Електронний VS “живий” підпис. Яким варто користуватися?

Якщо вам хоча б раз доводилося підписувати петицію чи підтверджувати запит в онлайн-банкінгу, ви вже знаєте, що таке електронний підпис. Проте ви ставите такий підпис, навіть про це не підозрюючи, значно частіше. Він зовсім не схожий на ваш власноручний розчерк — не лише зовні, а й з погляду надійності та зручності. Поговоримо про різницю між “живим” та електронним підписом, а також переваги та недоліки кожного з них.

Що таке живий підпис

Щоб підписати «справжній» документ, ми зазвичай використовуємо кулькову ручку та залишаємо позначку на аркуші паперу. Такий підпис називається “живий”: оскільки він власноручний, тобто поставлений безпосередньо його автором. 

 

В різні часи люди також використовували різноманітні методи підписування документів, такі як особисті печатки чи навіть відбитки пальців. Протягом тривалого часу “живий” підпис вважався єдиним способом підписання юридичних документів — він вважався достовірним та гарантував, що контракт буде виконаний.  

 

На думку професора Кріса Ріда, не має значення, як саме виглядає ваш підпис – як хрестик, розчерк, ініціали чи навіть виведене друкованими літерами ім’я та прізвище. Підпис — це не стільки позначка на папері, скільки дія, що свідчить про волевиявлення та служить підтвердженням трьох важливих фактів:

  • підтверджує особу підписувача;
  • свідчить про доступ до документа;
  • свідчить про згоду та прийняття відповідальності підписувачем за зміст документа.

 

Попри поширення електронних підписів, досі існують певні правочини, зокрема складання заповіту чи вступ до шлюбу, які вважаються легальними лише за наявності живого підпису та особистої присутності. 

Обмеження “живих” підписів

Проте “живий” підпис має ряд недоліків, що особливо помітні в бізнесі, де щодня погоджуються та вимагають підписів десятки та сотні документів.

 

  1. Ручне підписання документа вимагає багато часу. Пересилка паперів, час на ознайомлення та підписання, зворотня відправка — така процедура надто затягує важливі бізнес-процеси, що іноді вимагають миттєвого виконання. 
  2. Слідкувати за процесом роботи над паперовим документом і відстежувати прогрес підписання — неможливо. Документ, що відправляється поштою, зникає з поля зору надовго, аж до повернення підписаного екземпляра.
  3. Після проставлення “живого” підпису документ має залишатися незмінним — містити всі погоджені сторінки з відомим та погодженим підписувачами змістом. Тому інколи доводиться підписувати кожну сторінку або зшивати всі сторінки документа.
  4. Для “живого” підпису потрібен папір. Паперові документи складають в папки, доставляють поштою, пакують в ящики та зберігають роками. Все це витрати, які закладаються в ціну договору і сповільнюють економіку.
  5. Зберігання паперових документів має бути надійним, та все одно вони легко можуть бути викрадені, підроблені, знищені.
  6. Паперові документи, навіть підписані “живим” підписом, можуть бути визнані недійсними через сумніви у справжності підпису.
  7. Шукати паперові документи складно, довго, незручно. А шукати такі документи за елементами їхнього тексту в принципі неможливо.

 

Що таке електронний підпис

З розвитком інтернету традиційні ручні підписи перестали бути єдиним і головним засобом ідентифікації особи. Все більш поширеними стають електронні підписи.

Переваги електронних підписів — безпека, простота зберігання, зручність використання. А головне — можливість віддалено підписувати документи, маючи лише доступ до Інтернету. 

Види електронних підписів

Відповідно Закону України «Про електронні довірчі послуги», електронні підписи можуть бути:

  • електронний підпис;
  • удосконалений електронний підпис; 
  • кваліфікований електронний підпис.  

 

Важливо. Тривалий час було поширене лише поняття електронного цифрового підпису — ЕЦП. Однак із введенням у дію вищевказаного Закону, поняття втратило сенс. На зміну йому прийшло поняття електронного підпису (ЕП), удосконаленого (УЕП) та кваліфікованого електронного підпису — КЕП.

 

Електронний підпис

Ідентифікація власника такого підпису відбувається таким чином, щоб був хтось «третій», хто підтвердить реальність цієї людини. Наприклад, на адресу електронної пошти підписувача надсилається 6-тизначний код або посилання. І лише особа, яка фактично має доступ до цього емейлу, зможе правильно ввести цей код.

 

Зазвичай такі підписи виглядають як факсиміле, яке власник підпису може створити у своєму обліковому записі на електронній платформі: обрати гарний шрифт, яким буде написане прізвище та ім’я підписувача, завантажити із заздалегідь збереженого файлу-скану підпису або просто намалювати його на екрані.

