Podle informací analytiků Fortune Business Insights hodnota trhu EDMS stabilně roste s hodnotou CAGR 16,8 %. Podle jejich prognóz do roku 2029 dosáhne celkový objem odvětví 16,42 miliard USD.

Ke konci roku 2022 hodnota trhu digitální transformace dosáhla 1,79 bilionu USD a podle prognóz expertů Fortune Business Insights do roku 2029 tato částka vzroste na 6,78 bilionu USD. Vidíme tedy, že průmysl se rozšiřuje a technická řešení se modernizují, čímž se zlepšují algoritmy práce se všemi oblastmi podnikání.

Jedním z klíčových směrů digitální transformace je právě implementace komplexů EDMS do korporátních prostředí. Jak ovlivňují podnikání a jaký přínos přinášejí společnostem?

Dopad EDMS na podnikání: pozitivní stránky digitální transformace pro společnosti všech velikostí a typů

Expertí Adobe, spolu s analytiky Forrester provedli průzkum mezi 450 seniorními IT specialisty a zjistili, že více než 72 % respondentů plně podporuje přechod na cloudový dokumentový oběh. Podle jejich názoru to zajistí produktivitu a kontinuitu práce v situacích, kdy budou pracovníci mít pouze vzdálený přístup k podnikovým systémům.

Podle statistik společnosti, které implementovaly EDMS, snížily riziko odlivu zákazníků 10krát a perspektivu ztráty příjmů – dvakrát. Pokud jde o dopad systémů na další rozvoj organizací, očekává se, že zlepší CX a EX a zvýší produktivitu pracovníků a úroveň spokojenosti zákazníků.

Jak ukazuje společný výzkum Adobe a Forrester, systémy EDMS jsou nejúčinnější v odděleních: prodeje, marketingu, financí, IT, právních služeb, operací, HR.

Přitom EDMS zlepšila velké množství interních i externích ukazatelů, konkrétně:

• zrychlila zpracování dokumentů (55 %);
• zlepšila interakci mezi zaměstnanci (54 %);
• zvýšila spokojenost zákazníků (47 %);
• zlepšila produktivitu práce (45 %);
• umožnila přechod na vzdálený model práce (44 %);
• snížila náklady na ukládání a tisk dokumentů (37 %);
• zlepšila sledovatelnost dokumentů (36 %);
• zajistila bezpečnost materiálů (36 %).

Implementace EDMS umožnila automatizovat většinu rutinních procesů společností a zvýšit celkovou produktivitu zaměstnanců. Kromě toho migrace na cloudové technologie zlepšila dostupnost dokumentace pro všechny pracovníky a její ochranu před poškozením, krádeží nebo ztrátou.

Jaké trendy čekají průmysl EDMS v nejbližších letech? Přehled trendů a prognóz expertů

V nejbližší budoucnosti uvidíme totální migraci na elektronické systémy účetnictví, spisové služby a práce s personálem, protože technických a technologických prostředků k tomu je dostatek. Proto již brzy oceníme perspektivy rozvoje EDMS, a nyní se zaměříme na trendy let 2023–2025, které povedou k modernizaci průmyslu. Mimochodem, některé z nich jsou již realizovány v Schrift.

1. Automatizace procesů

Globální automatizace procesů umožňuje minimalizovat rizika, eliminovat chyby při zpracování informací atd. Trend na implementaci frameworků pro automatické zpracování operací již nabral na světovém trhu technologií obrátky. Pouze v nise BPA (Business Process Automation) se očekává růst celkové hodnoty segmentu na 19,6 miliard USD v roce 2026. To ovlivní algoritmy zpracování dokumentů, jejich ověřování a organizace, čímž se zvýší produktivita pracovníků.

V Schrift je například realizována funkce automatického podpisu s rozesíláním hotového dokumentu předem přidaným adresátům (jako zaměstnancům, partnerům atd.).

2. Rozvoj cloudových prostředí

Pokud věříme prognózám Gartner, pak již na konci roku 2023 dosáhne průmysl cloudových služeb hodnoty téměř 600 miliard USD. S jejich pomocí se většina společností vzdá nákupu a údržby serverového nebo lokálního zařízení, přičemž přesune všechna data do cloudu. Očekává se, že v roce 2025 celkový objem informací v cloudových úložištích překročí 200 zettabajtů. A část těchto dat připadne právě na korporátní dokumentaci.

V systému Schrift je veškerá funkcionalita dostupná uživatelům systému vzdáleně. To znamená, že s korporátními daty lze pracovat jak z kanceláře, tak z domácího počítače.

3. Decentralizace a její důležitost pro EDMS

Technologie Web 3.0 se již osvědčila jako spolehlivý pomocník v oblasti kybernetické bezpečnosti. Celková hodnota trhu Web 3.0 do roku 2028 dosáhne hodnoty 23,3 miliard USD a oblast vlivu se rozšíří na téměř všechny druhy podnikání a korporátní systémy společností. Pokud jde o roli Web 3.0 v EDMS, technologie zajišťuje vysokou úroveň ochrany důvěrných informací, dokumentů a kritických dat.

V Schrift je realizována víceúrovňová systém přístupu, pomocí které je možnost editace a podpisu dokumentů poskytována pouze odpovědným osobám. To pomáhá chránit důvěrné informace před externími uživateli, partnery, organizacemi, regulátory atd.

Kromě toho je každý dokument pravidelně ukládán v autonomních kopiích, což umožňuje bez problémů sledovat historii úprav a změn, které provedli uživatelé.

Mimochodem, systém výborně funguje i s externími podepsanými. Pro ně je prostřednictvím odkazu poskytnut přístup k dokumentu s omezenou funkcionalitou.

4. AI a ML

S vydáním ChatGPT se v průmyslu AI otevřelo „druhé dýchání“. Svět viděl pokrok ve vývoji technologie a začal do ní masivně investovat. Ačkoli nyní může umělá inteligence plnit pouze omezený počet úkolů, v budoucnu se seznam možností výrazně rozšíří. Pokud jde o roli AI v EDMS, technologie pomůže rychle najít dokumentaci, hromadně provádět úpravy v souborech atd. Obecně sledujeme vývoj trhu a připravujeme se na implementaci AI do korporátních systémů na všech úrovních.

V systému Schrift je realizována technologie automatizace procesů zpracování dokumentů, jako je automatický sběr podpisů, identifikace dokumentů (systém rozpozná téma a účel dokumentu) a možnost provádět vyhledávání s ohledem na všechna data obsahu objektu.

Shrnutí

Komplexy EDMS pomáhají podnikům automatizovat operace s dokumentací, vytvářet organizované katalogy atd. Obecně zvyšují efektivitu práce jak jednotlivých zaměstnanců, tak společnosti jako celku. Pokud tedy chcete zlepšit rychlost a efektivitu zpracování informací, potřebujete vlastní systém EDMS.