Noční můra každého manažera — zaměstnanci neodpovídají na zprávy hodiny, práci dělají dvakrát déle a ledabyle, nebo na úkoly úplně zapomenou… Přesně tak si mnoho lidí představuje vzdálenou spolupráci. A marně, protože existuje dostatek nástrojů pro týmovou práci, které umožňují pracovat stejně efektivně jako v kanceláři. Shromáždili jsme několik nástrojů a tipů, které pomohou organizovat produktivní práci, i když ležíte na gauči.

Vzdálená práce — není výjimkou, ale novým formátem podnikání

Flexibilní a vzdálená práce týmu — běžná praxe pro moderní podnikání. Pro mnoho mezinárodních korporací, a od nedávna i pro ukrajinské společnosti, je to dokonce jediný možný formát práce, protože zaměstnanci žijí a pracují v různých koutech světa. Třetina zaměstnanců uvedla, že pravděpodobně odejdou z práce, pokud společnost ukončí vzdálenou práci.

Mnoho manažerů však stále hledá efektivní nástroje pro organizaci spolupráce vzdáleného týmu, protože se každodenně potýkají s výzvami:

• snižování motivace zaměstnanců, kteří se cítí nedostatečně zapojeni do společných pracovních procesů;
• nedorozumění a chyby kvůli nepohodlným komunikačním kanálům mezi zaměstnanci;
• obtížnost plánování společných akcí kvůli rozdílům v časových pásmech;
• nedostatečně organizovaný pracovní prostor a proces plnění úkolů;
• potenciální rizika pro bezpečnost dat.

Podívejme se, jaké tipy a užitečné nástroje může manažer použít k vytvoření pohodlného, motivačního prostoru pro společnou i individuální práci zaměstnanců.

Komunikace

Rozvoj dobrých pracovních vztahů mezi manažerem a zaměstnanci je jádrem pracovní motivace. A to je obzvláště důležité při vzdálené práci, kterou nelze kontrolovat přímo — pouze prostřednictvím vzájemné důvěry a odpovědnosti.

Vzdálení zaměstnanci nevynechávají osobní a skupinové schůzky bezdůvodně. Absence přátelských vztahů, které se vytvářejí díky spontánní, otevřené komunikaci, má stejný význam jako pracovní porady. A smysl pro humor, schopnost aktivního naslouchání, upřímnost a pozornost jsou stejně důležité jako technické kompetence, analytické myšlení a zkušenosti s řízením.

Úkolem manažera je tedy vytvořit pohodlný prostor pro komunikaci týmu. Podívejme se, jaké nástroje

Užitečné nástroje

Šrift

Šrift — je systém elektronické výměny dokumentů, který má další funkce, včetně komunikace a společné vzdálené práce týmu. Zvláštností systému jsou samostatné tematické chaty, ve kterých je vhodné diskutovat o konkrétních úkolech, událostech, dokumentech a neztrácet důležité detaily v obecném toku zpráv.

Korespondenci lze filtrovat podle kontaktů, štítků, dat a typu objektu, o kterém se jednalo.

Pohodlné je, že systém má mobilní aplikaci — zaměstnanec zůstává v kontaktu a má přístup ke korespondenci, i když se na chvíli vzdálí z pracovního místa.

Důležité. Na rozdíl od běžných messengerů zůstává komunikace o pracovních úkolech v rámci spolehlivého, zabezpečeného a bezpečného systému, a dokumenty a data, které si zaměstnanci vyměňují během komunikace, se nedostanou do rukou nepoctivých osob.

Kromě toho můžete komunikovat v samostatném chatu — s různými kolegy nebo externími kontakty. Ve společném chatu můžete odeslat zprávu jednomu nebo více účastníkům, a ne celé skupině. A vždy víte, kdo může vidět vaše zprávy.

Zoom

Tento nástroj, známý všem z dob koronavirových karantén, nepotřebuje představování. Stále se široce používá pro porady a schůzky, protože má výhody:

• možnost uspořádat konferenci pro 100+ účastníků
• řečník může zobrazit vlastní obrazovku s prezentací nebo rozhraním;
• je možnost nahrát schůzku, aby se mohla sdílet s nepřítomnými;
• integruje se s kalendáři a plánovači;
• schůzky lze plánovat předem — stačí vygenerovat a rozeslat odkaz;
• je možnost změnit pozadí, což je obzvláště pohodlné při práci z domova. ????

