Alle Organisationen und Unternehmen verwalten auf die eine oder andere Weise Dokumente. Doch nicht alle haben ein einheitliches, geordnetes System für die Erstellung, Bearbeitung, Genehmigung, Unterzeichnung, Verbreitung und Speicherung von Dokumenten. Tatsächlich verwenden viele Organisationen immer noch gewöhnliche Schränke und Karteien, oder Mitarbeiter legen Dokumente einfach dort ab, wo sie es für notwendig halten. Hat ein solches „System“ Vorteile? Zweifelhaft. Nachteile? Unzählige. Wir haben nur zehn davon gesammelt – wenn Sie in einigen Punkten Ihren eigenen Arbeitsstil wiedererkennen, empfehlen wir, eine modernere und sicherere Lösung für die Arbeit mit Dokumenten in Betracht zu ziehen.

Nr. 1. Ihr Schreibtisch ist mit Papieren überladen

Wahrscheinlich ist Ihr Unternehmen bereits auf dem Weg der Digitalisierung. Denn Sie verwenden beispielsweise Programme für Buchhaltung und Logistik, E-Mails für die Kommunikation und Office-Pakete für die Erstellung von Verträgen und Anordnungen. Aber etwas hält Sie davon ab, vollständig in den modernen elektronischen Dokumentenverkehr einzutauchen, und die Schreibtische Ihrer Mitarbeiter sind mit Rechnungen, Akten und Briefen überladen?

Ein solcher hybrider Ansatz bringt mehr Unordnung und Enttäuschung als Freude über die wahre Digitalisierung. Denn jetzt haben Dokumente unterschiedliche Formate, befinden sich an verschiedenen Orten, zum Beispiel gleichzeitig in Papierordnern und auf digitalen Speichermedien, und gehören verschiedenen Mitarbeitern. Die Verwaltung eines solchen Dokumentenverkehrs ist schwierig.

Nr. 2. Ihre Mitarbeiter kommunizieren in Messengern

Die Kommunikation in Messengern ist eine übliche Sache. Aber wenn alle Arbeitsprozesse zu Viber oder Telegram verlagert werden, birgt dies gewisse Unannehmlichkeiten und sogar Risiken.

1. Im allgemeinen Chat wird über alle Themen und Richtungen gleichzeitig gesprochen. Jemand vereinbart die Lieferung von Waren, jemand genehmigt einen Vertrag, und jemand diskutiert das Design von Postkarten zur Begrüßung von Partnern. Manchmal gelangen auch Dokumente in solche Chats. Und dann ist es fast unmöglich, etwas Wichtiges in der Flut von Diskussionen zu finden.
2. Die Erstellung separater Threads nach Themen hilft nur teilweise, das Problem zu lösen. Denn dann muss man nicht in einem, sondern in zehn Chats suchen.
3. Manchmal erstellen Mitarbeiter eigene Chats oder geschlossene Gruppen für die Kommunikation zu bestimmten Themen. Wenn der Leiter keinen Zugang zu solchen Kanälen hat, bleibt ein Teil der Arbeitsprozesse unbeachtet.

Verlagern Sie die Arbeitskommunikation in das System Schrift. Hier können Sie Kommentare zu Aufgaben oder Dokumenten hinterlassen und in thematischen Chats kommunizieren. Selbst im gemeinsamen allgemeinen Chat können Sie Nachrichten nur mit bestimmten Kollegen führen – die Nachrichten sind für andere Teilnehmer nicht sichtbar. Dies ermöglicht es, Kollegen nicht abzulenken, wenn bestimmte Fragen nicht alle betreffen.

Hier können Sie auch Links, Dateien, Screenshots teilen, wie in gewöhnlichen Messengern. Sie können jedoch sicher sein, dass Arbeitsmaterialien und Dokumente nicht an Dritte „durchsickern“. Es ist praktisch, dass der gesamte Kommunikationsverlauf gespeichert wird – und Sie können jederzeit nach oben scrollen, um bestimmte Vereinbarungen nachzuschlagen.