 

Такі підписи використовуються, коли існує незначний ризик оскарження юридичної чинності, оскільки видавець підпису (електронна платформа) не проводить зіставлення паспортних або подібних до них документів власника підпису з ним особисто. 

Удосконалений електронний підпис

Удосконалений електронний підпис видається кваліфікованим надавачем послуг електронної ідентифікації. Реєстр таких суб’єктів веде держава. УЕП призначен для використання громадянами та підприємцями. Це найпоширеніший тип підпису — понад 90% громадян застосовують саме його. 

 

Видавець підпису (найчастіше банк) гарантує, що дані власника ключа, зазначені в його сертифікаті, відповідають даним особи, яку ідентифіковано особисто і за наданими нею документами.

 

Зазвичай це файлові ключі. Тобто ключ-файл, у якому є все необхідне для підписання. При створенні (генерації) ключа його власник повинен буде придумати пароль до нього, тому що кожного разу, коли за допомогою цього ключа накладається підпис, потрібно буде ввести цей пароль. 

 

УЕП можна використовувати:

  • для ідентифікації особи користувача, наприклад, на сайтах державних установ чи застосунках банків;
  • для підписання електронних документів;
  • для подання декларацій, запитів, звернень тощо.

 

Удосконалений електронний підпис має середній рівень довіри. Його вразливість полягає в тому, що файловий ключ можна копіювати скільки завгодно разів і передавати іншим особам. І якщо ці особи знають пароль до цього ключа, то вони зможуть підписувати ним документи.

Кваліфікований електронний підпис

Відмінність КЕП від удосконаленого підпису полягає в тому, що його не можна скопіювати. Зазвичай КЕП створюються на захищених носіях (флешках). 

Хмарні ключі також належать до КЕПів, оскільки вони зберігаються на спеціальному захищеному пристрої провайдера ключа (Дія тощо).

 

Кваліфікований підпис має найвищий рівень безпеки даних. Саме цей вид електронного підпису має презумпцію власноручною тобто “живого”. А це означає, що його повна юридична відповідність власноручному підпису не потребує жодного доведення.

 

З цього не випливає, що для інших видів електронного підпису не можна довести факт того, що документ підписала саме ця людина. Наприклад, звернувшись до суду. Просто для КЕП навіть немає необхідності витрачати на це час.

 

Останнім часом можливість довести в суді дійсність електронного підпису (не КЕП і не УЕП) стала цілком реальною, тому що українські суди почали застосовувати практику подібних спорів у цивілізованих країнах. При розгляді спорів враховується весь комплекс доказів. Таким чином недобросовісний підписант не зможе зробити вигляд, що “я не я і хата не моя”.

 

Усі 3 види електронних підписів доступні користувачам Schrift:

Переваги використання електронного підпису

  1. Посилена безпека та зниження ризику підробки документів.
  2. Швидке погодження та підписування документів, що стимулює економічну діяльність бізнесу. 
  3. Спрощення та прискорення робочих процесів: укладання договорів, внутрішнього адміністрування, комунікації з клієнтами, партнерами та постачальниками.
  4. Автоматизований збір та зберігання даних про підписані документи.
  5. Можливість переглядати, підписувати та повертати документи — незалежно від місця перебування та часу.
  6. Зручність відстеження, пошуку, використання та зберігання документів.
  7. Економія паперу, поштових витрат, часу та інших ресурсів.

 

Висновки

  1. “Живий”, тобто власноручний підпис досі використовується в різноманітних сферах життя. Іноді він обовʼязковий — деякі документи, такі як заповіт, просто не матимуть юридичної сили без власноручного та нотаріально засвідченого підпису особи.
  2. Електронний підпис може бути трьох видів: електронний підпис, удосконалений електронний підпис та кваліфікований електронний підпис. .
  3. Кваліфікований підпис прирівняний до власноручного. 
  4. У разі спору з контрагентом щодо юридичної сили електронного підпису або вдосконаленого підпису, рішення ухвалить суд. 
  5. Використання електронних підписів спрощує та прискорює роботу компаній, дає змогу автоматизувати процеси, заощадити час, кошти, робочі ресурси.

 

Повернутися на головну

Блог

  • 7 простих кроків від паперового хаосу до цифрового порядку

  • Електронний VS “живий” підпис. Яким варто користуватися?

  • 10 ознак, що вашому бізнесу потрібна система документообігу

  • Як обрати систему документообігу? 7 важливих критеріїв

  • Надійність хмарних рішень у СЕД

  • Цифровізація документообігу знижує ризик відтоку клієнтів в 10 разів, а перспективу втрати прибутку — вдвоє

  • Червневий реліз від СЕД «SCHRIFT». Більше зручності для нових користувачів

  • Бізнес-задачі. Погляд з висоти пташиного польоту

  • Рішення з безпеки даних