Використання систем електронного документообігу – одна з важливих умов успішної автоматизації сучасних бізнес-процесів. Це програми, які допомагають керувати потоком документації в компанії. За прогнозами, ринок управління корпоративним контентом найближчим часом буде щороку зростати на 9,8 %, аж поки не досягне розміру у 53,2 млрд доларів у 2030 році. Для порівняння, наразі його оцінюють у 21,5 млрд доларів.
Такі системи використовують організації незалежно від сфери діяльності, але все ж існують галузі, для яких впровадження СЕД критично важливе у боротьбі за клієнтів. Про них і піде мова у цьому матеріалі.
Медицина
Надання якісної допомоги – запорука того, що пацієнт повернеться до медичної установи. Це особливо актуально останнім часом, адже конкуренція на ринку медичних послуг постійно зростає. З’являються приватні клініки, багато лікарень впроваджує новітні технології на кшталт штучного інтелекту чи машинного навчання. Все це змушує лікувальні заклади постійно працювати над покращенням сервісу.
Задля цього все більше клінік робить вибір на користь цифрового керування документами, поступово відмовляючись від застарілих паперових носіїв інформації. За даними актуальних досліджень, ринок управління корпоративним контентом для галузі охорони здоров’я має стійку тенденцію до збільшення – у середньому на 14,7 % щороку.
СЕД у лікарнях дозволяють:
- Захистити конфіденційну інформацію. Дані пацієнтів, а саме їх історія хвороби, за жодних обставин не повинні бути розголошені третім особам. Сучасні цифрові системи допомагають зберегти лікарську таємницю та надати доступ до даних пацієнта лише медичному персоналу, у якого є для цього необхідність.
- Цифровізувати роботу з медичними картками. Заповнення інформації про пацієнта та її постійне оновлення вимагає багато часу та надзвичайної уважності медика. Сучасні електронні системи надають змогу сканувати записи, розподіляти документи за категоріями та управляти ними в єдиному цифровому просторі.
- Знизити кількість помилок. Медичний персонал щодня має справу з величезною кількістю документів: результатами аналізів та обстежень, листами призначень, внутрішніми стандартами та розпорядженнями. Використання СЕД дозволяє уникнути плутанини з документацією та мінімізувати кількість помилок через людський фактор.
- Попередити втрату даних. Збереження повної інформації про стан пацієнта допомагає призначити оптимальну схему лікування та покращити прогнози. Сучасні цифрові системи передбачають резервне копіювання даних та можливість їх відновлення в разі необхідності.
- Підвищити продуктивність. Аналітики підрахували, що автоматизація рутинної роботи дозволяє зберегти до 16,6 % робочого часу медика, а отже, зосередитися на першорядних задачах. Лікар має змогу в один клік отримати повну інформацію про пацієнта, прискорити заповнення документації та швидко отримати консультацію суміжних спеціалістів завдяки наданню їм доступу до даних в системі.
Всі вищенаведені можливості СЕД сприяють покращенню сервісу та збільшенню рівня задоволеності пацієнтів. Тож лікарням з автоматизованим документообігом простіше обійти конкурентів та максимально охопити ринок.
Фінанси
Щоб задовольняти потреби прогресивних, технічно обізнаних клієнтів, банкам та іншим фінансовим установам необхідно постійно вдосконалювати свої внутрішні процеси. Застосування СЕД – один з методів автоматизувати роботу фінтех компаній та зайняти провідну позицію на ринку. За статистикою, 53 % фінансових компаній вже використовують такі системи у своїй діяльності.
Автоматизовані системи документообігу в фінансових організаціях відкривають такі можливості:
- Проводити централізований зовнішній та внутрішній аудит. Подібні системи являють собою єдиний репозиторій, де зберігаються всі документи фінансової установи. Це дозволяє за необхідності самостійно перевіряти документацію та легко надавати дані під час зовнішніх аудитів.
- Підвищити якість обслуговування клієнтів. Сучасна система управління корпоративним контентом надає змогу спростити спілкування з клієнтами, де б вони не знаходилися: легко відправляти їм виписки за рахунками, квитанції та інші файли.
- Зробити процеси більш безпечними. СЕД дозволяють обмежувати доступ до певних файлів, передавати дані захищеними каналами та знизити ризик втрати чи несанкціонованого доступу до документів.
- Збільшити мобільність: віддалено керувати фінансовою установою, надавати актуальну інформацію клієнтам у будь-якій точці світу. Впровадження СЕД у ваші бізнес-процеси зробить компанію більш гнучкою і мобільною, що дуже цінують сучасні споживачі.
- Відповідати нормативним вимогам. Вимоги до діяльності фінансових установ змінюються дуже швидко. Банки не завжди встигають відстежувати ці зміни та впроваджувати їх у свої процеси, що може призвести до застосування штрафних санкцій до компанії. На допомогу приходять сучасні цифрові системи для керування документами. Вони оперативно збирають актуальну інформацію та дозволяють вчасно вносити зміни відповідно до чинних правил.
- Отримати фінансову вигоду. Перехід до електронного документообігу дозволяє економити час та гроші на друкуванні паперової документації. До того ж це прискорює виконання транзакцій завдяки швидкому доступу до реєстраційних документів, карток з підписами тощо.
Фінанси – це одна з галузей, яка потребує максимального рівня безпеки даних. Цифрові рішення для автоматизації документообігу можуть забезпечити її клієнтам і допомогти фінтех-компаніям залучити бажану аудиторію.
Логістика
Для покращення охоплення ринку логістичні компанії мають зосередитися на тому, щоб мінімізувати затримки в доставці та відвантаженні товару. Допомогти в цьому може перехід від складання та зберігання документації на папері до автоматизації цього процесу – впровадження СЕД. На думку аналітиків, світовий ринок автоматизації логістики, до якого належить і цифрове керування документами, у наступні п’ять років збільшиться вдвічі.
Таке програмне забезпечення дозволяє:
- Створити централізовану систему управління накладними, коносаментами, інвойсами, сертифікатами та іншими документами, що стосуються перевезення вантажів.
- Відстежувати замовлення та надавати підтримку на всіх етапах доставки.
- Керувати внутрішньою документацією компанії: у відділі кадрів, бухгалтерії, службі клієнтської підтримки.
- Знизити вірогідність помилок. Автоматизація документообігу дозволяє зменшити вплив людського фактора на організацію логістичних процесів.
Для залучення цільової аудиторії логістичні компанії мають досягти високої точності своїх бізнес-процесів. Саме на це спрямоване впровадження СЕД в організаціях, що займаються вантажними перевезеннями.
Постійне зростання вимог клієнтів до постачальників медичних, фінансових та логістичних послуг не дозволяє їм стояти на місці. Перехід до цифрового документообігу – саме те, з чого варто почати свій шлях до цифровізації бізнесу. СЕД Shrift – відмінний приклад того, як в одній системі реалізовані всі критично важливі для згаданих галузей функції. Її впровадження наочно демонструє, що використання новітніх технологій та автоматизація діяльності дозволяє підвищити рівень обслуговування споживачів та збільшити клієнтську базу.