Nr. 3. Sie sind unsicher, ob das Dokument, das Sie ansehen, aktuell ist

Gemeinsame Arbeit an einem Dokument oder mehrstufige Genehmigungen können ein anstrengender Prozess sein. Ihr Postfach ist mit unzähligen Kopien desselben Dokuments gefüllt, das von jedem Kollegen ein wenig geändert wurde. Oft werden solche Änderungen ohne Berücksichtigung der bereits von anderen Mitarbeitern vorgenommenen Änderungen eingeführt. Und niemand erinnert sich mehr an die ursprüngliche Version des Dokuments. Dies führt zu Verwirrung und macht Ihre gemeinsame Arbeit kaum produktiv. Und wenn Sie jedes aktualisierte Dokument jedes Mal ausdrucken – das erfordert Tonnen von Papier und Liter Tinte.

Stattdessen bietet ein effektives Dokumentenmanagementsystem wie Schrift Tools für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente gleichzeitig anzuzeigen und zu bearbeiten, ohne E-Mails zu versenden. Und bei Bedarf können Sie frühere Versionen von Dokumenten einsehen und sogar wiederherstellen.

Schrift kümmert sich auch um die Einsparung von digitalem Speicherplatz. Wenn Sie eine bestimmte Datei erneut verwenden, die bereits im System vorhanden ist, aber sich in einer anderen Aufgabe oder einem anderen Dokument befindet, wird eine Kopie erstellt. Das System betrachtet jedoch Duplikate als eine Datei – wenn ihr Inhalt unverändert bleibt.

Nr. 4. Sie verwenden E-Mails für den Dokumentenaustausch

Wenn Ihre digitalen Lösungen unvollkommen sind, finden Mitarbeiter wahrscheinlich andere Wege, ihre eigene Arbeit zu organisieren. Meistens – indem sie Dokumente per E-Mail versenden. Aber abgesehen davon, dass dies unpraktisch ist, stellt es eine echte Bedrohung für die Sicherheit Ihrer Dokumentation dar:

• Sie können die Zuverlässigkeit von Programmen oder E-Mail-Diensten, die Kollegen verwenden, sowie die Art und Weise ihrer Nutzung nicht kontrollieren;
• Sie wissen nicht, ob die von Ihnen gesendete E-Mail empfangen wurde, ob Dateien heruntergeladen oder die E-Mail an andere Personen weitergeleitet wurde;
• Daten verbreiten sich und „lagern“ auf verschiedenen Computern, werden anfällig;
• Dateien werden dupliziert, und der Speicherplatz vervielfacht sich mit der Anzahl der Personen in der Korrespondenz;
• Wenn Sie ein Dokument erhalten, wissen Sie nicht, wem es gehört, wer es erstellt hat, wann und welche Änderungen daran vorgenommen wurden;
• Die Suche nach den benötigten Dokumenten wird schwierig oder unmöglich.

Es macht keinen Sinn, die Nutzung von E-Mails zu verbieten, wenn es keine eigene lebensfähige Lösung gibt. Führen Sie stattdessen ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem ein, das nicht nur die Erstellung und Speicherung, sondern auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ermöglicht – teilen, Änderungen vornehmen, die für alle Teilnehmer sichtbar sind, kommentieren. Die Lösung sollte auch Ihre Daten vor gängigen Bedrohungen wie dem Verlust eines Computers oder dem Hacken eines Passworts schützen.

Nr. 5. Wertvolle Dokumente gehen verloren

Wenn Sie häufig feststellen, dass wertvolle Dokumente „unbeaufsichtigt“ liegen oder sogar unwiederbringlich verloren gehen, benötigen Sie definitiv ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem.

Ein zentralisiertes System hilft, Dokumente zu organisieren und leicht zu finden, insbesondere wichtige. Zum Beispiel hat Schrift einen separaten Abschnitt – Werte. Hier werden Daten über die Aufbewahrung Ihrer Schlüsseldokumente gespeichert: Zertifikate, Lizenzen, wichtige Verträge, Siegel. Sie wissen genau, wo sich das wertvolle Dokument befindet und wer für seine Aufbewahrung verantwortlich ist.