Google Meet

Google Meet je další nástroj, který je obzvláště vhodný pro plánování a pořádání pravidelných videokonferencí, například každodenních ranních porad nebo měsíčních schůzek manažera se zaměstnancem. Pohodlné je, že Google Meet automaticky přidává plánované schůzky do Google Kalendáře.

Stává se, že ne všichni se mohou účastnit schůzek nebo někdo nemá domácí internet. V tomto případě lze zapnout záznam a nahrát jej na Google Drive. Aby během schůzky nerušily cizí zvuky, lze všechny účastníky ztlumit, kromě řečníka. Google Meet také umožňuje sdílet obrazovku počítače.

Tipy pro manažery

1. Pravidelně plánujte schůzky se zaměstnanci jeden na jednoho. Významnou část schůzky věnujte tomu, abyste se zeptali na osobní život, rodinu, zdraví a mimopracovní život zaměstnance.
2. Používejte všechny možné formáty pracovní komunikace — chaty, telefonické hovory, videokonference. Některé otázky nelze vyřešit písemně — existuje riziko nedorozumění.
3. Povzbuzujte zaměstnance, aby komunikovali nejen o práci. Vytvořte samostatný chat pro vtipy, novinky, memy a osobní fotografie, dokonce i online hry. A určitě se účastněte neformální komunikace.
4. Využívejte všechny možnosti, abyste zaměstnancům poskytli pozitivní zpětnou vazbu a ocenili jejich úspěchy — jak v osobním, tak v obecném formátu.
5. Je lepší komunikovat příliš mnoho než příliš málo — neustálý tok informací prospívá všem.

Pracovní rozvrh

Pro manažery, kteří jsou zvyklí vidět zaměstnance u pracovních stolů od rána do večera, je organizace vzdálené práce často obzvláště palčivou otázkou. Může se zdát, že podřízení zneužívají důvěru, pracují málo, lenoší a vyhýbají se úkolům.

Pro mnohé je skutečným objevem, že vzdálená práce naopak vede k přesčasům. Pracovní den, který nemá obvyklé časové rámce, se táhne od brzkého rána do pozdního večera, přestávky na odpočinek mezi „přístupy“ k práci se prodlužují, koncentrace pozornosti klesá a nedodělky se zaměstnanec snaží kompenzovat prací o víkendech. To vše samozřejmě ovlivňuje výsledek, který manažer mylně vnímá jako nezodpovědnost.

Pro mnoho týmů může být dobrým řešením nastavení pracovního rozvrhu. Možná flexibilnějšího než obvyklé „od 9 do 18“ — s ohledem na rozdíly v časových pásmech a individuální charakteristiky. Nebo dokonce zkráceného — často to pozitivně ovlivňuje soustředění a konečný výsledek.

Dobrým řešením mohou být také sledovače pracovní doby. Naučte manažery měřit čas potřebný k dokončení určitého úkolu a zaznamenávat jej v samostatném reportu. Ujistěte podřízené, že sledování času není pro přísnou kontrolu, ale pouze pro adekvátní plánování zátěže, aby se předešlo nadměrné, přesčasové práci.

Užitečné nástroje

Šrift

Pokud používáte systém Šrift, nepotřebujete další funkce pro sledování pracovní doby zaměstnanců. Tato možnost je „vestavěna“ v úkolech. Pokaždé, když pracuje na úkolu, může zaměstnanec označit čas zahájení a dokončení práce a stručně popsat, na čem pracoval.

Toggle Track

Toggle Track — je pohodlný nástroj pro sledování pracovní doby týmu. Umožňuje přesně sledovat, kolik času se věnuje plnění určitých úkolů, což pomáhá správně rozložit zátěž. Software se integruje s mnoha běžnými programy, jako je Google kalendář a Notion.

