Podepisování dokumentů je jedním z těch pracovních úkolů, které při ručním zpracování zaberou spoustu času a vyžadují maximální přesnost. To znamená, že tento proces, spolu s výměnou dat a komunikací, je pro digitalizaci zásadně důležitý. Tohoto cíle lze dosáhnout zavedením moderního systému automatizace správy dokumentů, jako je například Schrift. To pomůže navázat interakce nejen v rámci společnosti, ale i mimo ni. Jaké jsou klíčové vlastnosti této funkce na obou úrovních?
DMS je pohodlný a bezpečný prostor pro podepisování dokumentů
- Ve společnosti
První, co vás napadne, když se řekne elektronická správa dokumentů, je vnitropodniková výměna dat, tj. mezi zaměstnanci, vedením a oddělením. To je skutečně zásadní, protože přesnost rozhodování závisí na rychlosti získání informací. Podepisování dokumentů je jednou z hlavních fází tohoto obchodního procesu.
Systém elektronické správy dokumentů je navržen tak, aby tyto interní potřeby splňoval. Podívejme se, jak to funguje na úrovni jednotlivých společností.
Řekněme, že člen týmu/manažer vytvoří dokument podle šablony a pak:
- Plánuje trasu ke schválení a podpisu v závislosti na cílech.
- Shromažďuje schválení a podpisy jedním z následujících způsobů:
-
- ručně odesílá k podpisu (včetně dodatečných) určitým osobám;
- automaticky na paralelně-sériové trase.
- Obdrží dokument podepsaný společností Schrift nebo CEP.
- Je registrován automaticky, odpovědnou osobou nebo na jiné pozici.
- Odesílá v rámci společnosti (veřejně, soukromě) nebo externím protistranám – pro informaci, k posouzení nebo k provedení.
Díky nástrojům pro automatizaci obchodních procesů tak EDI zabere jen několik minut. Není třeba vytvářet dokumenty od začátku – stačí vybrat požadovanou šablonu. Automatická registrace, odeslání k podpisu a následné rozeslání výrazně zvyšuje produktivitu celého týmu.
Kromě toho lze procesy optimalizovat na úrovni interakce s jinými společnostmi.
- S protistranami
Systém správy dokumentů je užitečný také pro navazování vztahů s dalšími právními subjekty, jako jsou dodavatelé nebo smluvní partneři vaší společnosti. Jedinečnou vlastností je, že protistrany nemusí být pro uzavírání a podepisování dokumentů registrovány v systému DMS. V čem spočívá tajemství?
Schrift má speciální režim určený speciálně pro neregistrované klienty. Kontaktní osoba protistrany obdrží váš oznamovací e-mail a po kliknutí na odkaz se dostane do oblasti pro hosty. Odtud si můžete dokument stáhnout do svého zařízení, což znamená, že obě strany budou mít k dispozici originál.
Aby uživatel získal přístup k běžnému rozhraní a rozšířil možnosti spolupráce, musí si vytvořit účet pro svou společnost. I v tomto případě si však mohou zvolit režim hosta v komunikace s vámi – vše závisí na jejich individuálních cílech.
Ano, bez ohledu na to, zda je vaše protistrana plnohodnotným uživatelem systému elektronické správy dokumentů, můžete:
- Vyměnit si informace s kontaktní osobou a zaznamenávat dohody.
- Poskytnout přístup pouze k údajům, které jsou pro tuto společnost relevantní.
- Při vytvoření dokumentu nebo práci na něm uvést kontaktní osobu, která jej podepíše.
- Zvolit metodu podpisu: instalovaný systémem Schrift nebo pouze kvalifikovaný (CEP).
- Společně pracovat na dokumentu, například abyste se dohodli na podmínkách smlouvy.
- Díky tomu získáte dokument s plánovaným podpisem v co nejkratší době.
Na obou stranách můžete také zjistit, v jaké fázi životního cyklu se dokument nachází (čeká na podpis, je registrován atd.). To vám umožní kontrolovat proces a včas přijímat vhodná obchodní rozhodnutí.
Jistě budete souhlasit, že tento přístup usnadňuje a zpřehledňuje obchodní komunikaci. Vše probíhá 100% na dálku, což znamená, že není nutné pořádat obchodní schůzky pokaždé, když je třeba schválit a podepsat nové dokumenty.
Upozorňujeme, že platnost obdrženého podpisu lze kdykoli zkontrolovat. K tomuto účelu jsou vhodné jak integrované systémové nástroje, tak služby třetích stran.
Jaké další funkce DMS jsou užitečné pro práci s dokumenty?
Systém má širokou škálu funkcí, které umožňují nativní správu dokumentů. To znamená, že můžete nejen vyměňovat a podepisovat dokumenty, ale také:
- připravovat návrhy dokumentů a vytvářet příslušné soubory;
- prohlížet data bez stahování souborů a uchovávat historii verzí;
- vyhledávat informace v systému, včetně použití filtrů;
- systematizovat data a ukládat je do zabezpečené databáze;
- sdílet nástroje a přístup k datům s ostatními zaměstnanci.
Všechny činnosti související s prací s dokumenty a daty jsou zaznamenávány v systému. To umožňuje sledovat činnost zaměstnanců a uživatelů třetích stran a kontrolovat správnost a včasnost procesů: vyplňování, opravování, podepisování atd.
Pokud chcete optimalizovat každodenní obchodní procesy a navázat externí komunikaci, je elektronický systém správy dokumentů nezbytný. Vytvořte ergonomický a bezpečný prostor pro spolupráci vašeho týmu, vedení a protistran, i když nejsou zaregistrováni.