Ви прагнете оптимізувати свої робочі процеси та розробити продуману систему управління документацією. Але впровадження і налагодження такої системи може здаватися неприступною скелею. Якщо немає чіткого плану — саме так і є. Проте покроковий підхід допоможе вам перейти на бік діджиталізації без зайвого стресу й втрат.

Крок 1. Прийміть рішення про диджиталізацію та налаштуйтеся на тривалий процес

Навіть найбільш сучасна та функціональна система не забезпечить вам миттєвого переходу на цифровий документообіг. Адже потрібен час, щоб підготуватися, зробити продуманий вибір, протестувати й налаштувати, поступово змінити застарілі процеси на нові.

Багато залежить від рішучості та впевненості керівника, його відкритості до впровадження нових інструментів і систем, а також готовності йти назустріч співробітникам та шукати спільні рішення.

Тож налаштуйтеся на покроковий, досить тривалий та фундаментальний проєкт, який змінить ваш підхід до документів та процеси роботу колективу.

Крок 2. Проведіть аналіз «як все є зараз»

Знайдіть час, щоб повністю зрозуміти процеси, залежні від паперу, якими вони є сьогодні.

Розуміння поточного становища стане основою для пошуку кращого рішення, що задовольнить нагальні потреби.

Упорядкуйте паперові документи та цифрові файли. Класифікуйте документи залежно від:

• відділів;
• процесів;
• етапів «циклу життя» документа: погодження, підписання, зберігання.

Залучіть до упорядкування документів працівників, що з ними безпосередньо працюють.

Адже вони краще знають особливості власної повсякденної роботи, ніж керівники. Запитайте:

• Що ініціює створення документа: електронний лист, телефонний дзвінок, електронна форма, паперова форма, лист, який приходить звичайною поштою, заява, внутрішній наказ?
• За якими шаблонами створюються повторювані документи?
• Як документи нумеруються?
• Чи ведеться облік вхідної та вихідної документації в журналах? Хто за це відповідальний?
• Що являє собою подальший процес роботи з документом? Куди він потрапляє? Хто з ним працює?
• Як відбувається погодження, затвердження, підписання документів?
• Чим відрізняється робота з внутрішньою та зовнішньою документацією?
• Як відбувається співпраця з зовнішніми сторонами вашої діяльності — партнерами, замовниками, виконавцями?
• Де і як зберігаються документи? Як вони захищені від всіх можливих ризиків?
• Яка частина роботи виконується вручну? Як автоматизація цих процесів спростить працю?
• Чи потрібен певним працівникам віддалений доступ до документів?

Все це стане основою для наступного планування та впровадження системи.

Вам потрібно знайти джерело «болю» — незручності й складності процесів, зайвих витрат часу, виконання «дурної роботи». Тоді ви зможете призначити «лікування» — рішення, що допоможе замінити слабкі ланки вашого механізму.

Крок 3. Поставте цілі та завдання

Відштовхуючись від різниці між тим, «як є» і тим, «як повинно бути», можна ставити цілі.

Цілі, як відомо, можуть бути глобальними, наприклад, запровадити в організації електронний документообіг, так і локальними, як-от, цифровізувати існуючий масив паперових документів і перенести на безпечні надійні сервери, визначити єдині для організації правила створення, підписання, зберігання документів тощо.

На основі визначених вами цілей, розробіть чіткий план, а також призначте завдання для керівників та працівників, відповідальних за його реалізацію. Всі завдання повинні мати:

• опис (description);
• очікуваний результат (definition of done);
• строк виконання (deadline).

Наприклад, ви ставите ціль вибрати й запустити систему документообігу. Завданнями, що наблизять вас до досягнення цілі, будуть:

1. Порівняння існуючих пропозицій на ринку та вибір найбільш відповідної системи.
2. Тестування системи й техпідтримки. Погодження та підписання договору, вибір тарифу та оплата софту.
3. Остаточне налаштування і запуск.
4. Перенесення документів до системи й налагодження процесів.
5. Навчання керівників та працівників.
6. Розвʼязання поточних проблем і виправлення помилок, вдосконалення процесів, доопрацювання рішення.

Кожне із завдань може бути поділено на менші підзавдання з описом та строком виконання. І так далі.

