Používání systémů elektronické výměny dokumentů je jednou z důležitých podmínek úspěšné automatizace moderních obchodních procesů. Jde o programy, které pomáhají řídit tok dokumentace ve společnosti. Podle prognóz bude trh správy podnikového obsahu v nejbližší době každoročně růst o 9,8 %, dokud nedosáhne hodnoty 53,2 miliard dolarů v roce 2030. Pro srovnání, v současné době je odhadován na 21,5 miliard dolarů.

Tyto systémy používají organizace bez ohledu na oblast činnosti, ale stále existují odvětví, pro které je implementace ECM (Enterprise Content Management) kriticky důležitá v boji o zákazníky. Právě o nich bude řeč v tomto materiálu.

Medicína

Poskytování kvalitní péče je zárukou toho, že se pacient vrátí do zdravotnického zařízení. To je obzvláště aktuální v poslední době, protože konkurence na trhu zdravotnických služeb neustále roste. Objevují se soukromé kliniky, mnoho nemocnic zavádí nejnovější technologie, jako je umělá inteligence nebo strojové učení. To vše nutí zdravotnická zařízení neustále pracovat na zlepšování služeb.

Za tímto účelem stále více klinik volí digitální správu dokumentů a postupně se vzdává zastaralých papírových nosičů informací. Podle aktuálních výzkumů má trh správy podnikového obsahu pro oblast zdravotnictví stabilní tendenci k růstu – v průměru o 14,7 % ročně.

ECM v nemocnicích umožňují:

• Ochranu důvěrných informací. Data pacientů, konkrétně jejich anamnéza, by za žádných okolností neměla být zveřejněna třetím stranám. Moderní digitální systémy pomáhají zachovat lékařské tajemství a poskytnout přístup k datům pacienta pouze zdravotnickému personálu, který to potřebuje.
• Digitalizaci práce s lékařskými záznamy. Vyplňování informací o pacientovi a jejich neustálá aktualizace vyžaduje mnoho času a mimořádnou pozornost lékaře. Moderní elektronické systémy umožňují skenovat záznamy, třídit dokumenty do kategorií a spravovat je v jednotném digitálním prostoru.
• Snižování počtu chyb. Zdravotnický personál se denně potýká s obrovským množstvím dokumentů: výsledky testů a vyšetření, doporučení, interní standardy a nařízení. Použití ECM umožňuje vyhnout se zmatkům v dokumentaci a minimalizovat počet chyb způsobených lidským faktorem.
• Zabránění ztrátě dat. Uchování úplných informací o stavu pacienta pomáhá určit optimální léčebný režim a zlepšit prognózy. Moderní digitální systémy zahrnují zálohování dat a možnost jejich obnovení v případě potřeby.
• Zvýšení produktivity. Analytici zjistili, že automatizace rutinní práce umožňuje ušetřit až 16,6 % pracovní doby lékaře, a tedy se soustředit na prioritní úkoly. Lékař může jedním kliknutím získat úplné informace o pacientovi, urychlit vyplňování dokumentace a rychle získat konzultaci od dalších odborníků díky poskytnutí přístupu k datům v systému.

Všechny výše uvedené možnosti ECM přispívají ke zlepšení služeb a zvýšení spokojenosti pacientů. Nemocnicím s automatizovanou výměnou dokumentů je tedy snazší překonat konkurenty a maximálně obsáhnout trh.

Finance

Aby uspokojily potřeby pokrokových, technicky zdatných zákazníků, musí banky a další finanční instituce neustále zdokonalovat své interní procesy. Použití ECM je jedním ze způsobů, jak automatizovat práci fintech společností a zaujmout vedoucí pozici na trhu. Podle statistik již 53 % finančních společností tyto systémy ve své činnosti používá.

Automatizované systémy výměny dokumentů ve finančních organizacích otevírají následující možnosti:

• Provádět centralizovaný externí a interní audit. Tyto systémy představují jednotné úložiště, kde jsou uloženy všechny dokumenty finanční instituce. To umožňuje v případě potřeby samostatně kontrolovat dokumentaci a snadno poskytovat data během externích auditů.
• Zlepšit kvalitu obsluhy zákazníků. Moderní systém správy podnikového obsahu umožňuje zjednodušit komunikaci se zákazníky, ať jsou kdekoli: snadno jim posílat výpisy z účtů, účtenky a další soubory.
• Zvýšit bezpečnost procesů. ECM umožňují omezit přístup k určitým souborům, přenášet data zabezpečenými kanály a snížit riziko ztráty nebo neoprávněného přístupu k dokumentům.
• Zvýšit mobilitu: vzdáleně řídit finanční instituci, poskytovat aktuální informace zákazníkům kdekoli na světě. Implementace ECM do vašich obchodních procesů učiní společnost flexibilnější a mobilnější, což si moderní spotřebitelé velmi cení.
• Splňovat regulační požadavky. Požadavky na činnost finančních institucí se mění velmi rychle. Banky ne vždy stíhají tyto změny sledovat a zavádět je do svých procesů, což může vést k uplatnění sankcí vůči společnosti. Na pomoc přicházejí moderní digitální systémy pro správu dokumentů. Ty rychle shromažďují aktuální informace a umožňují včas provádět změny v souladu s platnými pravidly.
• Získat finanční výhody. Přechod na elektronickou výměnu dokumentů umožňuje ušetřit čas a peníze za tisk papírové dokumentace. Navíc to urychluje provádění transakcí díky rychlému přístupu k registračním dokumentům, podpisovým kartám atd.

Finance jsou jedním z odvětví, které vyžaduje maximální úroveň zabezpečení dat. Digitální řešení pro automatizaci výměny dokumentů mohou zajistit jejich zákazníkům a pomoci fintech společnostem přilákat požadovanou cílovou skupinu.

Logistika

Pro zlepšení pokrytí trhu se musí logistické společnosti zaměřit na minimalizaci zpoždění v dodávkách a expedici zboží. K tomu může pomoci přechod od vytváření a uchovávání dokumentace na papíře k automatizaci tohoto procesu – implementace ECM. Podle analytiků se globální trh automatizace logistiky, do kterého patří i digitální správa dokumentů, v příštích pěti letech zdvojnásobí.

Takový software umožňuje:

• Vytvořit centralizovaný systém správy dodacích listů, nákladních listů, faktur, certifikátů a dalších dokumentů souvisejících s přepravou zboží.
• Sledovat objednávky a poskytovat podporu ve všech fázích dodávky.
• Spravovat interní dokumentaci společnosti: v personálním oddělení, účetnictví, zákaznické podpoře.
• Snižovat pravděpodobnost chyb. Automatizace výměny dokumentů umožňuje snížit vliv lidského faktoru na organizaci logistických procesů.

Pro přilákání cílové skupiny musí logistické společnosti dosáhnout vysoké přesnosti svých obchodních procesů. Právě na to je zaměřena implementace ECM v organizacích zabývajících se přepravou zboží.

Neustálý růst požadavků zákazníků na poskytovatele zdravotnických, finančních a logistických služeb jim nedovoluje stát na místě. Přechod na digitální výměnu dokumentů je přesně to, čím byste měli začít svou cestu k digitalizaci podnikání. ECM Shrift je skvělým příkladem toho, jak jsou v jednom systému implementovány všechny kriticky důležité funkce pro zmíněná odvětví. Jeho implementace názorně ukazuje, že používání nejnovějších technologií a automatizace činností umožňuje zvýšit úroveň obsluhy spotřebitelů a rozšířit zákaznickou základnu.