Чимало організацій поступово відмовляються від паперових документів в громіздких папках і картотеках. Проте, якщо навіть цифрові документи залишатимуться невпорядкованими, зберігатимуться на різних компʼютерах чи дисках, це не принесе жодних переваг. Користування такою «системою» буде не лише незручним, а й небезпечним. Тож поговоримо про те, як правильно вибрати надійну і сучасну СЕД, щоб цифровізація принесла якнайбільше переваг.

Вимоги до системи електронного документообігу 

№1. Безпека

Якщо ви всерйоз задумались про вибір та впровадження СЕД, ви прекрасно розумієте всі ризики роботи з документами без електронної системи. Ваші дані лишаються беззахисними перед шахраями й хакерами, органами контролю, недобросовісними чи просто безвідповідальним працівниками, стихійними лихами та війною. Натомість надійна система здатна справді захистити ваші документи, контакти, процеси, комунікації.

Які ознаки безпечної СЕД?

1. Сервери. Обирайте систему, яка знаходиться на надійних закордонних серверах з безперервним резервним копіюванням даних на декілька фізично розподілених серверів. 
2. Наскрізне шифрування забезпечує вашу інформацію — навіть провайдери СЕД не зможуть отримати доступ до зашифрованих даних. Наприклад, система Schrift використовує власне end-to-end шифрування.
3. Двофакторна автентифікація для захисту облікових записів від стороннього доступу.
4. Управління доступами для різних співробітників. Наприклад, в Schrift доступні базовий, конфіденційний та секретний доступи.

Електронна система може зберегти ваші документи від пожеж та крадіжок. Але вона також повинна бути здатна захистити ваші дані від злому, фішингових та DDoS атак, вірусів, спаму. Обирайте систему, що має високий рівень безпеки та пропонує розширений функціонал для цілісності й конфіденційність ваших даних.

№2. Вартість

Саме лише впровадження СЕД допомагає заощадити до 30% витрат на документообіг. Врешті ви перестаєте витрачати десятки тисяч гривень на папір, пошту, оргтехніку. Обираючи хмарний сервіс, ви також позбавлені витрат на покупку та обслуговування власних серверів. 

Хоча користування електронною системою документообігу також вимагає певних інвестицій, вони швидко окупаються. Адже ви отримуєте не лише зручне і безпечне сховище, а й додатковий інструментарій для продуктивної праці. Наприклад, система Schrift має кваліфікований електронний підпис документів, дозволяє побудувати роботу команди над задачами, дає змогу співпрацювати з контрагентами, які навіть не користуються системою.

Тож оцінюйте вартість сервісу у співвідношенні до можливостей, які вона вам надасть.

Тим паче деякі системи надають безоплатний доступ до системи: на обмежений час або навіть безстроково. Наприклад, Schrift це безкоштовна система електронного документообігу для компаній до 5 користувачів, до того ж майже весь функціонал доступний безоплатно.

№3. Гнучкість та масштабованість

Жодна організація чи підприємство не залишаються незмінними протягом років. Бізнес розвивається, змінюється структура компанії, зростає штат працівників, модернізуються процеси. Шукайте систему, яку можна легко адаптувати до нових вимог.

№4. Функціональність

Система електронного документообігу — це не просто сховище цифрових файлів. Це продуманий до деталей, багатофункціональний інструмент. Перш за все, звісно, для управління документами протягом всього життєвого циклу: 

• створення;
• зміни;
• погодження та підписання факсимільним або кваліфікованим підписом;
• розсилки та виконання.

Добре також, якщо окрім власне управління документами, система надає додаткові можливості, як-от:

• командна та персональна робота над документами й задачами;
• комунікація — внутрішня та зовнішня;
• формування бази знань компанії;
• відстеження ефективності працівників.

Важливо, щоб постачальник постійно оновлював та вдосконалював функції системи електронного документообігу, зокрема, на побажання своїх користувачів. Наприклад, Schrift недавно випустив мобільний застосунок, який дає змогу користуватися системою поза робочим столом.

№5. Зручність використання

Документообіг — це не лише для юриста, діловода та бухгалтера. Це інструмент для командної роботи всіх без винятку співробітників «з комп’ютером». З системою, яку ви оберете, буде працювати багато ваших працівників, і навіть зовнішні користувачі, наприклад, підрядники та контрагенти. Тому переконайтеся, що СЕД інтуїтивно зрозуміла та проста у використанні. Це може прозвучати як цілком другорядна вимога, але насправді зручність важливіше, ніж здається.

Ось приклади можливостей, які зроблять користування системою зручним та продуктивним:

• доступність для віддалених працівників;
• наявність мобільного застосунку системи для колег, що часто працюють поза офісом;
• зручність пошуку документів за різними фільтрами й повнотекстовим пошуком;
• робота з файлами різного формату;
• тегування: задач, документів, чатів, папок;
• планування і нагадування;
• розподіл доступів для працівників різних посад, а також можливість спільного доступу і роботи з документами;
• інструментарій для командної роботи, наприклад, чати для комунікації та постановка задач.

№6 Хмара чи власний сервер?

Кава чи чай, коти чи собаки, айфон чи андроїд? Хмара чи власний сервер — одне з таких питань, що викликає жваві дискусії. Вам доведеться шукати відповідь на нього самостійно, зваживши всі «за» і «проти» обох рішень.

