Усі організації та підприємства так чи інакше керують документами. Проте не всі мають єдину упорядковану систему створення, редагування, узгодження, підписання, поширення та зберігання документів. Насправді в багатьох організаціях досі використовуються звичайні шафи та картотеки, або ж співробітники просто складають документи так, де і як вони вважають за потрібне. Чи має така «система» переваги? Сумнівно. Недоліки? Безліч. Ми зібрали лише десять з них — якщо ви впізнаєте в кількох пунктах власний стиль роботи, радимо розглянути сучасніше й безпечніше рішення для роботи з документами.

№1. Ваш робочий стіл завалений паперами

Ймовірно, ваш бізнес вже став на шлях діджиталізації. Адже ви, наприклад, використовуєте програми для бухгалтерського обліку та логістики, електронну пошту для комунікації, пакет офіс для створення договорів та наказів. Але щось стримує вас від повного занурення в сучасний електронний документообіг, і робочі столи ваших працівників завалені накладними, актами, листами? 

Такий гібридний підхід приносить більше безладу та розчарування, аніж задоволення від справжньої діджиталізації. Адже тепер документи мають різний формат, перебувають в різних місцях, наприклад, одночасно в паперових теках та на цифрових носіях, належать різним працівникам. Керувати таким документообігом складно.

№2. Ваші співробітники комунікують в месенджерах

Спілкування в месенджерах — звичайна річ. Але якщо всі робочі процеси переміщуються до Viber чи Telegram, це несе собою певні незручності та навіть ризики.

1. В загальному чаті спілкування ведеться одразу за всіма темами та напрямками. Хтось домовляється про поставку товару, хтось погоджує контракт, а хтось обговорює дизайн листівок для привітання партнерів. Часом в такі чати потрапляють і документи. А потім знайти щось важливе в лавині обговорень — годі й намагатися.
2. Створення окремих гілок за тематиками лише частково допомагає розвʼязати проблему. Адже тоді шукати доводиться вже не в одному, а в десяти чатах.
3. Інколи співробітники створюють власні чати чи закриті групи для комунікації з певних питань. Якщо керівник не має доступу до таких каналів, частина робочих процесів залишається поза увагою.

Перенесіть робочу комунікацію до системи Schrift. Тут можна залишати коментарі до задач чи документів, а також спілкуватися в тематичних чатах. Навіть в спільному загальному чаті можна вести листування лише з певними колегами — решті учасників повідомлення не будуть доступні. Це дозволяє не відволікати колег, якщо певні питання не стосуються всіх.

Тут також можна ділитися посиланнями, файлами, скрінами, як у звичайних месенджерах. Проте ви будете впевнені, що робочі матеріали й документи не будуть «злиті» стороннім людям. Зручно, що вся історія комунікації зберігається — і ви завжди можете погортати вгору, щоб пригадати певні домовленості.

№3. Ви не впевнені, що документ, який ви переглядаєте, актуальний

Спільна робота над документом чи багаторівневе узгодження може бути виснажливим процесом. Ваша скринька забита незліченною кількістю копій одного і того ж документа, що був трішечки змінений кожним з колег. Часто такі правки вносяться без урахування змін, що вже зробили іншими співробітниками. І вже ніхто не пригадає, якою була первинна версія документа. Це викликає плутанину, і навряд робить вашу спільну роботу продуктивною. А якщо кожен оновлений документ ви щоразу друкуєте — це вимагає тонн паперу і літрів чорнил.

Натомість ефективна система документообігу, така як Schrift, має інструменти для спільної роботи над документами, що дозволяють користувачам одночасно переглядати та редагувати документи, не надсилаючи електронні листи. А також за потреби переглядати й навіть відновлювати попередні версії документів. 

Schrift також дбає про заощадження цифрового простору. Якщо ви повторно використовуєте певний файл, який вже є в системі, але знаходиться в іншій задачі чи іншому документі, утворюється копія. Проте, система вважатиме дублікати одним файлом — якщо його зміст залишається незмінним.

