Mnoho organizací se postupně vzdává papírových dokumentů v objemných složkách a kartotékách. Pokud však i digitální dokumenty zůstanou neuspořádané, uložené na různých počítačích nebo discích, nepřinese to žádné výhody. Používání takového „systému“ bude nejen nepohodlné, ale i nebezpečné. Pojďme si tedy promluvit o tom, jak správně vybrat spolehlivý a moderní systém ECM, aby digitalizace přinesla co nejvíce výhod.

Požadavky na systém elektronické výměny dokumentů

№1. Bezpečnost

Pokud jste vážně uvažovali o výběru a implementaci ECM, dokonale chápete všechna rizika práce s dokumenty bez elektronického systému. Vaše data zůstávají bezbranná vůči podvodníkům a hackerům, kontrolním orgánům, nepoctivým nebo prostě nezodpovědným zaměstnancům, přírodním katastrofám a válce. Naopak spolehlivý systém dokáže skutečně ochránit vaše dokumenty, kontakty, procesy, komunikaci.

Jaké jsou znaky bezpečného ECM?

1. Servery. Vyberte si systém, který je umístěn na spolehlivých zahraničních serverech s nepřetržitým zálohováním dat na několik fyzicky distribuovaných serverů.
2. End-to-end šifrování chrání vaše informace – ani poskytovatelé ECM nemohou získat přístup k zašifrovaným datům. Například systém Schrift používá vlastní end-to-end šifrování.
3. Dvoufaktorová autentizace pro ochranu uživatelských účtů před neoprávněným přístupem.
4. Správa přístupů pro různé zaměstnance. Například v Schrift jsou k dispozici základní, důvěrný a tajný přístup.

Elektronický systém může ochránit vaše dokumenty před požáry a krádežemi. Ale také musí být schopen chránit vaše data před hackery, phishingovými a DDoS útoky, viry, spamem. Vyberte si systém, který má vysokou úroveň bezpečnosti a nabízí rozšířené funkce pro integritu a důvěrnost vašich dat.

№2. Cena

Pouze implementace ECM pomáhá ušetřit až 30 % nákladů na dokumentový oběh. Nakonec přestanete utrácet desítky tisíc hřiven za papír, poštu, kancelářskou techniku. Při výběru cloudové služby se také zbavíte nákladů na nákup a údržbu vlastních serverů.

I když používání elektronického systému pro správu dokumentů také vyžaduje určité investice, rychle se vám vrátí. Koneckonců získáte nejen pohodlné a bezpečné úložiště, ale také další nástroje pro produktivní práci. Například systém Schrift má kvalifikovaný elektronický podpis dokumentů, umožňuje vytvářet týmovou práci na úkolech, umožňuje spolupracovat s partnery, kteří systém ani nepoužívají.

Hodnoťte tedy cenu služby ve vztahu k možnostem, které vám poskytne.

Některé systémy navíc poskytují bezplatný přístup k systému: na omezenou dobu nebo dokonce trvale. Například Schrift je bezplatný systém elektronické výměny dokumentů pro společnosti do 5 uživatelů, navíc téměř všechny funkce jsou dostupné zdarma.

№3. Flexibilita a škálovatelnost

Žádná organizace nebo podnik nezůstává po celá léta nezměněná. Podnikání se rozvíjí, mění se struktura společnosti, roste počet zaměstnanců, modernizují se procesy. Hledejte systém, který lze snadno přizpůsobit novým požadavkům.

№4. Funkcionalita

Systém elektronické výměny dokumentů není jen úložištěm digitálních souborů. Je to propracovaný, multifunkční nástroj. Především samozřejmě pro správu dokumentů během celého životního cyklu:

• vytváření;
• změny;
• schvalování a podepisování faksimilem nebo kvalifikovaným podpisem;
• rozesílání a plnění.

Dobré je také, pokud kromě samotné správy dokumentů systém nabízí další možnosti, jako jsou:

• týmová a osobní práce na dokumentech a úkolech;
• komunikace – interní i externí;
• vytváření znalostní báze společnosti;
• sledování efektivity zaměstnanců.

Je důležité, aby dodavatel neustále aktualizoval a vylepšoval funkce systému elektronické výměny dokumentů, včetně na přání svých uživatelů. Například Schrift nedávno vydal mobilní aplikaci, která umožňuje používat systém mimo pracovní stůl.