Крок 4. Оберіть кращу систему документообігу

Якщо ви відповідально підійшли до попередніх підготовчих етапів, вам не буде складно вибрати систему, що відповідатиме вашим цілям та потребам. Проте, якщо коротко:

• складіть список функцій, які вважаєте обовʼязковими для управління електронною документацією, наприклад, наявність мобільного додатку, кваліфікований підпис, двофакторна автентифікація користувачів;
• визначте вимоги щодо безпеки;
• порахуйте кількість потрібних робочих місць;
• визначте бюджет;
• проведіть інтенсивне дослідження, щоб вибрати найкращий варіант.

Якщо сумніваєтеся, прочитайте нашу статтю – «Як обрати систему документообігу? 7 важливих критеріїв».

Крок 5. Проведіть навчання для команди

Виділіть час на спокійне й поступове ознайомлення вашої команди з системою. Процес переходу на новий стиль роботи не повинен викликати стресу, почуття провини, опору.

Дізнайтеся, чи постачальник софту надає допомогу із навчанням персоналу, зрозумілу базу знань, персонального менеджера техпідтримки.

Інвестуйте час і ресурси в навчання: переконайтеся, що ваша команда добре навчена використовувати нову систему та розуміє мету цифровізації документообігу. Навіть найбільш скептичні працівники змінять власну думку, коли побачать, як автоматизовані процеси спрощують роботу, звільняють час, позбавляють від рутинних повторюваних задач.

Крок 6. Починайте роботу

Перенесення документів та процесів в нову систему може здаватися велетенським слоном. «Їжте» його чайними ложечками — ставте досяжні маленькі цілі, призначайте відповідальних, розподіляйте задачі. І поступово вже не зможете пригадати, як раніше працювали без СЕД.

Напочатку визначте, які процеси й відділи вимагають першочергової цифровізації, а які можуть зачекати. Припустимо, в першу чергу — бухгалтерія та юридичний відділ, а потім — відділ кадрів, маркетинг та продажі. Вирішіть, які документи потрібно негайно оцифрувати й перенести в систему, а які взагалі не потрібно зберігати, і можна просто знищити. Наприклад, тому що вони рідко використовуються чи просто втратили чинність.

Визначаючи пріоритети, керуйтеся такими запитаннями:

1. Які документи потрібні найчастіше?
2. Які шаблони документів можуть спростити повторювану роботу?
3. Як має відбуватися реєстрація документів в журналах?
4. Які робочі процеси, повʼязані з документами, забирають найбільше часу?
5. Які з документів потребують найвищого рівня безпеки?
6. Чи доступ до певних документів має бути обмеженим?

Поступово припиніть друк паперових документів. Переконайтеся, що всі нові документи створюються і зберігаються лише в електронному форматі. Якщо, наприклад, для очної зустрічі чи відрядження потрібні друковані зразки, пізніше оцифруйте їх, а паперові — знищте. Не зберігайте це!

Не забудьте повідомити ваших партнерів, підрядників та замовників про зміну вашого підходу до роботи. Якщо вони не користуються системою, яку ви обрали для себе, створіть просту інструкцію, як спільно працювати з вашими електронними документами. Наприклад, Schrift передбачає гостьовий режим для перегляду та підписання документів вашими контрагентами — сервіс Intercompany. Цілком можливо, що ваш успішний досвід змотивує ваших колег і собі перейти на СЕД. ????

Крок 7. Відслідковуйте прогрес та впроваджуйте зміни

Підтримуйте постійну комунікацію, отримуйте від співробітників зворотний зв’язок та враховуйте досвід команди — для вдосконалення процесів. Чи відхилився план від затвердженого шляху? Коригуйте його гнучко.

Беріть до уваги навіть негативний фідбек. З нашого досвіду, під час впровадження системи іноді викликає невдоволення й критику з боку працівників, адже змінює звичні способи роботи. І це також природна частина процесу, що вимагає навчання, звикання, співпраці, компромісів та вірності поставленим цілям. Врешті все це принесе всі очікувані переваги.

Пам’ятайте, що нові ініціативи, які змінюють усталені процеси, можуть провокувати збої, непорозуміння, помилки. Ймовірно, ви зіткнетеся з такими проблемами — важлива готовність розвʼязувати це, не відмовляючись від поставлених цілей.

З часом ви побачите, що навіть дуже повільний, поступовий перехід до СЕД значно оптимізує та прискорить ваші поточні робочі процеси.