Впровадження системи електронного документообігу дає змогу захистити документи й цінності, автоматизувати процеси, підвищити продуктивність і поступово досягати кращих результатів. Проте неправильний вибір системи та непродуманий процес розгортання може викликати розчарування, призвести до помилок та перебоїв в роботі, зменшити рівень задоволення від цифровізації та інтересу до оптимізації праці.

Помилка 1. Вибрати рішення, яке може не відповідати майбутнім потребам

Не робіть помилки, вибираючи рішення, яке можливо і відповідає вашим поточним потребам, але не враховує майбутнього зростання вашої компанії. Беріть до уваги ваші стратегічні цілі та обирайте систему, яка може масштабуватися.

Саме хмарні рішення мають таку перевагу. З часом ви можете легко збільшити сховище, додати робочі місця, розширити можливості.

Вам також може бути цікаво – «Як обрати систему документообігу? 7 важливих критеріїв». 

Помилка 2. Недооцінювати безпеку документів

В цифровому світі вирішальне значення має безпека. Нехтування безпекою документів може призвести до витоку даних, доступу сторонніх осіб, втрати чи знищення документів. 

Обирайте систему, що використовує надійне шифрування та багаторівневий контроль доступу. Відповідально призначайте ролі та перевіряйте права ваших працівників, щоб переконатися, що лише авторизовані співробітники з відповідними повноваженнями мають доступ до конфіденційних даних.

Існує також проблема надійності серверів, атак зловмисного програмного забезпечення, людських помилок. Нехтування резервним копіюванням робить вашу організацію вразливою до різних ризиків, зокрема втрати цінних документів та зупинки поточних процесів.

Тож зверніть увагу, чи передбачає ваше рішення резервне копіювання та відновлення даних, та наскільки надійними є сервери, де зберігаються дані.

Помилка 3. Вибрати систему з обмеженим  функціоналом

Існує поширене переконання, що автоматизовані рішення мають бути дзеркальним відображенням поточних ручних процесів. Та насправді існуючий спосіб роботи — це лише стартова точка. Часто цей поточний підхід — недостатньо продуманий, небезпечний та незручний, тому співробітники  використовують різноманітні додаткові програми та «кастомні» рішення, щоб зробити власну роботу більш сучасною та гнучкою.

Тому не варто зупиняти свій вибір на системі, що являє собою лише сховище оцифрованих документів. 

Окрім самого лише зберігання, система повинна мати додатковий функціонал — управління документами, простір для спільної роботи та комунікації, підпис документів та інші можливості. Це дасть змогу відійти від застарілих підходів та вдосконалити роботу, а не лише позбутися паперу.

Помилка 4. Впроваджувати систему непродумано

Ви можете «взяти на себе занадто багато», розгортаючи рішення одразу для всієї організації, якщо вона досить велика. Або навпаки розпочати з малого і залучити до використання нової системи лише один відділ. В такому випадку, коли ви почнете налаштовувати спільні робочі процеси, різне розуміння та використання системи може призвести до значних проблем.

Якщо ви вирішите застосувати поступовий підхід, важливо правильно визначити порядок впровадження. Скажімо, якщо в першу чергу ви плануєте перенести в СЕД бухгалтерію, наступними мають бути відділи, які взаємодіють з бухгалтерією — інакше складно буде побудувати взаємозвʼязки між цифровим та паперовим «полюсами» вашої організації. Це може призвести до непорозумінь та зайвих клопотів.

Радимо не переміщувати весь паперовий вміст до електронної системи без попереднього сортування. Спершу — розробіть структуру. Наприклад, замість звичного розподілу за темами, можна застосовувати такий функціонал як тегування, що оптимізує пошук документів та заощаджує ваш час. Краще мати додаткові фільтри для уточнення пошуку за датою, імʼям відповідального, темою, місцем розміщення, аніж покладатися на глибокі багаторівневі вкладення. Заохочуйте працівників позначати документи відповідними тегами та ключовими словами, щоб послідовно класифікувати, покращити загальну організацію та ефективність.

Люди зазвичай захоплюються новими цифровими інструментами. Тож співробітники можуть попросити про автоматизацію процесів, що виходять за попередньо визначені вами рамки. Якщо ви піддастеся цим запитам, це може значно сповільнити та ускладнити процес впровадження СЕД.

Для вас може бути корисно – «7 простих кроків від паперового хаосу до цифрового порядку». 

Помилка 5. Не прислухатися до фідбеку команди

Тестування системи — гарний спосіб звикнути до нових процесів, познайомитися з системою,  навчити працівників і тим самим уникнути несподіванок, що пізніше можуть стати причиною порушень та помилок. Тестування також дає змогу помітити прогрес — зростання продуктивності, упорядкованість документів та процесів, ефективне управління.

Поширена помилка — робити процес тестування СЕД «елітним» та запрошувати лише керівників відділів та «кращих» співробітників. Так існує ризик не помітити важливі деталі, що мають значення для працівників інших рівнів кваліфікації та посадових обов’язків. До того ж це може зашкодити робочим стосункам в колективі.

Тож проста порада: залучайте до тестування і впровадження системи працівників всіх відділів та рівнів. Та постійно підтримуйте зворотний звʼязок — щодо вдалих та невдалих сторін ваших процесів.

Проте це не означає, що всі працівники повинні мати однакові доступи та повноваження. Надавайте певні права і доступи лише тим, кому вони дійсно потрібні. Інакше в системі швидко запанує безлад — співробітники просто заважатимуть один одному та спільній справі.

Помилка 6. Не навчати працівників

Якщо співробітники на всіх рівнях не приймуть нову систему і не повірять, що вона матиме позитивний вплив на процеси праці, продуктивність та швидкість впровадження постраждають. 

Причиною негативу з боку колективу може бути відсутність комунікації. Якщо співробітники не знають, чому відбуваються зміни та навіщо вони взагалі потрібні, може виникнути страх та спротив невідомого, а також несвідоме тримання за старі, звичні процеси, які добре знайомі та «безпечні». 

Читайте також – «10 ознак, що вашому бізнесу потрібна система документообігу». 

Тож регулярно спілкуйтеся, пояснюйте переваги нових процесів. Наприклад, якщо раніше пошук певного документа вимагав прогулянки до сховища, тепер не потрібно навіть вставати з-за столу — пошук відбувається миттєво. Так само потрібно доносити переваги спільної роботи над задачами, відстежування робочого часу, спілкування всередині системи замість месенджерів тощо.

Завчасно опрацюйте та представте команді спільні правила, наприклад, іменування та тегування документів, правил завантаження, процесу погодження та розсилання документів тощо. Це допоможе звести до мінімуму помилки користувачів і уникнути плутанини. 

Проводьте регулярні тренінги для ваших менеджерів — не лише щодо роботи з вашою СЕД, а й щодо загальних принципів продуктивної праці — планування, тайм-менеджменту, організації робочого простору, взаємодії. Спільне навчання, в тому числі управлінню процесами та документами, також сприятиме налагодженню співпраці між відділами.

Висновок

Зробімо управління документами легким! Присвятіть час для вибору кращої системи документообігу, що відповідає вимогам безпеки, масштабування та функціоналу, підготуйте план та стратегію впровадження, залучіть ваших співробітників до тестування і розгортання системи. Так ви отримаєте всі переваги добре організованого та продуктивного документообігу.

Пам’ятайте, що контроль над вашими документами, процесами та комунікаціями – це інвестиція в успіх вашої організації.