Zavedení systému DMS je důležitým krokem k digitální transformaci. Poskytuje to mnoho možností automatizace podnikových procesů v celé společnosti. Jde jak o pohodlnou správu dokumentů tak i budování efektivní obchodní komunikace. Komplexní systém Schrift se zaměřuje na oba aspekty, protože je orientován na potřeby a požadavky moderního podnikání. Podívejme se, jak vše funguje a jaké funkce pomáhají dosáhnout cíle.

 

Digitální systém pro správu dokumentů – nová úroveň obchodní komunikace

 

Možnosti DMS již dávno přesáhly hranice urychlení práce s dokumenty a soubory. Ano, organizování nativní správy dokumentů zůstává jednou z klíčových funkcí, ale zdaleka ne jedinou. Funkce pokrývají mnoho dalších firemních procesů, včetně vytváření a udržování interní a externí komunikace.

EDI pomáhá navázat interakci mezi všemi zúčastněnými stranami:

•   Členové týmu si mohou pohodlně vyměňovat informace mezi sebou, s ostatními odděleními společnosti a s vedením, řešit různé pracovní otázky a diskutovat o sporných situacích.
•   Vedení okamžitě získává důležitá data z první ruky na úrovni pracovní skupiny, společnosti nebo obchodního oddělení, což urychluje obchodní rozhodnutí a zajišťuje jeho přesnost.
•   Společnost je schopna udržovat blízký kontakt se svými protistranami prostřednictvím zasílání a přijímání dokumentů v zabezpečeném digitálním prostoru a také udržovat historii interakcí s každou z nich.

 

V rámci jednoho systému elektronické správy dokumentů tak mohou probíhat různé pracovní postupy: od přípravy dokumentů a řízení projektů až po vytváření vazeb mezi všemi osobami, které se na těchto dokumentech a projektech přímo podílejí.

Tento multitasking je možný díky různým funkcím systému a jeho schopnosti přizpůsobit se specifickým potřebám a požadavkům společnosti v komunikaci.

 

Jedinečné možnosti DMS pro efektivní komunikaci

 

Moderní systém automatizace správy dokumentů je složitý celek softwarových řešení a organizačního zabezpečení. Automatizuje a integruje klíčové podnikové procesy, zahrnuje všechny předpisy a postupy a využívá různé metody komunikace.

Schrift je dobrým příkladem toho, jak může jeden systém sloužit jako užitečný nástroj pro správu dokumentů a jako pohodlný a bezpečný komunikační kanál. Přičemž, jak jsme se zmínili výše, na různých úrovních i mimo společnost.

Pomocí této platformy můžete efektivně komunikovat s různými účastníky a dosáhnout svých aktuálních cílů:

• díky pohodlným chatům můžete během několika minut získat potřebné informace ze všech dostupných pracovních skupin;
• nastavení zpráv chatu: filtrování, úpravy, smazání, odesílání s upozorněním nebo bez něj a sledování podrobností;
• vyměňovat si dokumenty v digitálním prostoru (včetně jejich automatického odesílání), aniž byste ztráceli čas ručním papírováním;
• kontaktovat protistrany v různých záležitostech a získat potřebné údaje bez dlouhého čekání;
• navazovat kontakt i s protistranami, které nejsou v systému zaregistrovány, a podepisovat s nimi smlouvy;
• spolupracovat s partnery na veřejných odkazech s nastavením rozšířených parametrů přístupu;
• zaručit, že všechna data zůstanou majetkem společnosti a budou bezpečně chráněna i po propuštění zaměstnance.

 

K tomu přidejte funkce pro zajištění celého cyklu elektronické správy dokumentů: od plánování fází podpisu až po ukládání dat do jediné databáze se spolehlivým zabezpečením. A získáte komplexní nástroj pro automatizaci každodenních procesů ve vaší společnosti.

Stále si myslíte, že EDI je zaměřeno výhradně na práci s dokumenty a soubory? V současné době jsou jeho možnosti mnohem větší! Pokud je vaším cílem vytvořit bezpečné, flexibilní a pohodlné pracovní prostředí, je zavedení takového digitálního systému ve vaší firmě správným rozhodnutím. Je to také dobrá příležitost k rozšíření díky přizpůsobení procesů aktuálním požadavkům společnosti a jedinečným potřebám jednotlivých zaměstnanců.