Yaware

Yaware — ukrajinský servis pro kontrolu pracovní doby. Můžete v něm vést evidenci pracovní doby, porad a přestávek, hodnotit efektivitu práce týmu. Yaware je vhodný pro manažery, jejichž podřízení pracují na dálku:

• můžete získat report o tom, kolik času manažer strávil produktivně a neproduktivně;
• v případě potřeby můžete zobrazit snímky obrazovky zaměstnance, které program pořizuje každých 10 minut.

Tipy pro manažery

Povzbuzujte zaměstnance, aby si během práce dělali pravidelné přestávky. Nastavte limity denní pracovní doby — to pomůže předcházet stresu a potenciálnímu vyhoření.

Pamatujte, že efektivní zaměstnanci nejsou ti, kteří práci dělají rychle, ale ti, kteří umí správně plánovat a rozkládat čas. Spěch není známkou produktivity. Je důležité naučit se udržovat rovnováhu, soustředění a pozornost k detailům, aby se předešlo chybám a vytvářely kvalitní výsledky.

Plánování úkolů a produktivita

Nepředpokládáte, že každý zaměstnanec automaticky zná své povinnosti, umí stanovit priority, umí plánovat pracovní dobu, nezapomíná na termíny? Někde v paralelním vesmíru pracují na dálku pouze takoví lidé. Místo toho manažeři na Zemi musí organizovat a kontrolovat produktivní práci týmu.

Dobré je, že pro to existují pohodlné nástroje — pro plánování, rozložení zátěže, připomenutí, reportování atd.

Užitečné nástroje

Šrift

Výhoda Šrift — kombinace práce s dokumenty a úkoly v jednom systému. Protože si lze představit plnění úkolů bez přístupu k dokumentům nebo jiným informacím, které jsou základem těchto úkolů?

Nepotřebujete jiný další program, zde je vše, co potřebujete k organizaci produktivní práce týmu:

• zadávejte úkoly různých typů a přiřazujte je k vykonavatelům;
• sledujte průběh plnění úkolů;
• pracujte se soubory různých formátů — od tabulek po archivy;
• schvalujte a podepisujte dokumenty;
• nastavujte připomenutí, abyste neztratili pozornost;
• stanovte termíny, pokud má určitá práce jasný termín dokončení, nebo nenastavujte termíny, pokud je pracovní proces beztermínový nebo dlouhodobý.

Písmo zajišťuje, že všichni zaměstnanci pracují v jednotném systému s vlastními úkoly a žádná fáze nebo část společné práce nezůstane bez povšimnutí. Veškeré informace týkající se pracovních úkolů jsou uloženy v bezpečném úložišti a autorizovaní zaměstnanci mají přístup ke všem relevantním dokumentům a pracovním procesům kdykoli a odkudkoli.

Miro

Při práci na dálku není brainstormování tak složité, jak by se mohlo zdát. Pomůže s tím služba pro tvorbu myšlenkových map — Miro. Zvláštností tohoto nástroje je vizualizace, která umožňuje přehledně zobrazit procesy a jednotlivé kroky plánu. Nástroj obsahuje mnoho hotových bezplatných šablon s příjemným a rozmanitým designem.

Notion

Notion — další univerzální nástroj, který obsahuje několik modulů:

• plánování úkolů;
• kontrolní seznamy;
• sledujte pracovní čas;
• vytváření tabulek, zpráv a databází;
• společná práce na dokumentech — bez funkce elektronického podpisu.

Tipy pro vedoucí

Nepředpokládejte, že zaměstnanec automaticky rozumí podstatě úkolu a správně plánuje jeho provedení. Častěji se ptejte a pozorně poslouchejte odpovědi.

Zadávejte úkoly co nejpřesněji — na tom závisí kvalita provedení. Každý úkol by měl obsahovat:

• popis;
• očekávaný výsledek;
• prioritu;
• termín dokončení — pokud je stanoven;
• odkazy na dokumenty, chaty, materiály, které mohou být užitečné v průběhu práce.

Závěr

Vedení na dálku nevyžaduje od manažera zásadně novou sadu dovedností. Neustálý kontakt, komunikace a vzájemná podpora, flexibilní plánování pracovního času, jasné zadání a kontrola plnění úkolů — to je základ řízení každého projektu. Proto jsou systémy, které poskytují veškerou tuto funkcionalitu a možnost spolupráce týmu, mimořádně důležité v současných podmínkách.