Підписання документів – одне з тих робочих завдань, яке займає багато часу при ручному виконанні та вимагає максимальної точності. А значить – цей процес, як і обмін даними та ведення комунікацій, принципово важливо цифровізувати. Досягти мети можна завдяки впровадженню в бізнес сучасної системи автоматизації документообігу, такої як Schrift. Це допоможе налагодити взаємодії не тільки в компанії, а й поза її межами. В чому ж ключові особливості цієї функції на обох рівнях? 

СЕД – зручний та безпечний простір для підписання документів 

• В компанії

Перше, що приходить на думку при згадці електронного документообігу, – внутрішньокорпоративний обмін даними, тобто між співробітниками та керівниками відділів та підрозділів. Це дійсно критично важливо, адже від швидкості отримання інформації залежить точність прийняття рішень. Підписання документів є одним з основних етапів цього бізнес-процесу. 

Для забезпечення таких внутрішніх потреб й призначена електронна система документообігу. Далі розглянемо, як саме це працює на рівні окремої компанії. 

Припустимо, член команди/керівник створює документ по шаблону, а далі:

1. Планує маршрут погодження та підписання в залежності від цілей.
2. Збирає погодження та підписи одним зі способів:

• вручну надсилає на підписи (в т.ч. додаткові) певним особам;
• автоматично за паралельно-послідовним маршрутом.

1. Отримує документ з підписом Schrift або КЕП.
2. Реєструє автоматично, відповідальною особою або іншою посадою. 
3. Розсилає всередині компанії (публічно, приватно) або зовнішнім контрагентам – до відома, до розгляду або до виконання.

Таким чином, ЕДО займає лічені хвилини завдяки інструментам автоматизації бізнес-процесів. Не потрібно з нуля створювати документи – достатньо обрати бажаний шаблон. Автоматичний режим реєстрації, надсилання на підпис та подальшої розсилки значно підвищує продуктивність всієї команди. 

Більш того – оптимізувати процеси можна й на рівні взаємодії з іншими компаніями.

• З контрагентами

Система документообігу також корисна для налагодження взаємовідносин з іншими юридичними особами, наприклад, постачальниками або підрядниками вашої компанії. Унікальна особливість у тому, що контрагентам зовсім не обов’язково проходити реєстрацію в СЕД, щоб укладати та підписувати документи. В чому ж секрет?

Schrift має спеціальний режим, розроблений саме для незареєстрованих клієнтів. Контактна особа контрагента отримує ваш лист-сповіщення на email та, перейшовши за посиланням, потрапляє в гостьовий простір. Звідси можна завантажити документ на пристрій, а значить – оригінал будуть мати обидві сторони.

Щоб отримати доступ до звичайного інтерфейсу та розширити можливості співпраці, користувач повинен створити акаунт для своєї компанії. Однак і в цьому випадку він може обирати режим гостьової комунікації з вами – все залежить від індивідуальних цілей.

Так, незалежно від того, чи є ваш контрагент повноцінним користувачем системи електронного документообігу, ви зможете:

1. Обмінюватися інформацією з контактною особою та фіксувати домовленості. 
2. Відкривати доступ тільки до тих даних, які мають відношення до цієї компанії.
3. Вказувати контактну особу на підпис під час створення документа або роботи над ним.
4. Обирати спосіб підпису: встановлений системою Schrift або тільки кваліфікований (КЕП). 
5. Спільно працювати в документі, наприклад, узгоджувати умови договору.
6. Як результат – отримувати документ із запланованим підписом за мінімально можливий час.

А ще – ви бачите, на якому етапі життєвого циклу знаходиться документ (на підписанні, зареєстрований тощо) з обох сторін. Це дозволяє контролювати процес й своєчасно приймати відповідні бізнес-рішення. 

Погодьтеся, такий підхід робить ділові комунікації простішими й прозорішими. Все відбувається на 100% віддалено, а значить – немає необхідності проводити бізнес-зустрічі кожного разу, коли виникає потреба в узгодженні та підписанні чергових документів. 

Зверніть увагу: дійсність отриманого підпису можна перевірити в будь-який момент. Для цього підходять як вбудовані засоби системи, так і  сторонні сервіси. 

Які ще можливості СЕД корисні для роботи з документами?

Система має широкий функціонал, який дозволяє вести нативний документообіг. Це означає, що можна не тільки виконувати обмін та підписання, а ще й:

• готувати проєкти документів й створювати відповідні файли;
• переглядати дані, не завантажуючи файли, та вести історію версій;
• шукати інформацію в системі, в тому числі за допомогою фільтрів;
• систематизувати дані й зберігати їх в надійно захищеній базі;
• передавати інструменти та доступи до даних іншим співробітникам.

Всі дії, що стосуються роботи з документами й даними, фіксуються в системі. Це дозволяє відстежувати активність співробітників та сторонніх користувачів, а також контролювати коректність та своєчасність виконання процесів: заповнення, коригування, підписання тощо.

Без електронної системи документообігу не обійтися, якщо ви прагнете   оптимізувати повсякденні бізнес-процеси та налагодити зовнішні комунікації. Створіть ергономічний та безпечний простір для спільної роботи команди, керівників і контрагентів, навіть незареєстрованих.