Як система автоматизації документообігу дозволяє підвищити ефективність роботи у команді

Сучасний бізнес має безліч можливостей для максимізації продуктивності команди. І все це – завдяки впровадженню цифрових технологій, зокрема системи електронного документообігу. Вона дозволяє створити зручний робочий простір та адаптувати його під індивідуальні потреби та вимоги. Одна з цінних функцій СЕД, яка позитивно впливає на продуктивність, – гнучке управління проєктами та завданнями. У Schrift це реалізовано на базі відомого підходу GTD. У чому особливість методу та які ще функції можуть знадобитись – розповідаємо в статті.

Getting Things Done: впевнене досягнення цілей 

В ідеалі кожен учасник команди повинен мати не тільки змогу виконувати поставленні завдання, але й мотивацію до цього. GTD направлений на те, щоб виконавці звільнили себе від дискомфорту, який виникає в умовах багатозадачності, стислих термінів та підвищеної відповідальності за результат.

 

Це простий, але дійсно ефективний підхід для автоматизації бізнес-процесів. Завдання має такі обов’язкові елементи: тема (описує суть), відповідальний (виконує роботу) та постановник (приймає результат). Інші атрибути – опис, термін, пріоритет, нагадування – встановлюються за бажанням.

 

Кожне завдання – це окремий об’єкт системи документообігу, а значить, воно може мати свої атрибути, зокрема:

  • Вид: виконання, підписання, реєстрація або цінності. Розбиття за видами значно спрощує пошук та фільтрацію даних в системі, а також робить інтерфейс зрозумілішим. 
  • Статус: в роботі, чернетка, готове для розгляду, перенесення терміну виконання, виконано/скасовано, на підтвердженні. Статус змінюється впродовж роботи із завданням.
  • Тип: самостійні, дочірні. Перші створюються незалежно від інших об’єктів, а другі – в рамках певних процесів ЕДО, наприклад, направлення документа на підпис. 

 

В електронній системі документообігу цей підхід реалізовано в інтуїтивно зрозумілому форматі. Один користувач може в декілька кліків створити завдання, призначити виконавця й встановити нагадування, а інший – переглянути деталі, взяти в роботу та здати у визначений час. 

 

Тільки уявіть, наскільки швидше відбувається процес генерації ідей та їхньої реалізації. Додайте сюди функції, які оптимізують роботу з документами та ділові комунікації – і ви отримаєте потужний інструмент для максимізації продуктивності.

Все, що потрібно для продуктивної роботи

Система документообігу є комплексним бізнес-інструментом для організації ефективної роботи як команди, так і окремого співробітника. Не дивно, адже вона включає цілий набір корисних функцій. 

 

Це означає, що перед вами відкривається ще більше можливостей для вдосконалення повсякденних процесів:

  • швидке створення завдань із встановленням пріоритету, терміну виконання та інших атрибутів;
  • зв’язування завдання між собою або з іншими об’єктами та накопичення важливої інформації (файлів, подій);
  • обговорення деталей завдань та проєктів зі співробітниками та керівниками у внутрішніх чатах;
  • повністю електронний документообіг: від створення документів на базі шаблонів до автоматичної реєстрації й розсилки;
  • просте й безпроблемне ведення комунікацій з контрагентами, навіть з незареєстрованими, для узгодження та підписання документів;
  • керування доступом для безпечнішої й зручнішої спільної роботи в команді та зі сторонніми користувачами.

 

Гнучкий підхід до управління проєктами та завданнями, нативний цифровий документообіг, окремий простір для зовнішніх та внутрішніх комунікацій… Все це допомагає досягти нового рівня продуктивності – як особистої, так і командної. Більше ніякої рутини та довгого очікування чергового завдання або документа – робочий процес простий, прозорий та зрозумілий для кожного!

Повернутися на головну

Блог

  • Електронний VS “живий” підпис. Яким варто користуватися?

  • 10 ознак, що вашому бізнесу потрібна система документообігу

  • Як обрати систему документообігу? 7 важливих критеріїв

  • Надійність хмарних рішень у СЕД

  • Цифровізація документообігу знижує ризик відтоку клієнтів в 10 разів, а перспективу втрати прибутку — вдвоє

  • Червневий реліз від СЕД «SCHRIFT». Більше зручності для нових користувачів

  • Бізнес-задачі. Погляд з висоти пташиного польоту

  • Рішення з безпеки даних

  • Медицина, фінанси, логістика: чому для цих галузей впровадження СЕД критично важливе