№4. Ви використовуєте електронну пошту для обміну документами

Якщо ваші цифрові рішення недосконалі, ймовірно, співробітники знаходять інші способи побудувати власну роботу. Найчастіше — пересилають документи електронною поштою. Але поза тим, що це незручно, це створює реальну загрозу безпеці вашій документації: 

• ви не можете контролювати надійність програм чи поштових сервісів, якими користуються колеги, а також спосіб використання;
• ви не знаєте, чи було отримано надісланого вами листа, чи скачано файли, чи переслано листа іншим людям;
• дані розходяться й «осідають» на різних компʼютерах, стають вразливими;
• файл дублюється, а місце зберігання множиться на кількість людей в листуванні; 
• отримавши документ, ви не знаєте, кому він належить, хто його створив, коли та які зміни були внесені до нього;
• пошук потрібних документів стає складним чи неможливим.

Немає сенсу забороняти користування поштою за відсутності власного життєздатного рішення. Краще запровадьте хмарну систему документообігу, що дозволить не лише створювати й зберігати, а також спільно працювати над документами — ділитися, вносити зміни, видимі всім учасникам, коментувати. Рішення також повинно захищати ваші дані від поширених загроз, таких як втрата компʼютера або злам пароля.

№5. Цінні документи губляться

Якщо ви часто помічаєте, що цінні документи «лежать без нагляду» чи навіть втрачаються безповоротно, вам однозначно потрібна надійна система документообігу. 

Централізована система допоможе організувати та легко знаходити документи, особливо — важливі. Наприклад, Schrift має окремий розділ — Цінності. Тут містяться дані про зберігання ваших ключових документів: сертифікатів, ліцензій, важливих контрактів, печаток. Ви точно знатимете, де знаходиться цінний документ і хто відповідальний за його зберігання.

№6. Віддалена робота становить для вас проблему

Якщо ваші співробітники періодично чи постійно працюють поза офісом (а в сучасному бізнес-середовищі це вже давно не виняток, а звичайна практика), вам варто запровадити систему документообігу. Без неї просто неможлива продуктивна робота. Уявіть менеджера, який вилетів у відрядження, забувши на столі картонну теку з документами. Чи керівника, який мусить повертатися в офіс щоразу, коли треба підписати наказ.

Schrift містить весь необхідний функціонал для роботи чи управління бізнесом незалежно від місцезнаходження: задачі та нагадування, факсимільний чи кваліфікований електронний підпис, комунікація, захист документів.

№7. Ви не впевнені в безпеці вашої документації

Втрата або крадіжка документів — це справжня загроза, якої боїться кожна компанія. Виток даних може зашкодити діловій репутації або навіть стати перешкодою для продовження повноцінної діяльності. Та навіть якщо загублені чи знищені документи можна відновити — це зайві клопоти та витрати ресурсів. 

Як показує дослідження, попри всі існуючі небезпеки, компанії не вживають достатніх заходів проти загроз. Так, за даними The Biggest Data Breaches (2021), лише трохи більш ніж половина підприємств мають задокументований план на випадок атак. Поміркуйте, чи маєте ви план на випадок:

• влучання російської ракети, пожежі, повені;
• відвідування офісу представниками правоохоронних органів;
• блекауту;
• втрати чи «зливу» з боку недобросовісних працівників;
• кібератак;
• злому доступу до системи.

Подбайте про безпеку ваших даних — перенесіть документи й процеси в систему документообігу Schrift. А ми надамо вам всі гарантії надійного захисту:

• зберігання на розподілених серверах в Німеччині з резервним копіюванням;
• технологія Schrift Encryption, завдяки якій ніхто, крім співробітників клієнта, не може отримати доступ до розшифрованих даних без згоди самого клієнта — ані адміністратори хмарного сервісу чи дата-центру, ані хакери, ані правоохоронні органи;
• надійні паролі, які зберігаються в перетвореному, безпечному виглядові зі застосуванням одностороннього хешування;
• доступ до компанії тільки через ідентифікацію за КЕП
• двофакторна автентифікація;
• рівні конфіденційності документів: базовий, конфіденційний чи секретний.

