přechod na elektronickou správu dokumentů. Je totiž potřeba čas na přípravu, promyšlený výběr, testování a nastavení, postupnou změnu zastaralých procesů na nové.

Mnoho závisí na rozhodnosti a sebevědomí vedoucího pracovníka, jeho otevřenosti k implementaci nových nástrojů a systémů, a také na ochotě jít naproti zaměstnancům a hledat společná řešení.

Připravte se tedy na postupný, poměrně dlouhý a zásadní projekt, který změní váš přístup k dokumentům a pracovní procesy kolektivu.

Krok 2. Proveďte analýzu „jak to je teď“

Najděte si čas, abyste plně pochopili procesy závislé na papíru, jaké jsou dnes.

Pochopení současného stavu se stane základem pro hledání lepšího řešení, které uspokojí naléhavé potřeby.

Uspořádejte papírové dokumenty a digitální soubory. Klasifikujte dokumenty podle:

• oddělení;
• procesů;
• fází „životního cyklu“ dokumentu: schvalování, podepisování, ukládání.

Zapojte do uspořádání dokumentů zaměstnance, kteří s nimi přímo pracují.

Vždyť oni lépe znají specifika své každodenní práce než vedoucí. Zeptejte se:

• Co iniciuje vytvoření dokumentu: e-mail, telefonát, elektronický formulář, papírový formulář, dopis, který přichází běžnou poštou, žádost, interní objednávka?
• Podle jakých šablon se vytvářejí opakované dokumenty?
• Jak se dokumenty číslují?
• Vedou se záznamy o příchozí a odchozí dokumentaci v denících? Kdo je za to odpovědný?
• Co představuje další proces práce s dokumentem? Kam se dostane? Kdo s ním pracuje?
• Jak probíhá schvalování, schválení, podepisování dokumentů?
• Čím se liší práce s interní a externí dokumentací?
• Jak probíhá spolupráce s externími stranami vaší činnosti — partnery, zákazníky, dodavateli?
• Kde a jak se dokumenty ukládají? Jak jsou chráněny před všemi možnými riziky?
• Jaká část práce se provádí ručně? Jak automatizace těchto procesů zjednoduší práci?
• Potřebují někteří zaměstnanci vzdálený přístup k dokumentům?

To vše se stane základem pro další plánování a implementaci systému.

Musíte najít zdroj „bolesti“ — nepohodlí a složitosti procesů, zbytečných časových nákladů, provádění „hloupé práce“. Pak budete moci předepsat „léčbu“ — řešení, které pomůže nahradit slabé články vašeho mechanismu.

Krok 3. Stanovte cíle a úkoly

Vycházejte z rozdílu mezi tím, „jak to je“ a tím, „jak by to mělo být“, můžete stanovit cíle.

Cíle, jak známo, mohou být globální, například zavést v organizaci elektronickou správu dokumentů, nebo lokální, jako digitalizovat stávající papírové dokumenty a přenést je na bezpečné a spolehlivé servery, určit jednotná pravidla pro vytváření, podepisování, ukládání dokumentů atd.

Na základě stanovených cílů vypracujte jasný plán a přidělte úkoly vedoucím a zaměstnancům odpovědným za jeho realizaci. Všechny úkoly musí mít:

• popis (description);
• očekávaný výsledek (definition of done);
• termín splnění (deadline).

Například, stanovíte si cíl vybrat a spustit systém pro správu dokumentů. Úkoly, které vás přiblíží k dosažení cíle, budou:

1. Porovnání stávajících nabídek na trhu a výběr nejvhodnějšího systému.
2. Testování systému a technické podpory. Schválení a podepsání smlouvy, výběr tarifu a platba softwaru.
3. Konečné nastavení a spuštění.
4. Přenos dokumentů do systému a nastavení procesů.
5. Školení vedoucích a zaměstnanců.
6. Řešení aktuálních problémů a opravy chyb, vylepšování procesů, dopracování řešení.

Každý z úkolů může být rozdělen na menší podúkoly s popisem a termínem splnění. A tak dále.

Krok 4. Vyberte nejlepší systém pro správu dokumentů

Pokud jste zodpovědně přistoupili k předchozím přípravným krokům, nebude pro vás obtížné vybrat systém, který bude odpovídat vašim cílům a potřebám. Nicméně, stručně:

• vytvořte seznam funkcí, které považujete za nezbytné pro správu elektronické dokumentace, například přítomnost mobilní aplikace, kvalifikovaný podpis, dvoufaktorová autentizace uživatelů;
• stanovte požadavky na bezpečnost;
• spočítejte počet potřebných pracovních míst;
• stanovte rozpočet;
• proveďte intenzivní výzkum, abyste vybrali nejlepší možnost.