Nr. 6. Remote-Arbeit stellt für Sie ein Problem dar

Wenn Ihre Mitarbeiter gelegentlich oder ständig außerhalb des Büros arbeiten (und in der modernen Geschäftswelt ist dies längst keine Ausnahme mehr, sondern eine gängige Praxis), sollten Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen. Ohne dies ist produktives Arbeiten einfach unmöglich. Stellen Sie sich einen Manager vor, der auf einer Geschäftsreise ist und einen Karton mit Dokumenten auf dem Schreibtisch vergisst. Oder einen Leiter, der jedes Mal ins Büro zurückkehren muss, wenn er einen Befehl unterzeichnen muss.

Schrift enthält alle notwendigen Funktionen für die Arbeit oder Geschäftsführung unabhängig vom Standort: Aufgaben und Erinnerungen, Faksimile oder qualifizierte elektronische Signatur, Kommunikation, Dokumentenschutz.

Nr. 7. Sie sind unsicher über die Sicherheit Ihrer Dokumentation

Der Verlust oder Diebstahl von Dokumenten ist eine echte Bedrohung, vor der jedes Unternehmen Angst hat. Ein Datenleck kann dem Geschäftsruf schaden oder sogar ein Hindernis für die Fortsetzung der vollwertigen Tätigkeit darstellen. Und selbst wenn verlorene oder zerstörte Dokumente wiederhergestellt werden können – das ist zusätzlicher Aufwand und Ressourcenverschwendung.

Wie eine Studie zeigt, ergreifen Unternehmen trotz aller bestehenden Gefahren nicht ausreichende Maßnahmen gegen Bedrohungen. Laut Daten von The Biggest Data Breaches (2021) haben nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen einen dokumentierten Plan für den Fall von Angriffen. Überlegen Sie, ob Sie einen Plan für folgende Fälle haben:

• Einschlag einer russischen Rakete, Feuer, Überschwemmung;
• Besuch des Büros durch Strafverfolgungsbehörden;
• Blackout;
• Verlust oder „Leck“ durch unlautere Mitarbeiter;
• Cyberangriffe;
• Zugriffshack.

Kümmern Sie sich um die Sicherheit Ihrer Daten – verlagern Sie Dokumente und Prozesse in das Dokumentenmanagementsystem Schrift. Und wir bieten Ihnen alle Garantien für zuverlässigen Schutz:

• Speicherung auf verteilten Servern in Deutschland mit Backup;
• Schrift Encryption-Technologie, dank der niemand außer den Mitarbeitern des Kunden Zugriff auf die entschlüsselten Daten ohne Zustimmung des Kunden selbst hat – weder die Administratoren des Cloud-Dienstes oder des Rechenzentrums, noch Hacker, noch Strafverfolgungsbehörden;
• Zuverlässige Passwörter, die in transformierter, sicherer Form mit Einweg-Hashing gespeichert werden;
• Zugriff auf das Unternehmen nur durch Identifizierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur;
• Zwei-Faktor-Authentifizierung;
• Vertraulichkeitsstufen von Dokumenten: grundlegend, vertraulich oder geheim.

Nr. 8. Sie verschwenden Zeit mit der Suche nach Dokumenten

Wie ärgerlich ist es, wenn man ein benötigtes Dokument nicht finden kann – in den Schubladen des Schreibtischs, auf dem Computer, in den Regalen. Das Durchsuchen von Hunderten von Ordnern, die Suche in einem überfüllten Postfach, das Durchwühlen des Papierkorbs – das kostet Zeit, verringert die Produktivität und lässt Kollegen und Partner warten.

Laut einer Studie von McKinse verbringen Wissensarbeiter etwa 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach verschiedenen Daten, was 9 Stunden pro Woche entspricht. Mehr als ein voller Arbeitstag! Wenn Sie Zweifel haben, warum fragen Sie nicht Ihr Team, wie viel Zeit sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Wie kommt es dazu? In Unternehmen, in denen kein effektives Dokumentenmanagement eingeführt wurde, speichern Mitarbeiter ihre Dokumente so, wie sie es selbst für notwendig halten. Zum Beispiel geben sie Dokumenten zufällige Namen wie „1111“ oder lassen sie sogar ohne Namen, wodurch Dateien wie „Ohne Namen“ entstehen. Oder sie schaffen es nicht, Arbeitsdokumente zu organisieren, und speichern Dateien schnell und „vorübergehend“ in einem beliebigen Ordner, um sie später an den richtigen Ort zu verschieben. Was natürlich nie passiert. Oder sie verstehen nicht ganz oder stimmen einfach nicht zu, entsprechend dem vom Leiter vorgeschlagenen System zu arbeiten, und speichern ihre Dokumente weiterhin so, wie sie es gewohnt sind. Und das Fehlen eines einheitlichen Systems bedeutet, dass alles, was verloren gehen kann, verloren geht.

