Страшний сон кожного керівника — працівники не відповідають на повідомлення годинами, виконують роботу вдвічі довше й абияк, або взагалі забувають про задачі… Саме так багатьом уявляється віддалена співпраця. І даремно, бо існує достатньо інструментів для командної роботи, які дадуть змогу працювати так само ефективно, як в офісі. Ми зібрали кілька інструментів та порад, що допоможуть організувати продуктивну працю, навіть лежачи на дивані.

Віддалена робота — не виняток, а новий формат ведення бізнесу

Гнучка й віддалена робота команди — звичайна практика для сучасного бізнесу. Для багатьох міжнародних корпорацій, а віднедавна і для українських компаній, це навіть єдиний можливий формат роботи, адже працівники живуть і працюють в різних куточках світу. Третина працівників заявили, що вони, ймовірно, звільняться з роботи, якщо в компанії припиниться дистанційна робота.

Проте чимало керівників ще шукають ефективні інструменти для організації співпраці віддаленої команди, адже щодня стикаються з викликами:

• знижена мотивація працівників, які відчувають себе недостатньо залученими в загальні робочі процеси;
• непорозуміння й помилки через незручні канали комунікації між співробітниками;
• складність планування спільних заходів через відмінності в часових поясах;
• недостатньо добре організований робочий простір та процес виконання задач;
• потенційні ризики для безпеки даних.

Погляньмо, які лайфхаки та корисні інструменти може застосувати керівник, щоб організувати зручний, мотивуючий простір для спільної та індивідуальної роботи працівників.

Комунікація

Розвиток гарних робочих стосунків між керівником та співробітниками є ядром робочої мотивації. А це особливо важливо при віддаленій роботі, яку неможливо контролювати безпосередньо — лише шляхом взаємної довіри та відповідальності.

Віддалені співробітники не просто так пропускають особисті й групові зустрічі. Відсутність товариських відносин, які формуються завдяки спонтанному, відкритому спілкуванню, має таке ж значення, як робочі наради. А почуття гумору, навичка активного слухання, щирість та уважність є такими ж важливими, як і технічні компетенція, аналітичне мислення та досвід управління. 

Тож завдання керівника — створити зручний простір для комунікації команди. Погляньмо, які інструменти

Корисні інструменти

Шрифт

Шрифт — це система електронного документообігу, що має додатковий функціонал, зокрема для комунікації та спільної віддаленої роботи команди. Особливість системи — окремі тематичні чати, в яких зручно обговорювати певні задачі, події, документи, і не втрачати важливі деталі в загальному потоці повідомлень.

Листування можна фільтрувати за контактами, тегами, датами та видом об’єкта, щодо якого велася переписка.

Зручно, що система має мобільний застосунок — працівник лишається на звʼязку і має доступ до листування, навіть якщо ненадовго відлучився з робочого місця.

Важливо. На відміну від звичайних месенджерів, спілкування щодо робочих завдань залишається в межах надійної, захищеної та безпечної системи, а документи й дані, якими обмінюються співробітники в процесі комунікації, не потраплять до рук недобросовісних осіб.

Крім цього, ви можете спілкуватися в окремому чаті – з різними колегами або зовнішніми контактами. У спільному чаті ви можете відправити повідомлення одному або кільком учасникам, а не всій групі. І ви завжди знаєте, хто може бачити ваші повідомлення.

Zoom

Цей інструмент, всім відомий з часів коронавірусних карантинів, не потребує представлення. Він і досі широко використовується для нарад та зустрічей, оскільки має переваги:

• можливість організувати конференцію на 100+ учасників
• спікер може показати власний екран з презентацією чи інтерфейсом;
• є можливість записати зустріч, щоб поділитися з відсутніми;
• інтегрується з календарями та планувальниками;
• можна планувати зустрічі завчасно — потрібно лише згенерувати та поширити посилання;
• є можливість замінити фон, що особливо зручно при роботі з дому. ????

Google Meet

Google Meet це ще один інструмент, що особливо зручний для планування і проведення регулярних відео конференцій, наприклад, щоденних ранкових нарад чи щомісячних зустрічей керівника з працівником. Зручно, що Google Meet автоматично додає заплановані зустрічі до Google Календаря.

Трапляється, не всі можуть брати участь у зустрічах або в когось відмовив домашній інтернет. У цьому разі можна увімкнути запис і викласти його на Google Drive. Щоб під час зустрічі не заважали сторонні шуми, можна зам’ютити всіх учасників, крім спікера. Також Google Meet дає змогу демонструвати екран комп’ютера.

Поради керівнику

1. Постійно плануйте з працівниками зустрічі сам на сам. Значну частину зустрічі приділіть тому, щоб розпитати про особисте життя, сім’ю, здоровʼя та позаробоче життя працівника.
2. Використовуйте всі можливі формати робочого спілкування — чати, телефонні розмови, відео зустрічі. Деякі питання не можливо погодити письмово — є ризик виникнення непорозумінь.
3. Заохочуйте співробітників спілкуватися не лише про роботу. Створіть окремий чат для жартів, новин, мемів та особистих фото, навіть онлайн ігор. Та обовʼязково беріть участь у неформальному спілкуванні.
4. Використовуйте всі можливості, щоб давати працівникам позитивний відгук і відзначати досягнення — як в особистому, так і в загальному форматі.
5. Краще спілкуватися забагато, ніж замало — постійний потік інформації приносить користь усім.

Графік роботи

Для керівників, які звикли бачити працівників за робочими столами зранку до вечора, організація віддаленої праці часто є особливо гострим питанням. Може здаватися, що підлеглі зловживають довірою, працюють замало, лінуються та ухиляються від задач.

