Згідно з інформацією аналітиків Fortune Business Insights, вартість ринку EDMS стабільно збільшується зі значенням CAGR 16.8 %. За їхніми прогнозами, до 2029-го загальний об’єм сфери досягне $16.42 млрд.

Станом на кінець 2022-го вартість ринку цифрової трансформації сягнула позначки $1.79 трлн, а згідно з прогнозами експертів Fortune Business Insights, вже до 2029-го ця сума зросте до $6.78 трлн. Тобто ми бачимо, що індустрія розширюється, а технічні рішення модернізуються, покращуючи алгоритми роботи зі всіма сферами бізнесу.

Одним з ключових напрямків цифрової трансформації вважають саме впровадження комплексів EDMS в корпоративні середовища. Як вони впливають на бізнес та яку користь приносять компаніям?

Вплив EDMS на бізнес: позитивні сторони цифрової трансформації для компаній всіх розмірів та типів

Експерти Adobe, спільно з аналітиками Forrester провели опитування 450 старших IT-спеціалістів та виявили, що більш ніж 72 % респондентів повністю підтримують перехід на хмарний документообіг. На їхню думку, це забезпечить продуктивність та безперервність роботи в ситуаціях, коли у робітників буде лише віддалений доступ до корпоративних систем.

Згідно зі статистикою, компанії, які впровадили EDMS, знизили ризик відтоку клієнтів в 10 разів, а перспективу втрати доходу – вдвічі. Щодо впливу систем на подальший розвиток організацій, то очікується, що вони покращать CX та EX та підвищать продуктивність робітників і рівень задоволеності клієнтів.

Як показує спільне дослідження Adobe та Forrester, системи EDMS найбільш ефективні у відділах: продажів, маркетингу, фінансів, IT, юридичних сервісів, операцій, HR.

При цьому EDMS покращила велику кількість внутрішніх та зовнішніх показників, а саме:

• пришвидшила обробку документів (55 %);
• покращила взаємодію між співробітниками (54 %);
• збільшила задоволеність клієнтів (47 %);
• покращила продуктивність роботи (45 %);
• дозволила перейти на віддалену модель роботи (44 %);
• знизила витрати на зберігання та друк документів (37 %);
• покращила відстежуваність документів (36 %);
• забезпечила безпеку матеріалів (36 %).

Впровадження EDMS дозволило автоматизувати більшу частину рутинних процесів компаній та збільшити загальну продуктивність співробітників. До того ж міграція на хмарні технології покращила доступність документації для всіх працівників та її захист від пошкодження, крадіжки чи втрати.

Які тенденції очікують індустрію EDMS в найближчі роки? Огляд трендів та прогнозів експертів

У найближчому майбутньому ми побачимо тотальну міграцію на електронні системи обліку, діловодства та роботи з персоналом, адже технічних та технологічних засобів для цього достатньо. То ж доволі скоро ми оцінимо перспективи розвитку EDMS, а зараз сфокусуємось на трендах 2023–2025 років, які й призведуть до модернізації індустрії. До речі, деякі з них вже реалізовані в Schrift.

1. Автоматизація процесів

Глобальна автоматизація процесів дозволяє мінімізувати ризики, виключити помилки при обробці інформації тощо. Тренд на впровадження фреймворків для автоматичної обробки операцій вже набрав обертів на світовому ринку технологій. Лише в ніші BPA (Business Process Automation) очікується зростання загальної вартості сегмента до $19.6 млрд у 2026-му. Це вплине на алгоритми обробки документів, їх верифікації та організації, підвищивши цим продуктивність робітників.

В Schrift, наприклад, реалізована функція автоматичного підпису, з розсилкою готового документа заздалегідь доданим адресатам (як співробітникам, так і партнерам тощо).

2. Розвиток хмарних середовищ

Якщо вірити прогнозам Gartner, то вже в кінці 2023-го індустрія хмарних послуг досягне вартості в майже $600 млрд. З їх допомогою більшість компаній відмовляться від покупки та обслуговування серверного чи локального обладнання, перемістивши всі дані в хмару. Очікується, що у 2025-му загальний обсяг інформації в хмарних сховищах перевищить 200 зетабайтів. І частина цих даних припаде саме на корпоративну документацію.

В системі Schrift увесь функціонал доступний користувачам системи віддалено. Тобто працювати з корпоративними даними можна як з офісу, так і з домашнього комп’ютера.

3. Децентралізація та її важливість для EDMS

Технологія Web 3.0 вже зарекомендувала себе як надійного помічника у сфері кібернетичної безпеки. Загальна вартість ринку Web 3.0 до 2028-го досягне позначки в $23.3 млрд, а сфера впливу розшириться майже на всі види бізнесу та корпоративні системи компаній. Щодо ролі Web 3.0 в EDMS, то технологія забезпечує високий рівень захисту конфіденційної інформації, документів та критичних даних.

В Schrift реалізована багаторангова система доступу, за допомогою якої можливість редагування та підпису документів надається лише відповідальним особам. Це допомагає захистити конфіденційну інформацію від сторонніх користувачів, або партнерів, організацій, регуляторів тощо.

До того ж кожен документ періодично зберігається в автономних копіях, що дозволяє без проблем простежити історію редагування та змін, які вносили користувачі.

До речі, система відмінно працює навіть із зовнішніми підписантами. Для цього їм через посилання надається доступ до документа з обмеженням функціонала.

4. AI та ML

З релізом ChatGPT в індустрії AI відкрилось «друге дихання». Світ побачив прогрес у розвитку технології та кинувся масово інвестувати в неї. І хоч зараз штучний інтелект може виконувати лише обмежену кількість завдань, то в майбутньому список можливостей значно розшириться. Щодо ролі AI в EDMS, то технологія допоможе швидко знаходити документацію, пакетно вносити корективи в файли тощо. Загалом, слідкуємо за розвитком ринку та готуємось впроваджувати AI в корпоративні системи на всіх рівнях.

В системі Schrift реалізована технологія автоматизації процесів обробки документів, таких як автоматичний збір підписів, ідентифікація документів (система розпізнає тематику і призначення документа) та можливість виконувати пошук, враховуючи всі дані вмісту об’єкта.

Підсумуємо

Комплекси EDMS допомагають бізнесу автоматизувати операції з документацією, створювати організовані каталоги тощо. Загалом вони підвищують ефективність роботи як окремих співробітників, так і компанії в цілому. Тож якщо ви хочете покращити швидкість та результативність опрацювання інформації, то вам потрібна власна система EDMS.