№8. Ви витрачаєте час на пошук документів

Як дратує, коли не вдається знайти потрібний документ — в ящиках робочого столу, на комп’ютері, на полицях. Перегляд сотень папок, пошук в щільно переповненій поштовій скриньці, перегортання корзини для сміття — це забирає час, знижує продуктивність, змушує чекати колег та партнерів.

Згідно з дослідженням McKinse, працівники інтелектуальної праці витрачають приблизно 1,8 години на день на пошук різноманітних даних, а це становить 9 годин на тиждень. Більше ніж повноцінний робочий день! Якщо сумніваєтеся, чому б вам не поцікавитися у вашої команди, скільки часу вони витрачають на пошук документів. 

Як же так стається? В компаніях, де не впроваджено ефективного документообігу, співробітники зберігають свої документи так, як вони самі вважають за потрібне. Наприклад,  дають документами випадкові назви на кшталт «1111» чи навіть залишають без назви, множачи файли «Без імені». Чи, не встигаючи упорядкувати робочі документи, швидко та «тимчасово» зберігають файл у довільній папці, щоб потім перенести в належне місце. Чого, звісно, ніколи не стається. Або не зовсім розуміють чи просто не погоджуються працювати відповідно запропонованої керівником системи, і продовжують зберігати свої документи так, як звикли. А відсутність єдиної системи означає, що все що може загубитися — загубиться. 

Впровадження системи Schrift допоможе вам нарешті позбутися хаосу, зменшить ймовірність втрати документів, покращити та упорядкувати ваші процеси. Лише зручний пошук за змістом документа з різноманітними фільтрами (за датою, типом, пріоритетом та навіть вмістом файлу) може заощадити вам цінні робочі хвилини, години й навіть дні.

№9. Обмеження зберігання

Кількість документів безперервно зростає — від самого заснування компанії. З часом паперів та оцифрованих зразків документів стає так багато, що доводиться шукати альтернативу ящикам, полицям та жорстким дискам. 

Деякі компанії вирішують, що зберігання документів на власних серверах буде безпечніше та вигідніше. Однак це не так — власні сервери вразливіші до різноманітних атак, а також вимагають значних грошових та людських ресурсів — від покупки до постійного обслуговування.

Розгляньте хмарні рішення, такі як Schrift. Адже окрім самого лише зберігання, рішення має також додатковий функціонал — управління, спільна робота, комунікація, підпис документів. Такі системи безпечні, а витрати на користування ними значно менші. 

З часом, коли бізнес буде розвиватися, а кількість документів — зростатиме, хмарне рішення можна масштабувати відповідно до ваших нових потреб. Schrift дозволяє зберігати та керувати великими обсягами документів без фізичних обмежень у просторі. Крім цього, за бажанням можна зробити бекап даних компанії, щоб зберегти його в окремому сховищі.

№10. Лавина файлів та форматів

З розвитком вашої діяльності зростає не лише кількість, а й різноманіття документів. Часто ваше цифрове сховище нагадує полицю в шафі з горою кольорових шкарпеток з різноманітними візерунками. Всі можливі формати — від звичайних текстових документів, створених в Блокноті, до скріншотів та сканованих паперових договорів. Якщо у вас виникає логічне питання, як всім цим керувати, у нас є відповідь — час впровадити електронний документообіг. 

Schrift розпізнає та відкриває в превʼю (тобто створює образ файлу у форматі pdf) понад 100 різних форматів документів. Та дає змогу зручно працювати з файлами:

• додавати файли до задач, документів, папок;
• переглядати прев’ю;
• завантажувати нові файли з комп’ютера чи повторно використовувати вже наявні в системі файли;
• вивантажувати файли з системи;
• надавайте колегам доступ до файлів;
• легко знаходити файли за назвою чи фільтрами;
• працювати з різними версіями файлів.

Висновок

Складно управляти неструктурованим фізичним і цифровим безладом. Це також призводить до затягнення строків, низької продуктивности, зайвих процесів. Ще складніше в такому безладі співпрацювати з колегами та контрагентами. Не ризикуйте втратою документів, перспективних працівників, конкурентоспроможності, продажів. Упорядкуйте ваші дані за допомогою надійної системи електронного документообігу, такої як Schrift.