Die Einführung des Schrift-Systems hilft Ihnen, endlich das Chaos zu beseitigen, die Wahrscheinlichkeit des Verlusts von Dokumenten zu verringern und Ihre Prozesse zu verbessern und zu organisieren. Allein die bequeme Suche nach Dokumentinhalten mit verschiedenen Filtern (nach Datum, Typ, Priorität und sogar Dateiinhalt) kann Ihnen wertvolle Arbeitsminuten, Stunden und sogar Tage sparen.

Nr. 9. Speicherbeschränkungen

Die Anzahl der Dokumente wächst kontinuierlich – seit der Gründung des Unternehmens. Mit der Zeit gibt es so viele Papiere und digitalisierte Dokumente, dass man nach Alternativen zu Schubladen, Regalen und Festplatten suchen muss.

Einige Unternehmen entscheiden, dass die Speicherung von Dokumenten auf eigenen Servern sicherer und kostengünstiger sein wird. Dies ist jedoch nicht der Fall – eigene Server sind anfälliger für verschiedene Angriffe und erfordern erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen – vom Kauf bis zur kontinuierlichen Wartung.

Erwägen Sie Cloud-Lösungen wie Schrift. Denn neben der bloßen Speicherung bietet die Lösung auch zusätzliche Funktionen – Verwaltung, Zusammenarbeit, Kommunikation, Dokumentensignatur. Solche Systeme sind sicher, und die Kosten für ihre Nutzung sind deutlich geringer.

Mit der Zeit, wenn das Geschäft wächst und die Anzahl der Dokumente zunimmt, kann die Cloud-Lösung entsprechend Ihren neuen Anforderungen skaliert werden. Schrift ermöglicht die Speicherung und Verwaltung großer Dokumentenmengen ohne physische Speicherbeschränkungen. Darüber hinaus können Sie auf Wunsch ein Backup der Unternehmensdaten erstellen, um es an einem separaten Speicherort zu speichern.

Nr. 10. Lawine von Dateien und Formaten

Mit der Entwicklung Ihrer Tätigkeit wächst nicht nur die Anzahl, sondern auch die Vielfalt der Dokumente. Oft ähnelt Ihr digitaler Speicher einem Regal in einem Schrank mit einem Berg farbiger Socken mit verschiedenen Mustern. Alle möglichen Formate – von gewöhnlichen Textdokumenten, die im Editor erstellt wurden, bis hin zu Screenshots und gescannten Papierverträgen. Wenn Sie sich die logische Frage stellen, wie man all dies verwaltet, haben wir die Antwort – es ist Zeit, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem einzuführen.

Schrift erkennt und öffnet in der Vorschau (d. h. erstellt ein Bild der Datei im PDF-Format) über 100 verschiedene Dokumentenformate. Und ermöglicht es, bequem mit Dateien zu arbeiten:

• Dateien zu Aufgaben, Dokumenten, Ordnern hinzufügen;
• Vorschau anzeigen;
• Neue Dateien vom Computer hochladen oder bereits im System vorhandene Dateien wiederverwenden;
• Dateien aus dem System herunterladen;
• Kollegen Zugriff auf Dateien gewähren;
• Dateien leicht nach Namen oder Filtern finden;
• Mit verschiedenen Versionen von Dateien arbeiten.

Fazit

Es ist schwierig, unstrukturiertes physisches und digitales Chaos zu verwalten. Es führt auch zu Verzögerungen, geringer Produktivität und überflüssigen Prozessen. Noch schwieriger ist es, in einem solchen Chaos mit Kollegen und Vertragspartnern zusammenzuarbeiten. Riskieren Sie nicht den Verlust von Dokumenten, vielversprechenden Mitarbeitern, Wettbewerbsfähigkeit, Verkäufen. Organisieren Sie Ihre Daten mit einem zuverlässigen elektronischen Dokumentenmanagementsystem wie Schrift.