Чітко організована командна робота – запорука успіху будь-якої компанії. Вона передбачає можливість вільно спілкуватися та легко обмінюватися файлами, що містять важливу робочу інформацію.

Часто налагодженню файлообміну не приділяють належної уваги. У кращому випадку документи розміщують на хостингах, які все ж не призначені для спільного використання файлів. Деякі організації практикують пересилання інформації по e-mail чи в месенджерах та стикаються з проблемою безпеки даних. Є й ті, хто дотепер надає перевагу паперовим носіям, а тому ризикує втратити важливі дані та зробити процес занадто довгим. Всі ці способи обміну файлами поєднує одне: через відсутність жодної структури складно знайти потрібний документ та визначити, хто і коли його відправив.

Ефективна організація файлообміну: чи дійсно без неї не обійтися?

Файлообмін – це надання файлів у спільний доступ іншим користувачам мережі. В ідеалі цей процес має бути організованим так, щоб дозволяти членам команди не лише обмінюватися даними, а й редагувати, переглядати, видаляти їх та надавати доступ до файлів окремим співробітникам. З розвитком сучасних технологій досягти такого результату цілком реально. Це допомагає компаніям отримати такі переваги:

• • Економія бюджету. Онлайн-розміщення файлів дозволяє скоротити витрати на локальний сервер, жорсткі диски та іншу інфраструктуру. До того ж спеціалізовані системи, як правило, мають гнучкі тарифні плани, тому знайти оптимальне рішення зможе будь-яка команда незалежно від її розміру та фінансових можливостей. Наприклад, Schrift дозволяє безкоштовно використовувати систему з практично повним набором функцій.

  • Покращення комунікацій. Обмін файлами в Інтернеті значно спрощує спільну роботу з ними. Передати інформацію можна миттєво, а спілкуванню не стане на заваді навіть значна відстань між колегами – працювати з файлами можна в режимі реального часу незалежно від вашого місцеперебування.

  • Підвищення рівня безпеки. З системою управління бізнесом із функцією файлообміну користувачі самі вирішують, кому надавати доступ до файлів. Це забезпечує високий рівень конфіденційності даних. Окрім цього, Schrift надає додаткові гарантії безпеки: система обладнана надійним антивірусним захистом, тому завантажити шкідливі файли у зловмисників не вийде.

  • Спрощення управління проектами. Простий доступ до інформації за кожним проєктом дозволяє менеджеру відстежувати прогрес команди та миттєво зв’язуватися з будь-яким співробітником. Це дозволяє дотримуватися дедлайнів та підвищувати якість роботи.

  • Безпроблемне проходження аудиту. Іноді під час перевірок справжньою проблемою стає надання аудиторам запитуваної інформації. Оскільки зі Schrift всі файли компанії чітко структуровані, користувачі можуть швидко отримати доступ до потрібних даних.

Прогресивна система документообігу дозволяє ефективно організувати файлообмін у компанії та упорядкувати роботу з документами. Розглянемо, як це реалізовано у цифровому рішенні Schrift.

Спільна робота з файлами: можливості Schrift, які виведуть ваш бізнес на новий рівень

Ми вже змогли переконатися, що багато способів обміну файлами є застарілими й не відповідають вимогам сучасних компаній. Використання ж новітніх технологій відкриває користувачам систем електронного документообігу широкий спектр можливостей:

1. Додавайте нові файли чи створюйте їх безпосередньо у системі.
   

2. Прив’язуйте до внутрішніх об’єктів системи файли, що вже були завантажені раніше, та додавайте нові.
   

3. Працюйте з файлами будь-якого формату. Це особливо актуально для компаній, які використовують великі мультимедійні файли (відео, 3D-графіка і т.д.) – передати їх альтернативними способами дуже складно. Наприклад, в електронній пошті встановлені обмеження на допустимий об’єм вкладень.
   

4. Групуйте документи в папки та відкривайте доступ до окремих файлів чи папок. Це допомагає систематизувати наявні документи та легко знайти потрібний.
   

5. Підписуйте файли, які є частиною документів. При цьому доступ до них автоматично надається тим співробітникам, у яких є доступ до документа.
   

6. Переглядайте файли в системі та виконуйте з ними ряд дій: 
   1. відкривайте доступ;
   2. змінюйте властивості;
   3. додавайте нові версії.

   Створені версії файлів набувають статусів “поточна”, “на розгляді” чи “відхилена”.
   
   

7. Завантажуйте файли по одному чи групою.
   

8. Видаляйте документи у два етапи: спочатку вони будуть переміщені до кошика, а через два тижні – видалені остаточно. Остання дія може бути виконана автоматично або вручну користувачем, якщо файл не захищений від видалення. 

Зручність, швидкість та безпека файлообміну – ось те, на що робить акцент команда Schrift у розробці свого програмного продукту. Система автоматизації документообігу дає змогу користувачам налагодити ефективну комунікацію та спільно працювати над робочими документами в режимі реального часу.