Pokud si nejste jisti, přečtěte si náš článek – „Jak vybrat systém pro správu dokumentů? 7 důležitých kritérií“.

Krok 5. Proveďte školení pro tým

Vyčleňte čas na klidné a postupné seznámení vašeho týmu se systémem. Proces přechodu na nový styl práce by neměl vyvolávat stres, pocity viny, odpor.

Zjistěte, zda dodavatel softwaru poskytuje pomoc se školením personálu, srozumitelnou znalostní bázi, osobního manažera technické podpory.

Investujte čas a zdroje do školení: ujistěte se, že váš tým je dobře vyškolen k používání nového systému a rozumí cíli digitalizace správy dokumentů. I ti nejvíce skeptičtí zaměstnanci změní svůj názor, když uvidí, jak automatizované procesy zjednodušují práci, uvolňují čas, zbavují rutinních opakujících se úkolů.

Krok 6. Začněte pracovat

Přenos dokumentů a procesů do nového systému se může zdát jako obrovský slon. „Ještěte“ ho po lžičkách — stanovte dosažitelné malé cíle, určete odpovědné, rozdělte úkoly. A postupně si už nebudete moci vzpomenout, jak jste dříve pracovali bez elektronického systému správy dokumentů.

Na začátku určete, které procesy a oddělení vyžadují prioritní digitalizaci, a které mohou počkat. Předpokládejme, že v první řadě — účetnictví a právní oddělení, a poté — personální oddělení, marketing a prodej. Rozhodněte, které dokumenty je třeba okamžitě digitalizovat a přenést do systému, a které není třeba vůbec uchovávat, a lze je jednoduše zničit. Například proto, že se používají zřídka nebo prostě ztratily platnost.

Při určování priorit se řiďte těmito otázkami:

1. Které dokumenty jsou potřeba nejčastěji?
2. Jaké šablony dokumentů mohou zjednodušit opakovanou práci?
3. Jak by měla probíhat registrace dokumentů v denících?
4. Které pracovní procesy spojené s dokumenty zabírají nejvíce času?
5. Které z dokumentů vyžadují nejvyšší úroveň bezpečnosti?
6. Má být přístup k určitým dokumentům omezen?

Postupně přestaňte tisknout papírové dokumenty. Ujistěte se, že všechny nové dokumenty jsou vytvářeny a ukládány pouze v elektronické podobě. Pokud například pro osobní schůzku nebo služební cestu potřebujete tištěné vzorky, později je digitalizujte, a papírové — zničte. Neuchovávejte to!

Nezapomeňte informovat své partnery, dodavatele a zákazníky o změně vašeho přístupu k práci. Pokud nepoužívají systém, který jste si vybrali pro sebe, vytvořte jednoduchý návod, jak spolupracovat s vašimi elektronickými dokumenty. Například Schrift nabízí hostovský režim pro prohlížení a podepisování dokumentů vašimi obchodními partnery — službu Intercompany. Je docela možné, že váš úspěšný zkušenost motivuje vaše kolegy, aby také přešli na elektronický systém správy dokumentů. ????

Krok 7. Sledujte pokrok a implementujte změny

Udržujte stálou komunikaci, získávejte zpětnou vazbu od zaměstnanců a berte v úvahu zkušenosti týmu — pro vylepšování procesů. Odchýlil se plán od schválené cesty? Flexibilně jej upravte.

Berte v úvahu i negativní zpětnou vazbu. Z naší zkušenosti, při implementaci systému někdy vyvolává nespokojenost a kritiku ze strany zaměstnanců, protože mění obvyklé způsoby práce. A to je také přirozená část procesu, která vyžaduje školení, zvykání, spolupráci, kompromisy a věrnost stanoveným cílům. Nakonec to vše přinese všechny očekávané výhody.

Pamatujte, že nové iniciativy, které mění zavedené procesy, mohou vyvolávat poruchy, nedorozumění, chyby. Pravděpodobně se setkáte s takovými problémy — důležitá je připravenost je řešit, aniž byste se vzdali stanovených cílů.

Postupem času uvidíte, že i velmi pomalý, postupný přechod na elektronický systém správy dokumentů výrazně optimalizuje a urychlí vaše současné pracovní procesy.