Для багатьох стає справжнім відкриттям, що віддалена робота навпаки призводить до овертаймів. Робочий день, що не має звичних часових рамок, розтягується від самого ранку до пізнього вечора, перерви на відпочинок між «підходами» до роботи стають довшими, концентрація уваги знижується, а недопрацювання працівник намагається компенсувати роботою у вихідні дні. Все це, звісно, впливає і на результат, який керівник помилково сприймає за безвідповідальність.

Тож для багатьох команд вдалим рішенням може бути встановлення графіку роботи. Можливо, більш гнучкого, ніж звичайні «з 9 до 18» — виходячи з відмінностей часових поясів та індивідуальних особливостей. Або навіть скороченого — часто це позитивно впливає на зосередженість і кінцевий результат.

Гарним рішенням також можуть бути трекери робочого часу. Привчіть менеджерів заміряти час, що потрібен на виконання певного завдання, та відмічати це в окремому звіті. Запевніть підлеглих, що трекінг часу потрібен не для суворого контролю, а лише для адекватного планування завантаженості, щоб уникнути зайвої, надурочної роботи.

Корисні інструменти

Шрифт

Якщо ви користуєтеся системою Шрифт, вам не потрібен додатковий функціонал для відстежування робочого часу працівників. Ця опція «вбудована» в задачах. Щоразу під час роботи над задачею, працівник може відмітити час початку і завершення виконання роботи та коротко описати, над чим саме попрацював.

Toggle Track

Toggle Track — це зручний інструмент відстеження робочого часу команди. Дозволяє точно слідкувати, скільки часу витрачається на виконання певних завдань, що допомагає правильно розподіляти навантаження. Софт інтегрується з багатьма поширеними програмами, такими як Google календар та Notion.

Yaware

Yaware — український сервіс для контролю робочого часу. У ньому можна вести облік часу праці, нарад і перерв, оцінювати ефективність роботи команди. Yaware підходить для керівників, підлеглі яких працюють віддалено:

• можна отримати звіт про те, скільки часу менеджер провів продуктивно та непродуктивно;
• у разі потреби можна переглянути скріни монітора працівника, які програма робить раз на 10 хвилин.

Поради керівнику

Заохочуйте співробітників робити регулярні перерви під час роботи. Встановіть обмеження щоденного робочого часу — це допоможе запобігти стресу та потенційному вигоранню.

Пам’ятайте, що ефективні співробітники — не ті, що виконують роботу швидко, а ті, що вміють правильно планувати й розподіляти час. Адже поспіх — не ознака продуктивності. Важливо навчитися зберігати врівноваженість, концентрацію та уважність до деталей, щоб уникати помилок і створювати якісний результат.

Планування задач і продуктивність

Ви ж не вважаєте, що кожен працівник за замовчуванням знає власні обовʼязки, може розподіляти пріоритети, вміє планувати робочий час, не забуває про дедлайни? Десь в паралельному всесвіті тільки такі люди й працюють віддалено. Натомість керівники-земляни повинні організувати та контролювати продуктивну працю команди.

Добре, що для цього існують зручні інструменти — для планування, розподілу навантаження, нагадування, звітності тощо.

Корисні інструменти

Шрифт

Перевага Шрифт — поєднання роботи з документами та завданнями в одній системі. Адже чи можна собі уявити виконання задач без доступу до документів або іншої інформації, що лежить в основі цих задач?

Вам не потрібна інша додаткова програма, тут є все, щоб організувати продуктивну працю команди:

• ставте задачі різного типу та призначайте виконавців;
• відстежуйте прогрес виконання задач;
• працюйте з файлами різних форматів — від таблиць до архівів ;
• погоджуйте та підписуйте документи;
• встановлюйте нагадування, щоб не втрачати фокусу;
• визначайте дедлайни, якщо певна робота має чіткий строк виконання, або не встановлюйте термінів виконання, якщо робочий процес є безстроковим чи довготривалим.

Шрифт гарантує, що всі співробітники працюють в єдиній системі з власними задачами й жоден етап чи частина спільної справи не залишається поза увагою. Вся інформація, що стосується робочих завдань, зберігається в безпечному сховищі, а авторизовані співробітники мають доступ до всіх відповідних документів і робочих процесів у будь-який час з будь-якого місця.

Miro

Працюючи віддалено, не так і складно влаштовувати мозковий штурм, як може здатися. У цьому допоможе сервіс для складання mindmap — Miro. Особливість інструменту — візуалізація, що дає змогу наочно бачити процеси та послідовні елементи плану. Інструмент містить безліч готових безкоштовних шаблонів із приємним і різноманітним дизайном.

Notion

Notion — ще один універсальний інструмент, що містить декілька модулів:

• планування завдань;
• чеклісти;
• трекінг робочого часу;
• створення таблиць, звітів та баз даних;
• спільна робота над документами — без функції електронного підпису.

Поради керівнику

Не вважайте, що працівник за замовчуванням розуміє суть задачі та правильно планує її виконання. Частіше ставте запитання та уважно слухайте відповіді.

Ставте задачі якомога чіткіше — від цього залежить якість виконання. Кожна задача повинна містити:

• опис;
• очікуваний результат;
• пріорітет;
• строк виконання — якщо він передбачений;
• посилання на документи, чати, матеріали, які можуть знадобитися в процесі роботи.

Висновок

Лідерство на відстані не вимагає від керівника принципово нового набору можливостей. Постійний контакт, спілкування та взаємопідтримка, гнучке планування робочого часу, чітка постановка і контроль виконання задач — основа управління кожним проєктом. Тому системи, які забезпечують весь цей функціонал і можливість співпраці команди є надзвичайно важливими в сучасних умовах.