Moderní podnikání nabízí mnoho možností jak maximalizovat produktivitu týmu. A to vše díky zavedení digitálních technologií, včetně elektronického systému správy dokumentů. Umožňuje vytvořit pohodlný pracovní prostor a přizpůsobit jej individuálním potřebám a požadavkům. Jednou z cenných funkcí systému DMS, která má pozitivní dopad na produktivitu, je flexibilní správa projektů a úkolů. V systému Schrift je to realizováno na základě známého přístupu GTD. V tomto článku vám řekneme, co je na této metodě speciálního a jaké další funkce můžete potřebovat.
Getting Things Done: sebevědomé dosažení cílů
V ideálním případě by každý člen týmu měl být nejen schopen plnit zadané úkoly, ale také k tomu být motivován. Cílem GTD je osvobodit pracovníky od nepohodlí spojeného s multitaskingem, napjatými termíny a zvýšenou odpovědností za výsledek.
Jedná se o jednoduchý, ale účinný přístup k automatizaci podnikových procesů. Úloha má tyto povinné prvky: téma (popisuje podstatu), zodpovědný (provádí práci) a zadavatel (přijímá výsledek). Ostatní atributy jako jsou popis, termín, priorita a upomínky jsou nepovinné.
Každý úkol je samostatným objektem systému správy dokumentů, což znamená, že může mít vlastní atributy, zejména:
- Typ: provedení, podepsání, registrace nebo hodnoty. Rozdělení podle typu výrazně zjednodušuje vyhledávání a filtrování údajů v systému a také dělá rozhraní přehlednějším.
- Stav: zpracovává se, návrh, připraveno k posouzení, odloženo, dokončeno/zrušeno, čeká na potvrzení. Stav se mění během práce s úkolem.
- Typ: samostatný, pobočky. První z nich se vytvářejí nezávisle na jiných objektech, zatímco druhé se vytvářejí jako součást určitých procesů EDI, například odeslání dokumentu k podpisu.
Systém elektronické správy dokumentů tento přístup uplatňuje v intuitivní podobě. Jeden uživatel může vytvořit úkol, přiřadit vykonavatele a nastavit připomenutí na několik kliknutí, zatímco jiný si může prohlédnout podrobnosti, převzít jej do práce a v určitou dobu jej odeslat.
Představte si, o kolik rychlejší je proces generování nápadů a jejich realizace. Přidejte funkce, které zefektivňují správu dokumentů a obchodní komunikaci, a získáte výkonný nástroj pro maximalizaci produktivity.
Vše, co potřebujete k produktivitě
Systém správy dokumentů je komplexní podnikový nástroj pro organizaci efektivní práce týmů i jednotlivých zaměstnanců. Není divu, protože obsahuje celou řadu užitečných funkcí.
To znamená, že máte ještě více možností, jak zlepšit své každodenní procesy:
– rychle vytvářejte úkoly s prioritou, deadlinem a dalšími atributy;
– propojení úkolů mezi sebou nebo s jinými objekty a shromažďování důležitých informací (soubory, události);
– probírání podrobností o úkolech a projektech se zaměstnanci a manažery v interních chatech;
– celou elektronickou správu dokumentů: od vytvoření dokumentů na základě šablon až po automatickou evidenci a rozeslání;
– snadnou a bezproblémovou komunikaci s protistranami, a to i s těmi, které nejsou registrované, za účelem odsouhlasení a podepsání dokumentů;
– řízení přístupu pro bezpečnější a pohodlnější spolupráci v rámci týmu i s uživateli třetích stran.
Flexibilní přístup ke správě projektů a úkolů, nativní správa digitálních dokumentů, oddělený prostor pro externí a interní komunikaci… To vše pomáhá dosáhnout nové úrovně produktivity – osobní i týmové. Už žádná rutina a dlouhé čekání na další úkol nebo dokument – pracovní postup je jednoduchý, přehledný a srozumitelný pro každého!