Pokud je pracovní vytížení takové, že zapomenete, jakou barvu má nebe. Pokud každodenní rutina pohltila všechny vaše myšlenkové procesy a nezanechala prostor pro nové nápady. Je čas zapojit do svého života technologie GTD.

Většina z nás ví lépe, jak funguje auto, než jak funguje člověk a lidská osobnost. Nedostatečné povědomí o vlastních plánech a prioritách brzdí člověka, nutí ho zpomalit tempo, aby si vzpomněl – jaký je další úkol? Kolik energie se spotřebuje na neustálé přizpůsobování pracovních a životních procesů v souladu s novými okolnostmi?

Odpověď je jednoznačná: hodně… Neustále plýtváme sami sebe na sebeorganizaci.

K průlomu je potřeba místo v hlavě

Cílem každého z nás, od šéfa korporace po studenta prvního ročníku, je maximálně efektivní využití svých zdrojů pro podnikání a život. K průlomu jsou potřeba nápady, a pro nápady je nutné uvolnit místo v hlavě. To si již na konci 80. let minulého století uvědomil David Allen, americký konzultant v oblasti osobní produktivity. Vytvořil systém GTD (Getting Things Done), což v doslovném překladu znamená „dokončit věci“. Hlavním cílem tohoto systému je pomoci člověku dělat to, co je potřeba, a mít více času na to, co přináší radost. Podle této teorie David Allen napsal několik knih a dosáhl svého průlomu.

Vytváříme mentální prostor

David Allen dospěl k závěru, že time management nedává člověku maximální efektivitu. Touha řídit čas přichází k těm, kteří se nesprávně zaměřili na své úkoly. Efektivita se objevuje při existenci mentálního prostoru. Aby se tento prostor v mysli vytvořil, je třeba vyhodit zbytečné bez poškození procesu. K tomu je třeba přenést plán realizace z hlavy na jiné místo: do poznámkového bloku nebo mobilní aplikace. Tak se člověku otevírá možnost podívat se na své úkoly zvenčí, ocitnout se nad procesy. Z pozice pozorovatele se orientace v prostoru úkolů děje okamžitě. Duševní energie se neplýtvá na kontrolu a udržování v hlavě hromady věcí, které je nutné udělat.

Principy GTD:

• abyste „dokončili věci“ po americku, musíte všechny své úkoly (jak malé, tak prioritní) pečlivě zapisovat alespoň do poznámkového bloku. Zpočátku se zdá, že na poznámky bude trávit více času, než se uvolní po takovém GTD. Ale jak ukázala praxe, na zapisování se tráví mnohem méně času než na vzpomínání. Hlavní je, aby váš poznámkový blok byl vždy s vámi;
• ke každému úkolu nezapomeňte napsat vysvětlení, rozdělte velký úkol na malé postupné kroky. S běžným seznamem úkolů trávíme více času na dešifrování než na plnění;
• spojte seznam úkolů s kalendářem, vytvořte si systém připomenutí, pro konkrétní úkoly stanovte termíny plnění;
• aktualizujte seznamy, škrtněte úkoly, které ztratily aktuálnost;
• jednejte! Vyberte úkol, podívejte se, jaké konkrétní kroky je třeba udělat.
•  

Přenášíme úkoly do Schrift

Inspirováni knihami Davida Allena jsme vyzkoušeli GTD na sobě. Výsledkem bylo, že se v našich hlavách objevil volný prostor pro kreativitu. Přišla myšlenka modernizovat technologii GTD a přenést ji do digitálního světa. Vytvořili jsme elektronický systém pro správu dokumentů Schrift, který dává manažerům a pracovníkům možnost podívat se na svou práci z ptačí perspektivy. Schrift poskytuje nativní elektronickou správu dokumentů, která je vlastní a nezbytná právě vaší společnosti. S Schriftem dochází k efektivnímu řízení obchodních procesů a bezpečný systém korporátní komunikace pomáhá interakci v týmu.

Více o funkcích Schrift

Podmínky jakéhokoli výrobního úkolu se během plnění mění. Tvůrci Schrift to vzali v úvahu. Použití systému umožňuje:

• organizovat svou práci a život v jednom digitálním prostoru, vytvářet vlastní úkoly;
• zadávat úkoly ostatním zaměstnancům a kontrolovat průběh jejich plnění;
• vytvářet neomezený počet připomenutí pro úkoly, zaměřit je přesně na den a čas, kdy by měly připomenout;
• stanovit termín plnění úkolu, a pokud na plnění úkolu potřebujete více času, můžete požádat o prodloužení termínu;
• zadávat úkoly bez termínu, které nastavují směr kreativního myšlení;
• komentovat a diskutovat úkoly, přidávat soubory, propojovat úkoly s dalšími objekty systému (dokumenty, chaty, složkami s kolekcemi souborů);
• určit lidi jako pozorovatele, kteří potřebují být informováni o úkolu nebo kteří mohou pomoci v práci;
• sledovat plnění úkolů, které vás zajímají.

V libovolném okamžiku máte možnost vidět všechny dostupné úkoly společnosti, které od vás vyžadují akce v určitý den a čas, nebo pouze vlastní úkoly. V Schrift je vhodné organizovat činnost velkého počtu lidí. Systém je také dokonale vhodný pro individuální práci. Díky Schrift se v hlavě objeví místo pro nové obchodní nápady.