№5. Uživatelská přívětivost

Dokumentový oběh není jen pro právníka, úředníka a účetního. Je to nástroj pro týmovou práci všech bez výjimky zaměstnanců „s počítačem“. Se systémem, který si vyberete, bude pracovat mnoho vašich zaměstnanců, a dokonce i externí uživatelé, například dodavatelé a partneři. Proto se ujistěte, že ECM je intuitivní a snadno použitelná. Může to znít jako zcela druhořadý požadavek, ale ve skutečnosti je pohodlí důležitější, než se zdá.

Zde jsou příklady funkcí, které učiní používání systému pohodlným a produktivním:

• dostupnost pro vzdálené zaměstnance;
• přítomnost mobilní aplikace systému pro kolegy, kteří často pracují mimo kancelář;
• pohodlné vyhledávání dokumentů pomocí různých filtrů a fulltextového vyhledávání;
• práce se soubory různých formátů;
• označování: úkoly, dokumenty, chaty, složky;
• plánování a připomenutí;
• rozdělení přístupů pro zaměstnance různých pozic, stejně jako možnost společného přístupu a práce s dokumenty;
• nástroje pro týmovou práci, například chaty pro komunikaci a zadávání úkolů.

№6 Cloud nebo vlastní server?

Káva nebo čaj, kočky nebo psi, iPhone nebo Android? Cloud nebo vlastní server – jedna z otázek, která vyvolává živé diskuse. Budete muset najít odpověď sami, zvážit všechna „pro“ a „proti“ obou řešení.

1. Cena. Nákup vybavení pro vlastní servery vyžaduje značné investice. Poplatek za používání cloudové služby je zahrnut v ceně produktu, který si kupujete na předplatné.
2. Údržba. Vlastní servery vyžadují údržbu a aktualizace, pro které je nutné najímat odborníky. Používání cloudových řešení to nevyžaduje.
3. Rychlost. Cloudové řešení lze implementovat téměř za jeden pracovní den. Nasazení vlastních serverů bude vyžadovat čas na implementaci a nastavení.
4. Flexibilita. Vlastní servery mohou být méně flexibilní, pokud budete muset provádět změny ve svých procesech, zvětšit nebo zmenšit počet uživatelů atd.
5. Bezpečnost. A nejdůležitější – bezpečnost. Existuje názor, že umístění digitalizovaných dokumentů na vlastních serverech je spolehlivější a bezpečnější. To však není pravda:
   
   

№7. Technická podpora

Pravděpodobně v implementační fázi budete možná potřebovat pomoc s nastavením systému. Ale i po zahájení používání systému by měli mít jak vedoucí, tak podřízení možnost obrátit se na technickou podporu a získat rychlou odpověď, pomoc, konzultaci. A v případě potřeby provést změny v předchozích nastaveních.

Problém je v tom, že posoudit technickou podporu před nákupem systému je obtížné. Obecný dojem o úrovni služeb si však můžete udělat i podle toho, jak manažeři odpovídají na vaše první dotazy, jak jsou dochvilní a kompetentní, jak rychle zpracovávají vaše požadavky. Věnujte tomu tedy pozornost.

Jak vybrat systém pro správu dokumentů: rady pro vedoucí

1. Rozhodněte se o digitalizaci

Úspěch implementace ECM z 90 % závisí na zájmu vedoucího: ochotě zlomit zastaralé metody práce, motivovat zaměstnance, testovat různá řešení, nastavovat efektivní procesy. Všechny snahy se však vyplatí – elektronická výměna dokumentů přináší mnoho výhod. Především možnost řídit podnikání na dálku a 24/7. A také úspora nákladů, bezpečnost, ruční interakce s partnery a mnoho dalšího.

2. Určete potřeby svého podnikání

Funkce systémů pro elektronickou výměnu dokumentů jsou podobné. Většina ukládá dokumenty v elektronické podobě a také umožňuje s nimi provádět určité akce. ECM však mají rozdíly, které mohou být klíčové v kontextu bezpečnosti, nákladů, pohodlí a samozřejmě souladu s vašimi potřebami. Stojí za to zvážit, jaké vaše potřeby