1. Вартість. Придбання обладнання для власних серверів вимагає значних інвестицій. Плата за користування хмарним сервісом враховується в ціну продукту, який ви купуєте за підпискою. 
2. Обслуговування. Власні сервери передбачають обслуговування та оновлення, для чого доводиться наймати фахівців. Користування хмарними рішеннями цього не вимагає.
3. Швидкість. Хмарне рішення можна впровадити мало не за один робочий день. Розгортання власних серверів вимагатиме часу на впровадження і налаштування.
4. Гнучкість. Власні сервери можуть бути менш гнучкими, якщо доведеться вносити зміни до ваших процесів, збільшити або зменшити кількість користувачів тощо.
5. Безпека. І найважливіше — безпека. Існує думка, що розміщення оцифрованих документів на власних серверах — це надійніше та безпечніше. Проте це не так:
   
   

№7. Технічна підтримка

Ймовірно на етапі впровадження вам може бути потрібна допомога із налаштуванням системи. Але й після початку користування системою і керівник, і підлеглі повинні мати змогу звернутися до технічної підтримки та отримати швидку відповідь, допомогу, консультацію. А за потреби внести зміни у попередні налаштування.

Проблема в тому, що оцінити техпідтримку до покупки системи — складно. Але загальне враження про рівень обслуговування скласти можна навіть по тому, як менеджери відповідають на ваші перші звернення, наскільки пунктуальні та компетентні, як швидко опрацьовують ваші запити. Тож звертайте увагу і на це.

Як обрати систему документообігу: поради керівнику

1. Прийміть рішення про цифровізацію

Успіх впровадження СЕД на 90% залежить від зацікавленості керівника:  готовності зламати застарілі методи роботи, мотивувати співробітників, тестувати різні рішення, налаштовувати ефективні процеси. Проте всі зусилля окупаються — електронний документообіг приносить безліч переваг. Перш за все, можливість управління бізнесом дистанційно і 24/7. А також заощадження коштів, безпека, ручна взаємодія з партнерами та багато іншого.

2. Визначте потреби свого бізнесу

Функції систем електронного документообігу схожі. Більшість зберігають документи в електронному вигляді, а також дають змогу виконувати з ними певні дії. Проте СЕД мають відмінності, що можуть бути ключовими в контексті безпеки, вартості, зручності та, звісно, відповідності саме вашим потребам. Варто поміркувати, які ж ваші потреби може закрити система електронного документообігу. Наприклад, контроль руху і збереження цінних документів, оригінали яких повинні зберігатися на папері і які неприпустимо втратити (ліцензій, статутів, сертифікатів, деяких договорів, печаток тощо). Чи створення єдиної бази знань організації, яка не буде втрачена після звільнення ключових співробітників. Візьміть також до уваги число працівників, які працюватимуть з системою. І так далі.

3. Створіть список власних вимог до системи електронного документообігу 

На основі ваших основних потреб, складіть список важливих вимог в порядку пріоритетності. Наприклад, повинна мати мобільну версію, оскільки колеги часто працюють поза офісом. Чи функціонал для роботи із задачами тощо. Складіть також список СЕД, які ви розглядаєте, та відмічайте ✓ або ✕ навпроти кожної функції, що вам потрібна. Це допоможе наочно оцінити переваги та недоліки кожної системи, та обрати найбільш відповідну.

Порада: якщо ви маєте особливі вимоги, не шукайте в описах продуктів на сайтах постачальників точну відповідність вашим очікуванням. Можливості сучасних систем документообігу настільки широкі, що докладно описати все на сторінках сайтів неможливо. Краще запитайте консультанта, чи можна за допомогою функціоналу системи розвʼязати вашу конкретну проблему. Деякі розробники можуть застосувати кастомне допрацювання на ваш запит. 

4. Попросіть про презентацію продукту

Більшість постачальників залюбки проведе для вас екскурсію системою. Ви зможете роздивитися, як влаштована система зсередини, поставити запитання, переконатися, що програмне забезпечення, яке ви збираєтеся придбати, може масштабуватися відповідно до вашої структури організації та відповідає вашим конкретним вимогам.

В Schrift також доступний інтерактивний гід системою. Просто зареєструйтеся, щоб опинитися «за кулісами» і самостійно роздивитися всі розділи й закладки. Також ви можете в один клік створити тестову компанію (демо-версію системи), щоб подивитися, як виглядають дані, коли в компанії їх уже досить багато.

5. Скористайтеся випробувальним періодом

Чи купили б ви автомобіль без тест-драйву? Звісно, ні. Це справедливо і щодо програмного забезпечення для керування документами. Запитайте у постачальника, чи надає він безкоштовний тестовий період або демонстраційний продукт, щоб ви з командою могли випробувати функціонал, оцінити зручність, переконатися в перевагах, перш ніж розпочинати постійне користування новим софтом. Наприклад, Schrift надає необмежений безкоштовний доступ до майже повного функціонала системи.

6. Проведіть навчання команди

Багато організацій припускаються помилки: впроваджують нову систему, не проконсультувавшись з командою, не провівши навчання колег. Це часто призводить до прихованого саботажу і низької мотивації до роботи. Хоча такі сервіси, навпаки, створені для того, щоб полегшити співпрацю, збільшити продуктивність роботи. Тому дуже важливо навчати користувачів перед запровадженням програми — це дасть змогу отримати максимальну користь. 

Запитайте постачальника, чи допомагає він з навчанням персоналу та техпідтримкою на етапі впровадження системи електронного документообігу.

Якщо ж опір з боку команди все ж виникне попри навчання і поступове впровадження — не варто зупинятися. Зазвичай це неминучий процес, адже працівникам доводиться вчитися новому, докладати зусиль та змінювати власні звички. Проте мине кілька місяців — і усі звикнуть, а за рік вже ніхто і не пригадає, як це було — працювати без СЕД.